Come svolgere incontri efficaci

Hai paura di assistere alla riunione del personale settimanale? Ti sei mai trovato seduto lì, twirling la tua penna e resistendo alla tentazione di guardare al tuo smartphone, chiedendosi perché sei sulla terra quando hai tante altre cose da fare? O peggio, sei alla testa della tavola che porta la riunione mentre osservi l'altro disinteresse? Non sei solo. Le riunioni gestite male sono un killer di produttività e certamente non aiutano il morale dei dipendenti.

Dici addio a quelle riunioni noiose e imparate a condurre incontri efficaci che lasciano i dipendenti impegnati e motivati.

7 Suggerimenti per riunioni efficaci

Stabilire l'obiettivo dell'incontro

Prima di inviare un avviso di riunione e inserirlo nel calendario, chiedetevi perché vuoi tenere una riunione e determinare l'obiettivo. È una riunione per portare rapidamente i dipendenti a un cambiamento nella gestione? Stai facendo una decisione in merito a un progetto? È una sessione di brainstorming per una nuova strategia aziendale? Assicurati che la riunione dei dipendenti in una stanza per la discussione e l'interazione faccia a faccia è necessaria per il tuo obiettivo; se lo scopo della riunione è un aggiornamento dello stato, forse l'invio di un'email di gruppo è un migliore utilizzo del tempo di tutti.

Comunicare lo scopo del Meeting

Quando invitiamo altri alla tua riunione, chiarire lo scopo della riunione. Questo non solo ti metterà a fuoco, ma permetterà ai dipendenti di partecipare alla riunione preparata con documenti o con pensieri sulla questione a portata di mano.

La comunicazione è essenziale per una riunione efficace.

essere selettivo di partecipanti

Nessuno apprezza di partecipare a una riunione che non ha alcuna connessione con loro o il loro lavoro. Determinare chi ha davvero bisogno di essere lì e perché. Quale input hai bisogno? Quale collega deve partecipare e probabilmente avrà domande sulla questione?

Se qualcuno è nella tua lista che ha semplicemente bisogno di essere informato di quello che è stato discusso, fai loro un favore e toglie l'elenco. Possono essere facilmente aggiornati con un'e-mail di follow-up. Il tempo è prezioso e nessun datore di lavoro desidera influenzare negativamente la produttività facendo sedere i dipendenti in riunioni che non sono necessarie.

Dovete creare un'agenda di riunione

La tenuta di una riunione senza un programma di riunioni stabilito è simile a salire in una barca a vela e sperando che il vento vi porti dove vuoi andare. Sarete persi - in modo letteralmente - persi in mare. L'agenda di riunione vi guiderà alla tua destinazione finale. Includi argomenti da discutere e chi affronterà ogni elemento se altri partecipano. Inviate l'ordine del giorno ai partecipanti prima che tutti sappiano cosa aspettarsi e che venga preparato.

Bastone al tuo piano

Anche la riunione meglio pianificata andrà male se la discussione viene deragliata e scatta su argomenti tangenziali. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle riunioni non riescono a raggiungere il loro obiettivo - non rimangono in pista. All'inizio della tua riunione, stabilire regole di base e un assegnamento di tempo specificato per ogni elemento del tuo ordine del giorno e la riunione generale. Ad esempio, "Grazie per essere venuto oggi. Il tempo di tutti è prezioso ed è il mio obiettivo mantenere questa riunione a meno di un'ora.

Lasciamoci attenersi alle voci a portata di mano e riserviamo discussioni su altri soggetti per un momento successivo. "Rein in chiunque monopolizza la discussione o introduce argomenti, non all'ordine del giorno.

Tieni impegnati

Gli aiuti visivi vanno molto a mantenere tutti focalizzati sulla riunione e non sui loro telefoni o sull'orologio. Inserisci l'ordine del giorno su una Smart Board nella parte anteriore della stanza. Proietta immagini su un grande schermo usando un computer; niente per mantenere gli occhi alti.

Riepilogo dell'incontro

Mai lasciare un incontro e avere un takeaway totalmente diverso da quello del tuo collega? Assicurarsi che questo non accada con la tua riunione inviando una segnalazione entro 24 ore. Includere un riepilogo, evidenziare i temi chiave affrontati, assegnare attività e indicare le scadenze. Inviare questo in modo tempestivo assicurerà che i partecipanti non vanno nella direzione sbagliata.