Come pianificare una riunione aziendale

Congratulazioni! La tua azienda terrà una riunione per un gruppo di dipendenti selezionati da tutti i livelli della società. L'amministratore delegato ha dato la responsabilità di Project Manager per l'evento. Questi suggerimenti e il progetto di progetto di esempio dimostrano un modo in cui un Project Manager potrebbe avvicinarsi a costruire il piano di progetto per una riunione aziendale o un progetto altrettanto complesso.

Pre-pianifica il progetto

Il primo passo è quello di pianificare il piano.

Iniziate discutendo l'evento con le parti interessate. Se questo è stato fatto l'anno scorso, cosa è andato bene? Che cosa è andato storto? Chi ha gestito il progetto e può aiutarti a evitare le trappole di quest'anno? Dal momento che il CEO ha assegnato il progetto a te, cosa vuole fuori dall'evento? Quando sarà l'evento? Dove? Qual è il budget?

Assemblare tutte le informazioni possibili. Questo sarà lo scheletro su cui costruire il progetto.

Costruire il team

Quali altre risorse necessitate per rendere questo progetto un successo? Ci sono persone in altri dipartimenti che possono aiutarti a rendere questo evento un successo? Cosa devi fare per aiutarti? Puoi semplicemente chiedere o hai bisogno di ottenere l'approvazione formale dal proprio capo? Quanto tempo ti serve da loro? Quali competenze specifiche li hai bisogno per fornire? Qualcun altro può fornire quella abilità se la persona che vuoi non è disponibile?

Poiché questa è una riunione aziendale, come può HR?

Avete bisogno di assistenza dal Dipartimento dei Servizi? Che dire del Dipartimento di Marketing? Hai bisogno di aiuto in quella zona?

Pianificazione dell'agenda

Una volta che saprà quanto tempo dura la riunione, inizia a compilare i blocchi di tempo. Avete bisogno di un altoparlante di apertura? Chi sarà? State tenendo insieme i partecipanti o li farai in gruppi più piccoli per una parte del programma?

Quanti altri oratori avrai bisogno? Chi mette a disposizione le sessioni più piccole se si esce?

L'evento richiede più di un giorno? Come si chiuderà il primo giorno? Come riaprirai il giorno due?

Come farai a finire alla fine? Avete bisogno di un discorso di chiusura? Come gestirete la logistica delle persone che effettueranno un check-out dall'hotel se lo prenotate?

Trova lo spazio

Scopri quante persone stanno arrivando. Quindi, determinare quanto è grande di uno spazio necessario. Dove si terrà l'evento? C'è spazio presso l'ufficio aziendale o hai bisogno di uno spazio più ampio? L'amministratore delegato vuole che la riunione si sia tenuta fuori sede affinché le persone possano concentrarsi o vuole che sia tenuto in ufficio per ridurre al minimo i costi?

Quali proprietà nella tua zona può fornire lo spazio necessario? È un hotel vicino all'aeroporto una buona scelta per ridurre al minimo i tempi di viaggio per le persone che arrivano fuori città o dovreste trovare qualcosa fuori città che sarà più tranquillo?

Quali sono le spese per i vari locali? Che cosa includono e cosa dovrai acquistare e aver portato? Assegna a un individuo con cui lavorare? Qual è la loro politica in materia di materiale e di persone dall'esterno?

Pull It Off

Dopo aver raccolto le risposte per almeno la maggior parte di queste domande, è possibile iniziare a mettere insieme il progetto.

Ricorda che ciò che mostriamo qui è l'elenco delle attività di progetto, solo la struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Non include nessuna delle dipendenze tra le attività o le linee temporali. Questi sarebbero stati aggiunti più tardi.

Progetto di riunione aziendale campione

In Come pianificare un progetto utilizzando gli strumenti di base di Project Management, abbiamo discusso il pensiero dietro la progettazione del progetto e l'utilizzo delle competenze di gestione del progetto durante il processo di pianificazione. Ecco come un piano di progetto (WBS) di un piano di progetto potrebbe cercare un progetto per pianificare una riunione aziendale:

1. Pre-Plan il progetto

1. Determinare il budget
2. Discutere con il CEO per stabilire gli obiettivi di progetto
3. Contattare precedente Project Manager (PM) per suggerimenti
4. Determinare l'elenco degli stakeholder
5. Stabilire la data preferita per l'evento
6. Determinare quanti oratori / presentatori sono necessari
7. Determinare quanti staff di supporto sono necessari
8. Determinare quanti dipendenti presenteranno
9. Elencare le posizioni possibili per l'evento > 2. Creare il team di progetto

Get rep from Marketing

1. Get rep from HR
2. Controlla se l'assegnazione assegnerà qualcuno per aiutare
3. Richiedi Susan per gestire tutti i dettagli degli speaker
4. Get rep from Facilities > Pianificare la riunione di kick-off del team di progetto
5. 3. Sviluppare l'agenda
6. 3a Plan Day One

Impostare l'ora di inizio

Impostare il tempo, organizzare il posto e il personale per la registrazione

1. Impostare la lunghezza della sessione di mattina
2. Impostare la lunghezza dei discorsi
3. necessaria per la seduta di mattina
4. Ricevere gli altoparlanti
5. Pianificare la pausa di mezza mattina (tempo e lunghezza)
6. Organizzare il rinfresco della sala conferenze durante la pausa (acqua, spazzatura ecc.)
7. Pianificare la giornata di chiusura (tempo, chi, lunghezza)
8. 3b Piano Giorno Due
9. Organizzare il giorno pomeriggio (lunghezza, numero di altoparlanti) > Impostare l'ora di inizio
10. Impostare la durata della sessione di mattina
11. Calcolare il numero di altoparlanti necessari per la seduta di mattina

Ricercare altoparlanti

1. Programmare la pausa di mezza mattina (tempo e lunghezza)
2. pausa (acqua, spazzatura, ecc.)
3. Pianificare la pausa pranzo (tempo, lunghezza, posizione, menu, chi paga)
4. Pianificazione del pomeriggio (lunghezza, numero di altoparlanti)
5. Chiusura del discorso (tempo, chi, lunghezza)
6. Organizza il check-out con l'hotel
7. 4. Pianificare lo spazio
8. Determinare il numero di partecipanti
9. pianificare i posti a disposizione (righe rispetto alle tabelle)
10. calcolare lo spazio necessario
11. indagare i luoghi disponibili con quella quantità di spazio (costi, ubicazione e servizi inclusi) > Conta numero di altoparlanti ogni giorno e totale

Determinare il numero e il tipo di personale di supporto necessario

1. Scoprire quanti partecipanti / relatori / personale avranno bisogno di stanze
2. Negoziare costi e date con posizioni disponibili
3. con posizione selezionata
4. 5.Comunicare l'evento
5. Completare tutti i dettagli con la posizione dell'evento
6. Assicurarsi che i partecipanti siano notificati
7. Avvisare tutti gli oratori di argomento e tempo di presentazione / giorno
8. Avvisare tutto il personale di supporto dei compiti e degli spostamenti
9. Ottenere RSVP dai partecipanti

Notificare i partecipanti alla sostituzione secondo necessità

1. 6.
2. Richiamare i discorsi di progetto da tutti gli altoparlanti
3. Recensione dei discorsi conclusivi
4. Ricevere i tag nome per tutti i partecipanti, gli altoparlanti, il personale
5. Acquistare qualsiasi materiale e regali per i partecipanti
6. 7. Rivedere e condividere

inviare un'indagine di soddisfazione a tutti i partecipanti

1. inviare un'indagine di revisione a tutti gli altoparlanti
2. inviare ringraziamenti a tutti gli altoparlanti e al personale
3. tenere riunioni strette con il team di progetto
4. pianificazione ulteriore > La struttura di ripartizione del progetto di progetto (WBS) sopra mostra un esempio per pianificare una riunione aziendale. È solo un contorno. Il team di progetto avrebbe ancora bisogno di lavorare su questi elementi e di espandersi su molti di loro. Inoltre, dovrebbero lavorare sul tempo necessario per ogni attività, sull'importanza relativa dei compiti e sulle interrelazioni / dipendenze tra i compiti.