Come scegliere la tecnologia dell'informazione delle risorse umane

La tecnologia dell'informazione delle risorse umane (HRIS) è essenziale per le aziende gestire i loro piani di benefici e le loro informazioni sui dipendenti La tecnologia di gestione dei vantaggi non è più bello, ma una necessità di aiutare l'HR a gestire sia un mare delle informazioni e dei soldi spesi sui piani dei benefici, in quanto l'UR affronta risorse limitate e dati in continua evoluzione.

Ma come fa HR e altri dirigenti che sanno che stanno selezionando la migliore tecnologia informatica HR per gestire tutti i dettagli e che la soluzione selezionata sarà la prova del tempo?

Di seguito sono riportate le domande chiave per chiedere e rispondere nel processo di selezione della tecnologia delle risorse umane.

• Qual è il grado di flessibilità e scalabilità che il software informatico HR fornisce? I professionisti HR dovrebbero determinare se il software può importare dati da più fogli di calcolo di Excel, database e documenti cartacei e il livello con cui può interfacciarsi con tutti i tipi di altri sistemi e dati necessari.
  Il software dovrebbe essere in grado di immettere e filtrare le informazioni da più origini. Idealmente, questo processo dovrebbe anche essere automatizzato. Molte soluzioni di iscrizione online richiedono che i dati siano manipolati manualmente prima di poter andare a un vettore per aggiornare i propri sistemi. L'automazione del formato di aggiornamento, della pianificazione della trasmissione e del metodo di recapito può aiutare a eliminare i problemi di fatturazione e di ammissibilità.
• Il software sarà in grado di ospitare la società HR e le regole dei vettori? Un motore veramente capace di iscrizione valuterà ogni attività di iscrizione e applica qualsiasi combinazione necessaria di regole, messaggi, prompt e opzioni specificamente progettate per soddisfare i requisiti di ammissibilità esatti. Il software dovrebbe contenere tutte le regole di ammissibilità che l'azienda e i vettori hanno.

• La tecnologia informatica HR sarà in grado di crescere e scalare con l'organizzazione? HR dovrebbe valutare la capacità della tecnologia di crescere quando l'azienda assuncia nuovi dipendenti, uffici, benefici modifiche e regole. HR dovrebbe chiedere circa le soglie per ciascuno di questi elementi.
• Il software di tecnologia informatica HR è in grado di integrarsi con altri sistemi? Le paghe e altre funzioni spesso condividono molte delle stesse informazioni della gestione dei benefici. HR può ottenere maggiori efficienze quando i dati e le altre informazioni dei dipendenti entrati in un sistema vengono condivisi con un altro sistema. Il monitoraggio del reclutamento dei dipendenti è un'altra funzione necessaria.

• Chi è responsabile dell'implementazione o della costruzione della soluzione? Quale livello di formazione è coinvolto? Alcune soluzioni richiedono che il client sia molto coinvolto nell'implementazione iniziale, che può essere schiacciante per gli amministratori HR già occupati.
  HR dovrebbe avere una chiara comprensione del livello di formazione e competenza tecnica che sarà richiesta e la quantità di tempo previsto. I fornitori di soluzioni di interrogatori su questo argomento possono fornire approfondimenti su aree sottili che potrebbero inizialmente apparire semplici, ma che prevedono una significativa esperienza tecnologica. HR può quindi determinare compiti specifici che possono essere così ingombranti per impedire realisticamente il completamento, riducendo potenzialmente il valore della tecnologia dell'informazione HR e il ROI.
• Se è coinvolta la formazione, c'è un costo? Devono essere valutati anche i costi di formazione, compresi i tempi di spostamento e le spese di viaggio per i viaggi fuori sede. L'UR deve prendere coscienza di tutti i costi duri e morbidi dell'adozione della tecnologia informatica HR.
• Chi possiede i dati? La risposta a questa domanda dovrebbe essere l'organizzazione delle risorse umane. Le aziende dovrebbero essere in grado di trasportare i propri dati a qualsiasi Service Provider (ASP). Se i dati risiedono sul server proprietario di un vettore, a volte possono essere addebitate altre commissioni se spostano i vettori.
• Quali tipi di manutenzione e manutenzione sono necessari? Quando il software viene installato su workstation o server aziendali in loco, spesso sono necessari aggiornamenti regolari a quella tecnologia e possono essere ingombranti per pianificare e gestire. Gli aggiornamenti alla tecnologia dell'informazione HR vengono spesso effettuati automaticamente con un software disponibile online tramite un modello di Service Provider (ASP) o Software as a Service (SaaS).
• Quali misure di sicurezza sono incorporate nella tecnologia informatica HR? Se il software è disponibile online, tramite un modello ASP o SaaS, il provider dovrebbe offrire backup giornalieri, server di backup e livelli protettivi aggiunti. Devono essere installati sistemi e procedure aggiuntive per salvaguardare l'informazione da perdere o accedervi da personale non autorizzato. L'UR, in consultazione con altri dirigenti, dovrebbe avere l'esclusiva autorità per decidere chi sarà autorizzato ad accedere alla tecnologia informatica HR e in che misura.
• I dipendenti saranno in grado di iscriversi in piani benefici e apportare modifiche in tempo reale ai propri dati personali e scelte di piano? L'accesso dei dipendenti dovrebbe essere un dato, considerando l'accesso diffuso e generale ai computer.
  La maggioranza della popolazione impiegata ha accesso a Internet a casa. Il personale self-service offre un enorme potenziale per risparmiare tempo e denaro. Un buon sistema di self-service guida i dipendenti senza problemi attraverso l'inserimento di informazioni su se stessi e sui loro dipendenti.
  Il sistema dovrebbe presentare chiaramente i piani disponibili e consentire ai dipendenti di effettuare delle selezioni a loro vantaggio, semplificando queste azioni in tutto il processo con procedure guidate. I dipendenti dovrebbero inoltre essere in grado di aggiungere dipendenti e modificare le informazioni, se necessario, 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, tutto l'anno.

Queste sono domande aggiuntive da rispondere a valutare le esigenze di tecnologia delle risorse umane della tua organizzazione.

• La tecnologia fornirà alla Human Resources l'autorità di decidere chi sarà consentito l'accesso e in che misura?Lungo la stessa funzionalità che consente di accedere ai dipendenti, la tecnologia dovrebbe dare alla HR il punto finale. L'UR dovrebbe avere l'autorità di approvare tutti i dati prima di essere trasmessa ai vettori e dovrebbe anche determinare la misura in cui i dipendenti e gli altri hanno accesso.
• Quali tipi di capacità di reporting sono disponibili dalla tecnologia informatica HR? La tecnologia di reporting deve offrire più visualizzazioni e formati (foglio di calcolo, PDF, HTML), una grande valutazione dell'immagine e la capacità di esercitarsi per migliorare il processo decisionale. HR dovrebbe essere in grado di valutare, in qualsiasi momento, le iscrizioni in piani specifici, azioni eccezionali e le modifiche delle informazioni demografiche dei dipendenti in relazione ai benefici e ad altri dati dei dipendenti.
• Il software offre funzionalità specifiche per aiutare HR a risparmiare tempo? A seconda delle proprie esigenze dipartimentali, la HR potrebbe voler indagare sulla capacità della tecnologia di elaborare le informazioni in batch, gestire notifiche e fatturare le politiche di COBRA, fornire strumenti di riconciliazione e di fatturazione di fatturazione e di fatturazione.
• Il software offre funzionalità specifiche per aiutare l'HR a comunicare meglio con i dipendenti? Alcuni programmi danno alla HR la flessibilità di comunicare con i dipendenti su un certo numero di livelli - tramite e-mail di massa, bacheche elettroniche, e da specifici criteri di filtro (come luogo, reparto, piani assicurativi, stato di iscrizione, stato di pensionamento e altri) Sistema di tecnologia informatica HR. Avere un certo numero di mezzi per comunicare può ulteriormente automatizzare i processi e aiutare l'HR a migliorare i messaggi di destinazione.
• Il sistema informatico HR fornisce un mezzo di controlli e bilanci? Oltre a consentire alla HR di approvare le transazioni, molti sistemi di tecnologie dell'informazione HR forniscono anche capacità per la HR di servire come gatekeeper nella verifica dei fatturati carrier per assicurarsi di essere d'accordo con i dati nel sistema. Questo può:
  -considerare l'accuratezza delle fatture carrier,
  -save tempo e denaro,
  -assistere nella consegna tempestiva delle iscrizioni dei dipendenti e
  - confermare l'ammissibilità quando i dipendenti vanno a cura .
• Come saranno scambiate le informazioni con i vettori? E chi sarà responsabile di questa interazione? L'integrazione del sistema di tecnologia informatica HR deve essere giudicata non solo dal numero di vettori con i quali il software ha relazioni, ma dal tipo di connessione che consente. Assicurare un'interazione efficace con i vettori attraverso un software per la gestione dei benefici richiede molti passaggi, tra cui:
  - raccogliere il censimento iniziale dei dati di implementazione;
  - stabilire l'integrazione iniziale per lo scambio di informazioni in corso;
  - coordinare l'interazione quotidiana o settimanale per assicurarsi che i dati siano ricevuti e applicati con precisione;
  -visualizzare gli aggiornamenti in corso;
  - i requisiti per i vettori che assicurano l'iscrizione sono soddisfatti in conformità ai regolatori; e
  - favorire una relazione proattiva con ciascun vettore per migliorare la relazione dello scambio di dati.
  La conoscenza di chi è responsabile di ogni attività è essenziale per comprendere appieno un'offerta di prodotti.Ogni fornitore di software offrirà un diverso livello di integrazione nel fornire alcuni, a tutti, i compiti sopra descritti. HR dovrebbe cercare di lavorare con i fornitori che dimostrano relazioni forti, in corso e senza soluzione di continuità con i vettori selezionati dell'azienda.
  Molti provider consentono la trasmissione di un file generico ANSI 834, che può essere o meno accettato dal vettore, un fattore spesso influenzato dalla dimensione del gruppo. I gestori dovrebbero cercare i fornitori che offrono trasferimenti puliti e convalidati (assicurando l'ammissibilità della transazione), personalizzati alle esigenze di ciascun vettore per evitare problemi. Essi dovrebbero anche guardare ai fornitori che dispongono di un dipartimento dedicato EDI (Electronic Data Interchange) per interagire con la propria lingua di trasferimento specifica del vettore.
• Qual è il livello del servizio clienti offerto? C'è un costo aggiuntivo per il servizio? L'UR dovrebbe determinare il livello di accesso all'aiuto fornito e che cosa costituisce l'assistenza in linea di assistenza al cliente tramite un database, chat in linea, supporto e-mail, conversazioni con una persona in diretta o una loro combinazione. Data la sensibilità dei benefici e di altre informazioni sulla HR, i dirigenti dovrebbero aspettarsi una risposta alle domande entro 24 ore da un contatto diretto che può aiutare.
• Qual è il costo del sistema di tecnologia delle informazioni HR e supera i vantaggi? HR dovrebbe valutare il costo totale del sistema di tecnologia dell'informazione HR, inclusi tutti gli oneri annuali, mensili e di una volta, accanto ai benefici forniti. Un sistema leggermente più costoso può più che pagare la differenza con le caratteristiche che consentono ai dipendenti di mantenere i propri record e offrono maggiore convenienza, risparmio di tempo e precisione. Questi fattori dovrebbero essere considerati e pesati nella scelta di un sistema di tecnologia informatica HR.

La necessità di sistemi HR di informazione HR sta aumentando. Con il personale HR che trova una vasta gamma di opzioni nei sistemi informatici HR, è sempre più importante analizzare e pesare tutte le opzioni disponibili.

La scelta di un sistema di tecnologia informatica HR dovrebbe essere considerato come un investimento che crescerà con le esigenze del reparto e dell'azienda. Queste domande ti porteranno al sistema appropriato di tecnologia informatica HR per la tua azienda.