Cosa è un libro di record aziendali? - Definizione

Quali sono i record aziendali?

I record aziendali sono quelli che una società statunitense deve mantenere per dimostrare che funziona nel modo richiesto dal Servizio Revenue interno e dalle leggi dello stato in cui è incorporata l'attività (costituita come entità aziendale aziendale).

Perché i record aziendali sono necessari?

I record aziendali sono necessari per dimostrare che la società funziona correttamente come richiesto dal Servizio Revenue interno, per dimostrare che la società è un'entità separata e mantenere lo scudo aziendale dalla responsabilità.

Che cos'è un libro di record aziendali?

Alcune società hanno un "record" di documenti aziendali che include tutti i documenti richiesti. In altri casi, i record aziendali sono mantenuti in linea o in un archivio file. I record devono trovarsi in un unico posto e disponibili se il Revenue Service interno controlla la tua società.

È inoltre possibile tenere i record aziendali "nella cloud", ma questi record possono includere informazioni riservate e processi proprietari, pertanto assicurati che il server sia sicuro. Susan Ward, esperto di Small Business-Canada, ha un ottimo articolo sulla gestione dei documenti che ti può aiutare con questo progetto.

Come vengono creati i record aziendali? Chi mantiene i record aziendali?

I record aziendali vengono generati dal consiglio di amministrazione della tua società. Il consiglio di amministrazione crea documenti come gli articoli di costituzione della società e le relazioni annuali. Il consiglio inoltre crea e modifica documenti come i moti e le minute durante il corso delle riunioni del consiglio.

La segretaria aziendale è di solito designata per tenere tutti i record aziendali. Naturalmente, tutti i record devono essere firmati e tutte le azioni intraprese devono avere documentazione. Se la società ha azioni di azioni, la segretaria aziendale (di solito l'ufficio di questo individuo) tiene traccia dei record di proprietà delle azioni.

La segretaria aziendale chiama anche il roll in ogni riunione del consiglio, notando quali membri del consiglio sono presenti e assenti.

Mantenere una registrazione delle risoluzioni del Consiglio

Le assemblee aziendali approvano politiche e risoluzioni generali (decisioni) e non si impegnano nella decisione quotidiana del business. Una delle attività più importanti di un consiglio d'impresa è di fare risoluzioni. Le risoluzioni sono fondamentalmente documenti che registrano le decisioni del consiglio. Le risoluzioni aziendali possono essere fatte su molte questioni, tra cui:

• Dati relativi alle principali transazioni della società
• Approvazioni di contratti
• Registrazioni di vendita o acquisto di immobili (terreni e fabbricati)
• Affitto o licenziamenti grande numero di dipendenti
• espandersi in un nuovo mercato o una nuova posizione

Tutte queste decisioni, e altro ancora, devono essere registrate.

Quali altri record dovrebbero essere inclusi?

• Il tuo articolo di incorporazione e tutti gli articoli che modificano questo documento. Questi articoli sono archiviati con il tuo stato, ma hai ancora bisogno di una copia dell'originale e di tutte le modifiche.
• Norme societarie. Gli statuti sono i principi guida che disciplinano l'attività del consiglio di amministrazione delle società. Gli statuti comprendono i doveri del dirigente aziendale, le informazioni sulla riunione annuale e il modo in cui il consiglio definisce politiche e voti.
• Processi verbali di tutte le riunioni degli azionisti e dei dirigenti, inclusa la riunione annuale
• Rapporti annuali
• Un registro azionario per tenere traccia delle transazioni azionarie e della titolarità di titoli.
• Risoluzione delle attività aziendali e fiscali
• Risoluzioni di assunzione e di nomina
• Responsabili di conflitto di interessi
• Risoluzioni per prestiti da e verso la società
• Risoluzioni relative ai benefici ai dipendenti e ai piani di pensionamento

Seguire la legge statale nella costituzione del consiglio e tenere record

Quando formi la tua società, dovrai controllare con il tuo stato per assicurarsi di seguire le linee guida statali per l'organizzazione e l'esecuzione della tua società. Tutti gli Stati hanno regolamenti specifici che disciplinano le società. Controllare con il segretario di stato o con il vostro avvocato per ulteriori informazioni.

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