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I progettisti di eventi professionali indossano molti cappelli e assumono una varietà di responsabilità, a seconda delle circostanze individuali di un evento. Questa professione richiede un set di abilità unica - potrebbe essere necessario essere un assistente multitasking un minuto e il prossimo essere un esperto solver problema che può risolvere una situazione con facilità ed efficienza.
Inoltre, gli organizzatori di eventi hanno bisogno di determinate capacità aziendali per gestire efficacemente un'attività di pianificazione degli eventi.
Uno di questi è sapere come preparare una proposta di business per pianificare eventi, un passo importante nel marketing dei tuoi servizi e nel garantire il business di un cliente.Perché ho bisogno di una proposta di business di pianificazione degli eventi?
Ecco uno scenario familiare per un pianificatore di eventi: hai un incontro d'affari con un futuro cliente per discutere di un evento imminente.
Che cosa è esattamente una proposta di business per pianificare eventi?
Una proposta di business di pianificazione eventi è un documento completo che descrive i servizi da fornire per un evento. È la tua brochure aziendale, la tua campagna di marketing e il tuo passo di vendita avvolto in uno.
Dategli il tocco personale
Se non ti prenderai il tempo di mettere insieme una proposta aziendale di pianificazione degli eventi accurata e ricercata per un cliente potenziale, cosa dici circa lo sforzo da mettere per un cliente che ti ha già dato un deposito?
7 cose da includere in una pianificazione di eventi Proposta aziendale
1. Introduzione alle attività
Introdurre brevemente la tua attività di pianificazione degli eventi. Discutere il tuo background, qualifiche professionali e la durata del tempo in attività, esperienza rilevante e la tua nicchia particolare se ne hai uno.
2. Descrizione dell'evento
Fornire una portata globale dell'evento, inclusi i dettagli che sono stati discussi durante la riunione iniziale del cliente, come l'obiettivo dell'evento, le date possibili, i luoghi da considerare, il numero di ospiti, ecc.
3 . Servizi di pianificazione degli eventi da fornire
Sii molto specifica in questa sezione, elencando tutti i servizi che fornirete per questo evento. Le voci di elenco con punti o sottotitoli sono molto efficaci in quanto è un modo semplice per il cliente vedere la gamma dei servizi inclusi. Elenca tutti i fornitori che utilizzerai e tutti i servizi facoltativi per una tassa aggiuntiva. È importante essere molto dettagliati in questa sezione in modo che il cliente abbia una chiara comprensione di ciò che è incluso e ciò che è aggiuntivo.
4. Esempi del tuo lavoro
Se hai pianificato un evento simile a quello che stai proponendo a questo cliente, allora questa è la tua occasione per mostrare quelle abilità. Includi fotografie, schizzi, ritagli di notizie o qualsiasi altra visualizzazione che aiuterà a dipingere un'immagine nella mente del cliente di ciò che puoi fare. Questo è un ottimo modo per commercializzare il tuo business di pianificazione degli eventi.
5. Costi proposti
Esprimere con attenzione tutti i costi associati alla pianificazione e all'esecuzione di questo evento.
La formattazione di questa sezione come una serie di passaggi guiderà il tuo cliente attraverso tutte le fasi dell'evento, aiutandole a visualizzare ogni aspetto mentre si dispiega.
essere specifici all'interno di una categoria generale di costi. Ad esempio, se hai un elemento pubblicitario per la ristorazione, esegui i singoli costi per il cibo indicando l'importo per persona, il numero di server richiesti e la tariffa oraria, le spese per i noleggi, le biancheria e così via.
Invece di preparare una proposta con un grosso prezzo in basso, scrivere una proposta dettagliata in modo che il tuo cliente possa comprendere i costi individuali.
Ciò è utile per due ragioni:
ostacola l'inevitabile "scossa adesiva" quando tutti gli elementi sono raggruppati e c'è un grosso prezzo in basso; e
- dà al tuo cliente la possibilità di decidere se il costo per l'ora del cocktail in più vale la spesa.
- 6. Prossime fasi
Nella parte inferiore della tua proposta di business dell'evento, includere tutti i dettagli relativi alla tempistica o ai passaggi successivi.
Se l'evento ha una data ferma, assicuratevi di indicare che un contratto firmato deve essere ricevuto da una determinata data per pianificare ed eseguire l'evento.
Specificare il deposito richiesto e la data entro la quale deve essere ricevuta.
7. Informazioni di contatto
Assicurati di includere le informazioni di contatto aziendali nella parte inferiore della proposta di business dell'evento.Elencare il tuo sito web, indirizzo e-mail, numeri di telefono, numeri di fax e indirizzo postale. Fai un biglietto da visita alla tua proposta per un facile riferimento.
Mantenere le linee di comunicazione aperte
Dopo aver inviato il client la tua proposta di business di pianificazione degli eventi, rivolgiti a loro per far loro sapere che la proposta è in corso. Dite loro di seguire in pochi giorni per vedere se hanno delle domande. Tenere aperte le linee di comunicazione. Essere pronti e fornire attenzione personale. È un indicatore del modo in cui fai affari e chiudi l'affare.
Una pianificazione delle spese di pianificazione degli eventi
È Difficile pianificare un budget degli eventi a meno che tu non abbia una buona idea di cosa le spese che dovrai sostenere. Ecco una struttura da utilizzare durante la creazione del tuo budget.
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