Che cosa è errato con un disordinato desk?

Ogni giorno vengono gettate sempre più informazioni. Nuovi messaggi di posta elettronica, rapporti provenienti da vari comitati, fatture, proposte e altro ancora hanno colpito la tua scrivania diverse volte al giorno. Sei troppo occupato per affrontarla subito, in modo da cominciare a crescere. Il tuo desktop inizia a sembrare una zona di guerra.

Il problema qui non è che la tua scrivania è disordinata. Il problema è che la roba importante si perde. Viene seppellito da nuovi materiali che vengono, o è nel nuovo materiale, ma non viene notato.

Di conseguenza, trascorri troppo tempo su cose semplicemente urgenti piuttosto che quelle importanti.

Quando il tuo capo vuole sapere quanto presto potrà avere quel rapporto per il Vice Presidente, non vuoi dirle che non hai notato il promemoria che lei ha inviato a richiedere la relazione. Né il tuo capo sarà entusiasta di sentire che il layout per la nuova linea di prodotti è in ritardo, perché ti sei messo da parte e si è coperto e ti sei dimenticato.

Alcune persone ti diranno che il modo migliore per risolvere questo problema è una scrivania pulita. Altri dicono che un pasticcio va bene. Chi ha ragione? Nessuno dei due. E entrambi.

Scrivere la scrivania, la mente cluttered

Non molto tempo fa, c'era un'espressione popolare: "una scrivania ingombrante è un segno di una mente ingombrante. "Quella espressione ha dato origine ad un intero settore destinato ad aiutare i dirigenti aziendali a pulire i loro desktop come segno della loro acuità mentale.

Senza dubbio hai visto film in cui il capo siede nel suo ufficio in cima a un grattacielo del centro.

Si siede dietro una scrivania in vetro senza cassetti. Gli unici abbellimenti sono l'imponente penna impostata per la firma di documenti importanti e un telefono o un citofono in modo da poter dare ordini.

Dall'altro lato …

Molte persone non vedono nulla di sbagliato con pile di carta che coprono il desktop, persino spartire sui sedili della sedia e sul pavimento dell'ufficio.

Citando adesioni come "una scrivania ingombrante è un segno di genio" e "una scrivania disordinata è solo un segno di una scrivania sconvolta. '

Conosciamo tutti qualcuno la cui scrivania è così. Non vedi come possono anche dire se il desktop è in metallo o in legno. Tuttavia, quando li chiedi qualcosa, vanno a destra in un mucchio, fogli attraverso 2 o 3 fogli e tirare fuori quello che hai chiesto.

Che cosa funziona per te

Entrambe le parti sono corrette. Il problema non è ciò che è corretto. Il problema è che ti renderà più efficace. Ci sono alcune linee guida fondamentali che si applicano a entrambi gli approcci, ma la chiave è lavorare in un modo che ti permette di essere più efficaci. Quasi tutti hanno bisogno di sbarazzarsi di uno dei disordini in cima alla loro scrivania, ma non avendo più di un singolo elemento sulla tua scrivania in una sola volta non funzionerà per molti di noi.

Molte persone stanno lavorando su più progetti allo stesso tempo (o quasi allo stesso tempo).I tipi creativi sentono la necessità di avere ispirazione che li circonda. Gli individui orientati ai dettagli hanno bisogno di volumi di materiale di riferimento a portata di mano. Alcune persone sentono le pile di lavoro che li rendono occupati e, quindi, mantenerli più sicuri in tempi di licenziamento. Altri sentono una scrivania pulita dimostra quanto siano efficienti a ottenere il lavoro svolto.

Quello che è importante è fare ciò che funziona per te.

Come attirare il mostro

Se state andando per il tavolo di vetro sterile o semplicemente vuoi portare un po 'di più al caos del tuo desktop, ci sono alcune linee guida fondamentali:

• Vuoi veramente Migliorare.
  Non consiglio l'approccio veramente severo che alcuni lo fanno. Purtroppo, ciò lascia scuse per essere troppo facile su di te. Questo tentativo di rendere la tua scrivania meno ingombrante e più efficiente dipende da voi che compiono uno sforzo serio.
• Tenere, lanciare o spostare.
  Trova tre contenitori. Etichetta il più piccolo "keep". Etichetta il più grande "lancio". Hai un altro contenitore denominato "sposta". La roba veramente importante entrerà nel tuo contenitore per essere ordinata in un secondo momento. Tutto quello che vuoi portare a casa o dare via va nel contenitore "sposta". Tutto il resto entra nel contenitore di lancio. (Idealmente, il tuo contenitore di lancio sarà due parti, una parte sarà sprecato per essere smaltita, l'altra sarà prodotti di carta, che possono essere riciclati.)
• Inizia con il più vecchio.
  Potete dire guardando loro quale pila è il più antico. Di solito, è più lontano dalla tua sedia. Sarà il modo più semplice per buttare via gli oggetti da questa pila.
• Valuta ogni pezzo solo una volta
  Guarda ogni elemento nel mazzo. Decidere quale contenitore entrerà. Non puoi rimetterlo sul tuo scrittorio per più tardi, devi decidere adesso. Metti tutto in uno dei tre contenitori. Non c'è altra opzione.
• Chiedete questo …
  La prima domanda è "posso farlo da qualche altra parte, oppure posso farlo da qualcuno?" Se si dispone di una copia nella tua email, in un report o sul banco della persona che ha preparato l'analisi di mercato, ecc., Non è necessario mantenere un'altra copia. Lancialo. Allora chiedi "perché ho bisogno di questo?" Se la risposta è a) agire su di essa, b) fare qualcosa con essa quando ottengo maggiori informazioni da qualcuno, o c) fare riferimento a come faccio altri lavori, inseriscila nel pile di conservazione. (Dopo aver eliminato il disordine, riorganizzerai il tuo pile di conservazione da queste tre categorie, quindi non devi separarle, risparmierebbe tempo più tardi.) Se la tua risposta fosse altro, butta quella voce.
• Essere spietati. Sii coraggioso.
  Mentre si progredisce attraverso ogni mucchio, avvicinandosi e vicino alle cose appena arrivate, essere spietate nelle tue decisioni. Non prendete prigionieri. Se davvero non ne hai bisogno, lanci. E essere coraggiosi. Non appendere a qualcosa solo perché qualcuno potrebbe chiederti qualcosa su di esso un giorno. Non costruire una fortezza di carta per proteggerti.

Gestisci il problema

Il tuo desktop non deve essere sterile e completamente privo di carta, anche se può essere utile.Il tuo obiettivo è organizzare il tuo desktop in modo da massimizzare la tua efficienza. Se questo significa un paio di pali sulla tua scrivania rispetto alla persona accanto, va bene - a condizione che tutto ciò che hai mantenuto aiuta a soddisfare il tuo obiettivo di una maggiore efficienza.