Dare la tua fiducia al boss con un piano di gestione del rischio

Sai che sei a metà corsa che a volte ti viene dal tuo manager quando parli del tuo progetto? Quello che dice, "non mi sento fiducioso di questo come tu ovviamente fai. "Quelle espressioni facciali sono qualcosa da evitare.

I migliori project manager hanno la piena fiducia del loro manager di linea e sponsor del progetto. I dirigenti dietro i loro progetti li credono quando dicono che hanno bisogno di finanziamenti extra, più risorse o aiutano a risolvere un problema.

Quando stai lavorando in situazioni rischiose, hai bisogno del corretto kit. Come un escursionista con uno zaino di corda e crampi, è necessario anche gli strumenti per risolvere il rischio di progetto.

È possibile aumentare la fiducia del tuo manager nel progetto con un piano di gestione dei rischi. Un semplice processo a 5 passi può trasformare enormemente come il tuo capo vede il tuo progetto (e tu). Ma prima di andare a dirti che, riforniamo le basi.

Che cosa è la gestione dei rischi in Project Management?

La gestione del rischio nella gestione del progetto è il processo di identificazione, valutazione e risposta ai rischi del progetto.

I rischi del progetto sono cose che potrebbero influenzare il progetto (positivamente o negativamente, ma in genere la gente interpreta il rischio come eventi che avrebbero un impatto negativo sul progetto).

Se il progetto è grande o piccolo, avrà rischi associati ad esso. Questi potrebbero essere qualsiasi cosa dal rischio che la tua sfilata scolastica venga esposta al rischio di un aumento dei prezzi di una componente critica del tuo nuovo circuito stampato.

Il rischio di progetto, se non viene gestito correttamente, può rendere più difficile il buon esito del progetto. I rischi non controllati possono aggiungere tempo al tuo calendario, lavorare per il tuo tempo e per il tuo budget. I manager sono nervosi di questo tipo di cose. Tutto ciò può essere evitato con un piano di gestione dei rischi.

Pianificazione della gestione dei rischi

Un piano di gestione dei rischi è un ottimo modo per aumentare la propria fiducia nella capacità del tuo team di progetto di fornire - e che spinge oltre a aumentare la fiducia del tuo manager troppo.

Desideri loro di credere che tu possa farlo e vuoi che siano a conoscenza di ciò che potrebbe impedirti di eseguire il progetto con successo. Un piano di gestione dei rischi è uno strumento perfetto per farlo.

E indovina cosa? È davvero facile iniziare.

La gestione dei rischi del progetto è un semplice processo a 5 fasi. Non facciamolo più complicato di quello che deve essere. Questo è qualcosa che puoi iniziare oggi, preparatevi a discuterne nella tua prossima riunione e finisci finché qualcuno sta scrivendo i minuti.

Un processo di gestione del rischio a 5 passaggi

Come con tante parti della gestione del progetto, la gestione dei rischi è un processo. I 5 passaggi sono:

1. Iniziare
2. Identificare
3. Valutazione
4. Risposte piani
5. Implementare

Se questi termini non significano molto per te, adesso basta andando a spiegare tutto.

Passo 1: Iniziare

In primo luogo, si desidera impostare il contesto per la gestione del rischio nell'ambiente di gestione del progetto.

Probabilmente non c'è molto lavoro da fare qui perché qualcuno della tua azienda avrà già preparato una politica di rischio aziendale e tutto quello che devi fare è seguirlo. Ciò spiegherà l'approccio della società al rischio e potrebbe anche mandare i modelli necessari. I modelli ti salvarono sempre un lavoro, quindi guardate anche quelli!

Anche se non si dispone di una politica di rischio aziendale, qualcun altro che gestisce i progetti accanto a voi può avere un piano di gestione del rischio di progetto che è possibile copiare. Perché reinventare la ruota? Il riutilizzo dei documenti è un must se si desidera risparmiare tempo e fare di più.

Utilizza ciò che hai scoperto per produrre un piano di gestione del rischio per il tuo progetto. Questo fa parte del tuo piano di gestione del progetto globale e parla di come si sta per approcciare a gestire il rischio sul tuo progetto.

Se non sai cosa metterlo, continua a leggere! I passi successivi vi daranno un'idea migliore di cosa parlare nel tuo piano di gestione dei rischi.

Questo migliora la fiducia da: Mostra il tuo manager che hai un approccio per affrontare l'incertezza sul tuo progetto e che stai attivamente gestendo il rischio.

Fase 2: Identifica

Una volta che hai un approccio descritto, puoi iniziare a lavorare.

Ora individui i rischi che influenzeranno il tuo progetto. Questo è solo un snapshot nel tempo e il tuo registro di rischio è qualcosa che ti piacerebbe tornare di volta in volta per assicurarsi che qualcosa di nuovo sia messo lì pure.

È possibile identificare i rischi utilizzando una checklist di rischi comuni, intervistando le parti interessate sul progetto (soprattutto i soggetti difficili da parte del gruppo, in quanto hanno generalmente molto da dire su ciò che potrebbe andare male), sessioni di brainstorming e l'utilizzo del tuo buon senso.

Stai cercando cose che potrebbero causare problemi se sono mai accaduti. (Ricordi, i rischi non sono ancora accaduti. I problemi del progetto sono cose che sono già avvenute.)

Comunque tu lo fai, dovrai assolutamente coinvolgere altre persone. Da solo, non avrai l'intera immagine e finirete le cose mancanti.

I rischi possono e devono essere identificati da chiunque. In qualità di project manager, il tuo compito è quello di incoraggiare i tuoi colleghi ad aumentare i rischi con te in modo che, come squadra, puoi fare qualcosa a riguardo.

Tutti i rischi identificati devono essere registrati nel registro dei rischi. Se si dispone di un coordinatore di progetto nella squadra o in un supporto di progetto, è possibile farlo. Altrimenti, fa parte dei compiti amministrativi che devi fare.

Questo migliora la fiducia da: Dimostrando di essere a conoscenza dei principali rischi che potrebbero influenzare il tuo progetto e di avere un mezzo in atto per continuare a rimanere a conoscenza di nuovi rischi.

Fase 3: Valutare

I rischi vengono quindi valutati per probabilità ed impatto. Questo articolo dettagliato su come valutare un rischio di progetto copre per questo. Dare una buona lettura se non hai familiarità con il processo.

Come ulteriore misura, è anche possibile valutare la prossimità, il che significa quanto vicino il tempo è il rischio che potrebbe verificarsi. Un rischio con grande vicinanza sarebbe probabilmente accaduto presto. Un rischio a bassa vicinanza potrebbe accadere ad un certo punto nel futuro lontano. Questo può darti un altro fattore per dare priorità al tempo e all'energia quando si tratta di affrontare i rischi.

Questo migliora la fiducia da: Assicurare che il tuo manager e tutti i membri della squadra abbiano un'idea chiara di ciò che accadrebbe se uno di questi rischi effettivamente si materializzasse.

Fase 4: risposte piani

Ora arriviamo alla parte carnale del tuo piano di gestione dei rischi. In questo passaggio, è possibile analizzare come gestire il rischio identificando una risposta appropriata.

Lo facciamo perché fino ad ora tutto quello che hai è un elenco di ciò che potrebbe succedere per buttare via il tuo progetto in futuro e quanto grande un affare che sarebbe. Quello che il tuo manager vuole sapere di seguito è: cosa farai?

In generale, ci sono 4 cose che puoi fare per affrontare e gestire un rischio di progetto. Essi sono:

• Evita
• Trasferisci
• Mitigare (ossia ridurre)
• Accetta.

Questi sono trattati in dettaglio in questa profonda immersione in strategie di risposta al rischio per rischi negativi.

Alcuni dei vostri rischi potrebbero avere un risultato positivo. Ad esempio: C'è il rischio che tu venda tanto il tuo nuovo prodotto a bloccare le linee telefoniche. Sarebbe un bel problema avere, ma è ancora un rischio che dobbiamo pianificare.

Esistono diversi modi per preparare un rischio positivo che include:

• Sfrutta
• Condividi
• Enhance
• Accetta.

Questi sono discussi in dettaglio in questo articolo sulle strategie di risposta del rischio per il rischio positivo.

Dovresti studiare quale strategia di risposta è la migliore per ogni rischio del tuo registro. Ad esempio, si potrebbe decidere che il rischio di crollo del tetto di fabbrica è qualcosa che si accetta semplicemente perché non è probabile che accada. Tuttavia, il rischio che l'avvelenamento alimentare esegue la metà della tua forza lavoro è qualcosa che stai attivamente attenuando riconversando tutto il personale del catering. Se è accaduto prima e in realtà è molto probabile a meno che non si faccia qualcosa, si vuole mitigare il rischio.

Una volta identificata e accettata la risposta, i possessori di rischio possono essere nominati per svolgere il piano d'azione per la gestione del rischio. In altre parole, hai bisogno di qualcuno che sia responsabile per vedere attraverso i compiti che concordi.

Questo migliora la fiducia da: Mostra il tuo manager che hai considerato cosa fare per le cose che potrebbero causare problemi per il tuo progetto e che stai mettendo in atto piani per ridurre l'incertezza e il rischio sul progetto.

Fase 5: Implementare

Il tuo piano di gestione del rischio dovrebbe includere ora chi sarà responsabile delle attività di mitigazione del rischio per ciascun rischio. Ora dovrebbero lavorare con quei compiti in modo da gestire attivamente i rischi aperti.

Questo migliora la fiducia da: Dimostra che voi e il tuo team di progetto possono seguire su quello che hai detto che faresti.Rendendo conto di ciò che hai raggiunto e dei rischi che hai attenuato, dimostra al tuo team di gestione che stai seriamente in grado di offrire e fare quello che ti serve per proteggere il tuo progetto dai problemi.

Una volta che un rischio è passato - quando non è più rilevante perché è accaduto o non può più accadere - puoi chiuderlo dal tuo registro di rischio.

Mettendo in atto questo progetto di gestione dei rischi può essere distinto da altri manager. Il tuo capo avrà l'evidenza di poter pensare strategicamente e creativamente su ciò che potrebbe causare il tuo progetto a venire meno e, soprattutto, fare qualcosa. Sarai la persona a gestire attivamente problemi prima che accadano, spazzando via i blocchi stradali e preparandosi per niente!

Essere considerati buoni nella gestione del rischio del progetto è un modo sicuro di essere visto come una coppia o mani sicure da parte del management. Non è necessario un numero elevato di esperienze o certificati per avviare correttamente il rischio del progetto (anche se esistono qualifiche formali nella gestione dei rischi). Questo facile processo a 5 stadi significa presto che la gestione del rischio di progetto sia integrata nei vostri progetti.