Imparare la funzione di un consiglio di progetto

Il tuo progetto ha un consiglio di progetto? Potresti anche chiamarlo un gruppo di guida o un comitato direttivo. Questo articolo illustra i ruoli e le responsabilità di questa importante funzione di governance.

Cominciamo a dire che il Board di Progetto è una parte importante della struttura organizzativa di ogni progetto. se non ne hai uno, dovresti parlare con il tuo manager per ottenere un set.

La Project Board è presieduta dallo sponsor del progetto e in genere includerà un certo numero di altri soggetti interessati e il responsabile del progetto.

Ci sono normalmente da tre a cinque persone al Board. Sono tutte le parti interessate del progetto e le persone che hanno la capacità di ottenere le cose fatte per il progetto.

Bottom line: è un gruppo di persone che si incontrano per aiutare a sovrintendere al progetto e ad andare avanti nella giusta direzione.

Le schede di progetto sono impostate all'inizio del ciclo di vita del progetto e operano in tutto il progetto fino a chiudere. Diamo un'occhiata ai 4 ruoli chiave di un consiglio di progetto.

1. Il consiglio di progetto fornisce la governance

In primo luogo, il consiglio di progetto fornisce una governance critica. Garantire che le politiche siano rispettate a livello aziendale e livello di portafoglio o di programma. Offrono la supervisione di ciò che il team di progetto sta eseguendo. Essi, insieme allo sponsor del progetto, sono responsabili della buona riuscita del progetto e questo ruolo di governo assicura che il team di progetto agisca in modi etici e entro i limiti accettabili per l'azienda.

Essi fanno questo interrogando il project manager e fornendo aiuto e supporto.

2. Il consiglio di progetto fornisce la direzione

Ci sono spesso decisioni da prendere su un progetto e alcune di esse non rientrano nel mandato del project manager. Quando il responsabile del progetto non è in grado di prendere la decisione, ed è qualcosa che dovrebbe essere discusso con più stakeholder che solo lo sponsor, andrà al consiglio del progetto.

Il loro ruolo è quello di mantenere il progetto in corso fornendo la direzione appropriata per la squadra. Contribuiscono a stabilire la visione all'inizio del progetto e mantenere il progetto in pista.

3. Il consiglio di progettazione fa decisioni

Il consiglio di progetto è principalmente un organo decisionale. Il loro ruolo è quello di prendere le decisioni che continuano a progredire il progetto sbloccando i problemi e aiutando il project manager a vedere un percorso chiaro per il completamento di successo.

Il responsabile del progetto metterà raccomandazioni al consiglio di progetto. Ciò potrebbe includere raccomandazioni per risolvere:

• Rischi, come piani di mitigazione per affrontare le potenziali sfide
• Problemi
• Problemi di risorse, come non avere i membri giusti della squadra disponibili
• Ritardi di programmazione
• Sovraccarico di budget.

Il consiglio di progetto non deve necessariamente agire sulla raccomandazione del project manager. Come gruppo, possono trovare altri suggerimenti per la strada da percorrere, e spesso lo fanno. Questo è spesso perché hanno un quadro più grande, una visione aziendale dell'ambiente del progetto rispetto a quello del project manager, per cui sono in grado di vedere percorsi alternativi e scegliere quello migliore al momento.

4. Il consiglio di progetto approva spesa

Infine, il consiglio di progetto approva il bilancio globale.

Ogni ordine di acquisto o l'elemento di bilancio viene normalmente gestito dal responsabile del progetto: non è necessario andare al consiglio del progetto per ottenere ogni fattura sottoscritta per il pagamento.

Tuttavia, a livello di progetto complessivamente, il Project Board ha un ruolo da svolgere per approvare innanzitutto come spendere i soldi (i piani di bilancio) e poi controllare la spesa in corso per assicurare che il progetto sia in pista.

Dovrai anche disegnare sul consiglio del progetto quando sembra necessario spendere fondi di riserva o riserve di gestione. Possono autorizzare sovraesamenti e aiutare i team di progetto ad accedere a fondi aggiuntivi ove ciò sia giustificato.

Nel complesso, il consiglio di progetto fornisce una funzione fondamentale di governo e di direzione per il team di progetto. La loro direzione e consulenza aiutano il responsabile del progetto a guidare il progetto nella giusta direzione e sono perfettamente in grado di entrare e aiutare se qualcosa inizia a sbagliarsi.