Pratiche di gestione delle riunioni aiutano a migliorare la produttività

Spendiamo molte delle nostre vite lavorative nelle riunioni. In molti casi, le pratiche di gestione delle riunioni scarse provocano un uso improduttivo del tempo dei partecipanti. In un post correlato, offro le linee guida per trasformare cinque scenari di riunione comuni in eventi produttivi. In questo post, offro le idee supplementari per sostenere il rafforzamento dell'utilità, della produttività e dell'impatto delle riunioni.

Key Management Manager - Stand PAT

Alcuni manager impiegano un approccio PAT

alle riunioni, che richiedono un

P urpose, un A genda e un T > imeframe. L'inserimento dei partecipanti con questi punti critici di contesto in vista della sessione assicura che le persone appaiano pronte a partecipare e sostengono l'intento generale della riunione. Un chiaro piano di P. A. T. contribuisce a garantire una sessione produttiva. "Questa riunione è quella di pianificare la nuova campagna di marketing" o "questa riunione è quella di rivedere la nuova politica della spedizione per ritorni di gestione ". Lo scopo è assicurare che tutti sappiano perché sono lì, cosa deve essere fatto e come guidare i progressi e guidare per una conclusione. Imposta un ordine del giorno. Elencare gli elementi che intendi esaminare / discutere / ispezionare. Mi piace assegnare un limite di tempo a ciascun punto dell'ordine del giorno (vedi sotto) e identificare la persona responsabile della moderazione della discussione. Imposta un periodo di tempo; almeno impostare un tempo di inizio e di fine.

Raccomando inoltre di impostare una durata per ogni argomento all'ordine del giorno. Questi dovrebbero essere totali per il tempo complessivo di riunione.

Avviare le riunioni in tempo

Se si lavora in una di quelle culture in cui le persone entrano in riunioni fino a cinque o dieci minuti dopo l'orario di partenza previsto, è tempo di avviare una nuova tendenza.

Una ditta incoraggia i suoi dirigenti a chiudere la porta all'ora di partenza programmata, e coloro che sono tardi non sono invitati a partecipare. Mentre questo può essere più draconico di quello che si desidera agire, non dovresti avere problemi a portare la riunione all'ordine, rivedendo lo scopo e confermando le aspettative e le tempistiche.

Non aspettate che gli stragglers si presentino. Quando qualcuno arriva tardi, non tornare indietro e rivedere ciò che è già stato coperto. Continuare con i tuoi argomenti di riunione. Ciò sarà imbarazzante per gli straggler e migliorare le probabilità di lui / lei arrivando in tempo alla prossima riunione.

Se l'organizzatore / sponsor riunione non viene visualizzato in tempo, considerare l'incontro annullato e tornare al lavoro. Un periodo di attesa da cinque a sette minuti è ragionevole. Le probabilità sono che l'organizzatore di incontri ha incontrato una difficoltà inaspettata e preferisce non perdere il tempo in attesa di lui / lei.

Tenere la riunione su argomento

Una buona pratica è assegnare a qualcuno il ruolo di tenere tutti in pista durante la riunione. Troppo spesso, le discussioni scivolano e poi si degradano a un turbinio di opinioni, idee, fatti e emozioni. Invece assegnare il ruolo e informare tutti i partecipanti che questo individuo interverrà se e quando la discussione scorra dall'agenda e da un punto specifico di discussione.

In alcune aziende, questo ruolo viene fatto riferimento come "Traffic Cope", in altri, "Tema custode". Indipendentemente dall'etichetta, il ruolo è estremamente utile per rafforzare l'efficacia e la produttività dei vostri incontri.

Se si verificano argomenti aggiuntivi che sono fuori programma, ma importanti per discutere, dovrebbero essere chiaramente acquisiti e posizionati nel "parcheggio" per una futura considerazione o una discussione o per una riunione discreta. Il proprietario dell'incontro si riserva il diritto di consentire una discussione divergente minore se supporta lo scopo generale della riunione.

Mantieni e distribuisci note di riunione / minuti

Qualcuno, tranne l'organizzatore di riunioni, deve tenere i minuti della riunione. Una buona registrazione dei verbali comprende:

Tempo di riunione, data, posizione

Descrizione dello scopo

Copia dell'agenda

• Elenco dei partecipanti e elenco di coloro che non hanno partecipato
• Una sintesi dettagliata delle conclusioni, degli argomenti d'azione, delle responsabilità e delle date di completamento. Molti notatori utilizzano l'agenda come una guida per elencare le conclusioni e le azioni.
• Riunione di follow-up programmata se veramente necessario.
• Idealmente, distribuire le note di riunione non appena possibile dopo la conclusione della riunione e assolutamente entro un giorno lavorativo. I verbali e le note rappresentano un importante promemoria per i partecipanti, nonché una fonte informativa per altre parti interessate o, per coloro che hanno perso la riunione. I minuti sono un grande strumento per sfruttare per ricordare alle persone e alle squadre delle loro azioni di follow-up commesse.
• La linea di fondo per adesso:
• È possibile che una riunione si tradurrà in un risultato positivo, contribuendo a spingere progetti e persone in avanti, semplicemente non contano su di esso. Una certa diligenza e un potenziamento deliberato delle tecniche di gestione delle riunioni miglioreranno le tue probabilità di guadagnare un ottimo risultato.

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Aggiornato da Art Petty