Suggerimenti per pianificare un meeting di piccole imprese

Anche le più piccole riunioni di lavoro richiedono una corretta pianificazione per garantire che tutti i bisogni e gli obiettivi siano soddisfatti per tutti i soggetti coinvolti. Per essere efficienti, vi è un ordine di operazioni da seguire per evitare che i dettagli scivolino attraverso le crepe. Di seguito sono elencati 8 passi essenziali da seguire per pianificare la prossima piccola riunione.

Scegli il tuo argomento e posizione

Questo passo rappresenta le due variabili che il tuo pubblico desidera conoscere prima di qualsiasi altra cosa.

Il "dove e perché" della riunione influirà immediatamente chi sarà invitato e se parteciperà o meno.

La sede selezionata ha un impatto sulla riunione generale e influenza l'altra decisione che dovrai compiere durante la pianificazione dell'evento.

Identify Participants

Una grande parte dell'esecuzione di una riunione focalizzata e produttiva evita distrazioni, il che significa limitare gli inviti ai responsabili decisionali più importanti. C'è una tendenza nella cultura aziendale a includere tutte le parti correlate nelle comunicazioni, ma è possibile aumentare la produzione eliminando i soci che potrebbero rallentare i progressi con discussioni impor- tanti. Invece di invitare i partecipanti che non votano, incoraggi i partecipanti chiave a parlare con i loro subordinati prima di venire alla riunione.

Offerta tre date e tempi

Prestate attenzione a come domandi circa la disponibilità di ciascun partecipante. È facile aprire una "casella di Pandora" di problemi quando si tratta di programmare una data reciprocamente vantaggiosa per la riunione.

Un modo per evitare questo è quello di offrire alcune date e tempi, quindi chiedere a ciascuna persona che funziona meglio. Se sei fortunato, una delle date corrisponderà a tutti. Se no, non abbiate paura di chiedere agli outlier se possono regolare il proprio calendario per accogliere la maggioranza.

Crea un itinerario

È fondamentale avere un calendario per quali argomenti verranno discussi insieme a chi condurrà ogni segmento della riunione.

I pianificatori potrebbero avere bisogno di chiedere consigli dai dirigenti più alti per creare un itinerario preciso. Una volta completata la prima bozza, deve essere presentata al gruppo per l'approvazione.

Discuti Presentazione Necessità

Ci sono molti modi diversi per presentare le idee al gruppo, e ogni altoparlante programmato avrà la propria preferenza. Funzionalità PowerPoint, accesso a Internet e schede bianche sono solo alcuni dei componenti che potrebbero essere necessari per organizzare. Essere proattivi nel richiedere questi dettagli e seguire per confermarli pochi giorni prima della riunione.

Pianifica Catering

La chiave per ordinare il cibo per piccole riunioni è mantenere il menu funzionale. Non si desidera che la ristorazione interferisca con qualsiasi aspetto dell'attività a portata di mano, in modo da evitare i pasti eccessivamente formali, se possibile.Se viene richiesto un pranzo sit-down, provare a prenotare una sala adiacente per il pasto in modo che i partecipanti possano tornare all'incontro non appena possibile.

Invio di dettagli finali

Circa sette giorni prima dell'evento, si desidera inviare a ciascun partecipante una copia finale dell'itinerario e dei dettagli. Questo dovrebbe includere tutto ciò che è stato ordinato per il giorno. Inoltre comprendono indicazioni stradali, informazioni sul parcheggio, numeri di stanza e contatti di emergenza.

Se state lavorando con i dirigenti, copiate anche i loro assistenti amministrativi sull'email.

Giorno di riunione

Come pianificatore di riunioni, è il vostro compito per assicurarsi che l'evento venga avviato con successo. Naturalmente, vorrete arrivare in loco in anticipo per ispezionare la stanza e incontrarsi con i ristoratori ei coordinatori A / V. A seconda della località, potresti anche voler inviare segnaletica in modo che ognuno possa trovare la propria strada verso la stanza.

E lì lo hai - otto passaggi relativamente semplici per pianificare una piccola riunione di successo.

L'esecuzione di ogni passaggio richiede ovviamente tempo e diligenza da parte vostra, ma la comunicazione dei tuoi piani ai partecipanti è la metà della battaglia. Più persone sanno cosa aspettarsi dall'incontro, più preparati saranno quello di andare al lavoro.