Imparare su piani accountable per il rimborso dei dipendenti < Imparare come piani responsabili per il rimborso dei dipendenti per spese aziendali

Un piano contabile è un regime di rimborso del dipendente o un metodo per il rimborso dei dipendenti per spese aziendali conformi alle normative IRS.

Se la tua azienda ha un piano responsabile, il rimborso di determinate spese aziendali non è imponibile al dipendente. Se il tuo piano di rimborso aziendale non è conforme ai requisiti IRS per un piano responsabile, questi rimborsi sono imponibili al dipendente e dovranno essere effettuati trattenute sulle imposte sul reddito federale e sulle imposte sui salari.

Inoltre, tu come datore di lavoro deve riportare questi pagamenti sul modulo W-2 del dipendente.

I piani accettabili possono includere il rimborso per una serie di spese diverse per i dipendenti, tra cui:

• Spese di viaggio dei dipendenti, compresi i pasti e l'intrattenimento,
• Acquisto di utensili e attrezzature e
• Spese per ufficio dipendenti.

Il piano responsabile deve includere anche una procedura che richiede ai dipendenti di restituire al datore di lavoro i rimborsi in eccesso (quelli superiori a quelli ammissibili). Se un datore di lavoro elabora e gestisce un piano responsabile, le spese di viaggio per i dipendenti non devono essere considerate redditi imponibili.

Requisiti pianificabili consentiti

Per essere considerato un "piano responsabile" dall'IRS, il tuo accordo deve includere TUTTO il seguente:

Le spese devono avere un collegamento

1. business ; cioè devono essere stati pagati o sostenuti durante l'esecuzione di servizi come dipendenti. Il dipendente deve
2. adeguatamente contare al datore di lavoro per queste spese entro un tempo ragionevole. È necessario richiedere ai dipendenti di fornire informazioni dettagliate su queste spese, comprese la data, l'ora, il luogo, l'importo e il fine commerciale per la spesa. Deve richiedere al dipendente di
3. restituire i rimborsi eccedenti entro un periodo ragionevole e specifico, a seconda delle circostanze Se non sono soddisfatti tutti e tre i requisiti, il piano è determinato dal IRS non essere responsabile e tutte le spese rimborsate al dipendente dalla tua attività sono imponibili al dipendente.

Rimborsi eccedenti

Il rimborso in eccesso è il rimborso superiore alle somme ammissibili. Se il dipendente non restituisce rimborsi eccessivi entro un periodo di tempo ragionevole, tali importi eccedenti sono imponibili al dipendente. La circostanza più comune sarebbe un caso in cui si consiglia un anticipo di un dipendente prima di partire per un viaggio e le sue spese durante il viaggio sono inferiori all'ammontare avanzato.

Un periodo di tempo ragionevole per un rimborso dei rimborsi in eccesso è determinato dall'IRS, ad esempio:

Un anticipo ricevuto entro 30 giorni dalla data di spesa

• Il dipendente fornisce un conto adeguato delle spese entro 60 giorni dopo essere stati pagati o sostenuti.
• Il dipendente restituisce il rimborso in eccesso entro 120 giorni dalla data di pagamento o sostenimento.
• Al dipendente viene rilasciata una dichiarazione (almeno trimestrale) che richiede la restituzione o la contabilità adeguata degli anticipi in essere e il dipendente rispetta entro 120 giorni dalla ricezione della dichiarazione.
• Invio di un piano accountable all'IRS

No, non c'è nessun obbligo di presentare un piano scritto all'IRS. Ma dovresti essere in grado di dimostrare di aver definito le tue esigenze per il rimborso dei dipendenti per le spese. Avrete bisogno di qualcosa per iscritto per mostrare all'IRS che lei capisce che cosa è un piano affidabile e che stai gestendo la tua attività ai requisiti.

Innanzitutto bisogna mettere questi requisiti per iscritto, come parte del manuale delle politiche e delle procedure dei dipendenti.

In secondo luogo, dovresti documentare tutte le transazioni con i dipendenti per il rimborso delle spese, tenendo registri per dimostrare che sono stati rispettati tutti i requisiti del piano accountable.

Impostazioni contabili e tasse sulle imprese

Se queste spese siano state effettuate in un piano accountable, non influisce direttamente sulla capacità di detrarre tali spese sul rendimento delle imposte aziendali. Ma è comunque necessario fornire una documentazione adeguata per dimostrare che queste spese sono legate alle imprese.

Per i rimborsi di viaggio, ad esempio, è possibile detrarre la spesa sulla riga appropriata sul rendimento delle tue dichiarazioni aziendali. Ad esempio, per i pasti e le spese di intrattenimento, utilizzare la linea 24b di Schedule C (per singoli proprietari o singoli membri LLC).