6 Modi per rendere i messaggi di posta elettronica aziendali ancora più professionale

Molti piccoli imprenditori si affidano all'e-mail come modalità primaria di comunicazione aziendale. Questo non è sorprendente; l'email è veloce e facile e fornisce un percorso cartaceo. Ma questo non significa che i tuoi messaggi di posta elettronica, soprattutto quando si tratta di comunicazione aziendale, devono essere rilassati. Infatti, la comunicazione e-mail scadente può costare i clienti pur danneggiando il tuo brand e la tua reputazione.

Invio di email aziendali professionali scende a creare abitudini che si concentrano su una comunicazione chiara, sintetica e appropriata.

1. Utilizza un indirizzo di posta elettronica aziendale

Quando sei un imprenditore che svolge attività per conto della tua azienda, assicuratevi di utilizzare un indirizzo email aziendale. Idealmente, significa che hai un indirizzo commerciale (cioè, il tuo nome @ yourbusiness.com) che utilizzi per tutta la comunicazione aziendale.

Se non è possibile, puoi creare un indirizzo email gratuito che include il tuo nome commerciale (ad esempio, [email protected]). Utilizzando un indirizzo di posta elettronica personale chiaramente non collegato al tuo business può peggiorare la tua professionalità e, in molti casi, non potrà essere presa sul serio.

2. Tenere i messaggi corti e dolci

Non c'è niente di sbagliato spiegare le cose in grande dettaglio; può fornire chiarezza e ridurre le incomprensioni. Ma quando un messaggio di posta elettronica inizia a sembrare un romanzo, puoi rapidamente perdere l'attenzione del destinatario e confondere il problema con informazioni irrilevanti. Per evitare questo, bastone con un soggetto per e-mail e quando hai bisogno di includere ulteriori informazioni, utilizza sottotitoli in grassetto in modo che i dettagli più importanti siano chiari.

3. Utilizza linee soggettive descrittive

Avete mai aperto un messaggio di posta elettronica in base al soggetto e finì completamente confuso e un po 'irritato quando si trattava di qualcosa di completamente diverso? Poiché stai già tenendo ogni posta elettronica che scrivi limitata a un soggetto per la punta di cui sopra, devi assicurarti che la tua riga di soggetto rifletta quell'argomento e nient'altro.

Questo non solo aiuterà il destinatario, ma aiuterà anche a facilitare la gestione della propria casella di posta elettronica.

4. Tono verso il basso

È facile far passare le cose quando si sta inviando un'email perché ti sembra di essere protetto dal tuo schermo del computer, ma alcune conversazioni possono essere facilmente frainteso nell'e-mail. Infatti, senza segnali di comunicazione verbale per temperare il messaggio che stai inviando, qualsiasi email può essere presa in modo sbagliato. Se stai inviando un messaggio che può essere discutibile, rileggerlo prima dell'invio e se ancora non sei sicuro, probabilmente è meglio prelevare il telefono.

5. Fai la tua firma e-mail Utile

Quotazioni, promozioni e newsletter Le iscrizioni in una firma di posta elettronica possono essere efficaci in alcune situazioni, ma questi elementi non dovrebbero mai trionfare con la firma del tuo indirizzo email per ciò che intende utilizzare - fornendo le tue informazioni di contatto.La tua email o risposta iniziale dovrebbe includere una firma e-mail con il tuo nome completo, società e URL al minimo. Un numero di telefono, il titolo e il ripristino dell'indirizzo di posta elettronica non pregiudica.

6. Controlla il tuo ortografico e il proofread

Controllo ortografico è facile. Fai un'impostazione predefinita nel tuo client di posta elettronica per controllare tutti i messaggi prima di inviarli.

L'email è più informale e c'è un po 'più favorevole con errori ortografici e grammaticali, ma sembra orribile inviare un messaggio ricco di errori. L'ultima cosa che vuoi è fare una brutta impressione perché stavi correndo per inviare un'email e saltato a controllare la tua ortografia e la grammatica.

L'email è un importante metodo di comunicazione in azienda, anche se non è la tua prima preferenza. Seguendo queste pratiche di posta elettronica aziendali, ti aiuterà a mantenere la tua comunicazione di posta elettronica professionale e produttiva e puoi confidare che l'impressione che stai facendo è una buona.