Come creare un sistema di gestione dei documenti

Gestione documenti è il processo di gestione dei documenti in modo tale che le informazioni possano essere create, condivise, organizzate e memorizzate in modo efficiente e appropriato. In quanto tale, imparare a creare un sistema di gestione dei documenti è fondamentale per le aziende.

Per molte aziende, l'obiettivo principale della gestione dei documenti è l'organizzazione e l'archiviazione dei documenti. Vogliono essere in grado di memorizzare documenti in modo organizzato e sicuro, che consente comunque la possibilità di trovare facilmente documenti.

In questo articolo verrà illustrato come creare un sistema di gestione dei documenti che esegue esattamente quello.

Se si digita "gestione dei documenti" in qualsiasi motore di ricerca, riceverai lunghi elenchi di soluzioni di gestione dei documenti, molte con software o applicazioni che pubblicizzano i vantaggi di avere un ufficio senza carta.

Il software di gestione dei documenti o le applicazioni, tuttavia, sono progettati per migliorare la gestione dei file elettronici aziendali. Il problema è che molte piccole imprese hanno a che fare con mix di vecchi dati su carta e file elettronici - e in alcuni casi la percentuale di dati cartacei è molto più grande.

Una soluzione al problema di avere un ambiente di dati misti sarebbe utilizzare un sistema di document imaging per convertire tutti i documenti della tua attività in forma elettronica. Ma questo è troppo costoso e richiede tempo per molte piccole imprese.

La buona notizia è che è possibile mettere in pratica le basi di un sistema di gestione dei documenti senza acquistare alcun software speciale o passare attraverso l'imaging di documenti all'ingrosso.

Il sistema non deve essere complesso; devi solo investire un po 'di tempo nella pianificazione e nell'attuazione.

Come creare un sistema di gestione dei documenti

L'impostazione di un sistema di gestione dei documenti prevede tre passaggi;

creazione di un piano di gestione dei documenti,

• implementazione del piano di gestione dei documenti,
• e successivo.
• Il primo passo, creando il piano, prevede di rispondere a queste quattro domande:

1. Quali sono le regole per la creazione di documenti?

fatture, lettere di promemoria di pagamento, brochure di vendita, e-mail, bilanci, fogli di calcolo, rapporti - Tutte le aziende creano una serie di documenti nel fare e tenere traccia delle attività. E per mantenere le cose organizzate, tutte le aziende devono stabilire norme sulla creazione di documenti.

Ad esempio, ci sono modelli in-house per alcuni dei documenti aziendali standard, come le lettere e le fatture, e dove si trovano?

C'è una guida in stile di casa che deve essere seguita?

Qualora i nuovi documenti siano datati e / o timbrati?

Quali procedure dovrebbero essere seguite per la condivisione o la revisione dei documenti?

Per alcune piccole imprese, l'unico punto sulla creazione di documenti che conta è dove si trovano i modelli per diversi documenti aziendali e come utilizzarli.Ma se la creazione di documenti all'interno del tuo business coinvolge diverse persone a collaborare, rivedere o aggiornare i documenti, dovrai passare del tempo a decidere come queste cose dovrebbero essere fatte per garantire l'efficienza e la coerenza.

2. Come possiamo archiviare i documenti?

Ci sono in realtà due aspetti a questa domanda.

La prima riguarda gli aspetti fisici dell'archiviazione. Anche se la tua piccola impresa sta archiviando documenti nei depositi di archiviazione, ci sono costi associati allo stoccaggio; non solo il costo degli armadi di archiviazione stessi, ma il costo del tempo quando voi e / oi vostri dipendenti file documenti o andare a recuperarli. Infatti, il maggior costo associato allo stoccaggio, per la maggior parte delle piccole imprese, è probabilmente il costo del tempo sprecato quando la gente sta cercando documenti.

Il secondo aspetto della memorizzazione dei documenti è organizzativo; come vengono archiviati i documenti? La chiave per il deposito dei documenti è seguire le buone pratiche di gestione dei file. Jill Chongva spiega come creare un sistema di archiviazione per un archiviazione veloce ed efficiente nel masterizzare il tuo sistema di archiviazione mentre 10 Suggerimenti per la gestione dei file spiega come mantenere i file sul sistema informatico organizzati e aggiornati.

Devi inoltre sapere come archiviare i documenti. Come gestire i file obsoleti o semplicemente pronti per essere spostati sul bruciatore posteriore nel sistema di gestione dei documenti?

All'inizio di ogni anno, per esempio, vado attraverso i vari file relativi al lavoro sul mio computer, eliminando quelli che non sono più attuali e creando nuove cartelle etichettate per anno e / o soggetto, spostando i file come necessario.

Lo stesso può essere fatto con i file di carta; non è difficile rimuovere documenti vecchi da una cartella di file e etichetta e creare un nuovo con "Vecchio" nel titolo. Alcuni software offrono opzioni di archiviazione automatica. Ad esempio, Microsoft Outlook consente di archiviare vecchie e-mail.

3. Come è possibile semplificare il recupero dei documenti?

Questa domanda è il cuore del tuo sistema di gestione dei documenti. In un sondaggio condotto da Leger Marketing per Xerox Canada, i proprietari e i gestori canadesi SMB hanno detto in media che costa $ 2, 152 all'anno per gestire e archiviare documenti e circa un'ora al giorno per cercare questi documenti (globeandmail. Com).

Ancora una volta, le buone pratiche di archiviazione possono andare molto a risolvere il problema. Esplorando gli articoli di Gestione dati su questo sito, ti verrà avviato. Se si esegue cose come seguire costantemente le convenzioni di denominazione dei file descritte in 10 modi per mantenere i file digitali organizzati, ad esempio, i documenti saranno molto più facili da trovare.

E se sei un solo proprietario che lavora solo o un imprenditore con i dipendenti, raccomando

la creazione di un elenco di posizioni di file , che ricorda agli utenti dove andare a determinati tipi di file e dove trovare documenti particolari. Se la tua attività è come la maggior parte, ricorda di includere se il file sarà nel tuo computer, un server interno nella nube o se in formato cartaceo viene depositato in una posizione fisica come un archivio di archiviazione.Per esempio, supponi che utilizzi immagini, video o anche foto di carta nella mia attività. Una voce nell'elenco delle posizioni di file potrebbe essere: Immagini digitali / video: computer (o server) - unità E: / foto - file nella cartella soggetto appropriata

Foto di carta: armadio di archiviazione 3 - Foto - alfa per argomento
Le unità di rete condivise o cloud devono essere etichettate in base ai contenuti come dovrebbero essere i cassetti di archiviazione.

4. Come possiamo rendere sicuri i nostri documenti?

La prima linea di difesa per la sicurezza dei documenti è quella di proteggere fisicamente i locali commerciali. Tutte le aziende devono disporre di sistemi di sicurezza, come i sistemi di allarme, anche le aziende basate su casa.

Le imprese possono anche avere bisogno o vogliono investire in altri dispositivi di sicurezza, come barra di finestra / griglie, telecamere di sicurezza e / o servizi di pattuglia. Puoi passare tutto il tempo che desideri creare password e crittografare i file nel tentativo di proteggere i tuoi file elettronici, ma non importa molto se qualcuno può solo vagare e rubare il computer e il disco rigido che accompagna.

Tutti i mobili devono essere bloccati e mantenuti bloccati dopo le ore lavorative (e bloccati all'ora di pranzo se nessuno affidabile sarà in prossimità).

Le procedure di sicurezza generali per i documenti elettronici prevedono il backup dei documenti regolarmente e il mantenimento dei backup di documenti da un punto diverso da quello in cui sono situati i documenti originali. Off-site è meglio proteggere i vostri dati aziendali eliminati da disastri naturali - un altro motivo per cui la nube è ideale per le imprese. Per ulteriori informazioni sull'impostazione e l'utilizzo di un sistema di backup efficace, vedere Come impostare un sistema di backup efficace.

Le piccole aziende con colleghi o dipendenti che condividono la stessa rete di computer potrebbero anche desiderare di limitare l'accesso di alcuni utenti in modo da poter utilizzare o vedere solo alcune delle risorse della rete. Ad esempio, si può avere una directory di condivisione di rete o di nomi denominata "Contabilità" che ha accesso limitato alla gestione solo Anche se un utente ha accesso a una risorsa, ad esempio un'applicazione, alcuni documenti possono essere protetti da password. Il contenuto dei documenti può anche essere crittografato, rendendoli accessibili solo a coloro che dispongono della chiave di crittografia richiesta.

Il furto dei dipendenti è un'altra minaccia per la sicurezza dei dati. Le piccole imprese con i dipendenti dovrebbero fare résumé verificare il fatto e ottenere controlli di background sui dipendenti una questione di politica.

Implementazione del sistema di gestione dei documenti

Una volta creato il piano di gestione dei documenti rispondendo alle domande precedenti, sei pronto per implementarlo, assicurandoti che tutto il tuo staff conosca i dettagli del sistema di gestione dei documenti aziendali seguendo le procedure appropriate durante la creazione, la memorizzazione e il recupero dei documenti.

Dovrai anche essere sicuro che tutti coloro che accedono e utilizzano documenti all'interno dell'organizzazione seguono, facendo cose come la nomina e la memorizzazione dei documenti in modo appropriato. Controllare regolarmente il punto per verificare se i file particolari possono essere facilmente individuati e proteggersi da errori di stampa.

È possibile impostare un sistema di gestione dei documenti in un giorno ma implementarlo costantemente nel tempo sarà la chiave del suo successo. Le ricompense sono enormi - essere in grado di trovare quello che vuoi trovare quando lo vuoi e la pace della mente.