9 Incontro abilità di facilitazione per i manager

Le riunioni possono essere opportunità per condividere idee, discutere di sfide e definire piani d'azione, o, possono finire come perdenti di tempo improduttivi. Purtroppo, i dirigenti sono spesso i principali contributori alla disfunzione del processo di incontro.

Questo articolo offre idee per i manager a tutti i livelli per rafforzare le proprie capacità di facilitazione delle riunioni per supportare il miglioramento della produttività delle riunioni.

dove i gestori si sbagliano con le riunioni

Molti manager pensano di sapere come "gestire" una riunione.

Essi fissano l'agenda, fanno tutto il discorso e prendono tutte le decisioni. Mentre questo può sembrare facile ed efficiente per i manager, è spesso uno spreco di tempo della gente e non sfrutta il potenziale creativo della squadra. Infatti, ha l'effetto opposto che i dipendenti tendono a ritirarsi, rinviando al dirigente che chiaramente vuole essere responsabile.

Ci sono molti motivi che i manager non coinvolgono più i loro dipendenti nelle riunioni, tra cui:

• paura di lasciare andare.
• La falsa convinzione che, perché sono responsabili, hanno bisogno di fornire tutte le risposte.
• Una mancanza di fiducia nelle abilità o nella risoluzione dei problemi dei propri dipendenti.
• Una mancanza di abilità di facilitazione delle riunioni.

Mentre i primi tre elementi sono comportamenti di manager poveri, l'ultima, le abilità di facilitazione, possono essere apprese e rafforzate con la pratica.

Rafforzare le abilità di facilitare le riunioni

Per definizione, facilitare i mezzi, " rendere più facile o meno difficile; aiuta avanti . "Affinché un manager possa facilitare una riunione (anziché eseguirlo), devono essere disposti a lasciar andare il proprio potere e essere aperti a differenti risultati e approcci.

La facilitazione appropriata delle riunioni comporta l'acquisizione di tutti coloro che si occupano dell'identificazione e della risoluzione dei problemi. Le squadre svilupperanno quasi sempre soluzioni migliori e più creative di qualunque gestore e potrebbero essere più propensi a sostenere l'implementazione delle soluzioni.

Ecco nove competenze necessarie per facilitare una riunione, tutte possibili da imparare e migliorare con la pratica:

1. pianificazione dell'agenda. Una riunione di collaborazione inizia con la pianificazione del programma. Selezione di argomenti che invitano la partecipazione, i. e. , un problema da risolvere è molto più coinvolgente di argomenti "informativi". Tuttavia, è necessario disporre di un ampio tempo per consentire il coinvolgimento del gruppo.
2. Ambiente e clima. questione logistica! Quando le persone sono a disagio, non si vedono, non si sentono o si nutrono di fame, i risultati delle riunioni subiranno. Scopri come utilizzare la logistica come un modo per incoraggiare la grande partecipazione e rimuovere le barriere.
3. Domande. Le grandi domande stimolano una grande discussione.L'articolo, "70 domande impressionanti di coaching con il modello GROW", offre alcuni allenatori di discussione eccezionali.
4. Ascolto attivo. Quando un gestore parafrase, controlla la comprensione e chiede domande di follow-up, incoraggia più partecipazione e continua a discutere: in "Come diventare un migliore ascoltatore", condivido le idee per rafforzare le tue abilità di ascolto attivo.
5. Brainstorming. La maggior parte delle persone pensa che già sappiano come brainstormare. In troppe impostazioni, l'efficacia del brainstorming è ridotta dalla scarsa gestione dei processi, da forti pressioni sociali o politiche e da scarse abilità di facilitazione.Molte persone non hanno mai veramente sperimentato il potere di una sessione di brainstorming ben gestita Vedi "15 Ways to Rain on una sessione di brainstorming "per ciò che non fare - allora fare il contrario!
6. Competenze per la costruzione del consenso. Il consenso non significa che tutti devono concordare con una decisione. ha avuto l'opportunità di condividere le loro prospettive e di proporre idee. Una facilitazione adeguata guiderà il gruppo dalla condivisione di idee allo sviluppo di una decisione efficace. Il raggiungimento del consenso richiede più tempo, ma di solito guadagnerà più forte buy-in dal gruppo in generale. Tuttavia, ricordate che il consenso non è l'obiettivo finale. Una decisione efficace per il problema in questione è la questione più importante. Vedi un quadro decisionale di consenso a sei fasi per ulteriori informazioni su come guidare una squadra attraverso un processo decisionale di consenso.
7. Risoluzione dei conflitti. Ogniqualvolta ci sia una sala di persone coinvolte nel risolvere un problema, il conflitto è inevitabile. Infatti, il conflitto sul compito o sul tema viene considerato dai ricercatori di squadra come parte del processo di decisione efficace. Un manager deve imparare a sfruttare al meglio il potere del conflitto. Vedi: "Risoluzione dei conflitti per i piccoli gruppi".
8. Competenze di comunicazione non verbali. Mentre i ricercatori discutono sulle percentuali esatte, la maggior parte sarebbe d'accordo sul fatto che oltre il 50 per cento della comunicazione non è verbale. Un manager deve essere in grado di leggere il tono del gruppo e il linguaggio del corpo per valutare il loro livello di impegno, candore e impegno.
9. Registrazione. La facilitata facilitazione dei gruppi implica la conoscenza di quando rivolgersi a un lavagna a fogli mobili oa una lavagna per catturare ciò che la gente sta dicendo. Così facendo le persone si sentono come le loro idee sono sentite e sono valutati, e serve come un record prezioso da utilizzare per la pianificazione e il follow-up dell'azione.

La riga inferiore:

Il tempo è un bene prezioso nella vita e nel lavoro. Sforzatevi di gestire le riunioni per ottimizzare l'efficienza e l'efficacia. Imparare, praticare e applicare le nove abilità di facilitazione sopra individuate è un ottimo punto di partenza.

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Aggiornato da Art Petty