Modi per ingannare i vostri stakeholder di progetto

Come project manager, parte del tuo lavoro è assicurarsi che i partecipanti - che è il tuo team di progetto e clienti chiave e fornitori - ottengono ciò che hanno bisogno dal progetto. I tuoi stakeholder dovrebbero essere i tuoi principali campioni. Dovrebbero supportarti, aiutandovi a raggiungere gli obiettivi del progetto e assicurandovi che tutti stiano avvicinando la stessa direzione.

Ma è facile infastidirli. E quando ciò accade, possono trasformarsi in persone che non vogliono più nulla a che fare con il tuo progetto.

Questo è un enorme rischio per un project manager perché hai bisogno del loro aiuto e supporto per avere successo. Senza il loro ingresso, potrebbe non essere in grado di consegnare il tuo progetto.

Ecco i modi per irritare i tuoi stakeholder del progetto e quello che dovresti fare.

Mancata comunicazione

La comunicazione dovrebbe essere circa l'80% di quello che fai come project manager. Quando non racconti alla tua squadra, ai fornitori o ai clienti cosa sta succedendo, allora si infastidiranno rapidamente. Peggio ancora, tendono a colmare le lacune con la spiegazione di ciò che sta succedendo, probabilmente non preciso e potrebbe danneggiare direttamente la reputazione del progetto.

Invece: Stabilire rapporti di progetto chiari. Incontrarsi individualmente e in gruppi e mantenerli informati ad ogni passo della strada. Mettere insieme un piano di comunicazione di progetto e svolgere un'analisi degli stakeholder in modo da poter lavorare chi ha bisogno di ascoltare cosa e quando hanno bisogno di sentirlo.

Utilizza questi 15 strumenti di comunicazione per aiutare a ottenere il tuo messaggio.

Non chiedere il loro parere

La comunicazione è una cosa, ma tende ad essere circa gli aggiornamenti di stato e il monitoraggio dei progetti. Bisogna fare di più per impegnarli nel progetto.

Questo può infastidire le persone quando sono l'esperto di una materia in un determinato settore e non chiedete il loro contributo su qualcosa che sia altamente qualificato per commentare.

I project manager possono cadere nella trappola di credere che hanno bisogno di fare tutto e di prendere tutte le decisioni stesse, ma questo non è affatto.

Esegui invece: Chiedete la loro opinione su come gestire le problematiche del progetto quando si presentano. Prendi le loro opinioni in considerazione. Non è necessario fare quello che suggeriscono, ma aiuta a costruire relazioni se si ascolta.

Puoi farlo attraverso riunioni di progetto e essere disponibile per ascoltare quando vengono con voi suggerimenti. Se è la tua squadra, assicuratevi di avere opportunità adeguate per mettere le loro opinioni in tutto.

Credere alle tue qualifiche ti darà superpotenze

Essere un PMP® non ti rende il miglior project manager del mondo (anche se potrebbe aiutare un piccolo pezzo). Il possesso di un certificato PRINCE2® Practitioner o un APMP o qualsiasi altra denominazione di gestione del progetto non ti farà oltre il rimprovero.

Parlando sempre di qualifiche e come i libri fanno le cose è un modo sicuro per infastidire i tuoi stakeholder. Non vogliono sentire i tuoi grandi punteggi nell'esame o come stai applicando la metodologia sul loro progetto. In realtà, tutto quello che vogliono è che il progetto va bene. Non hanno molto cura di come tu arrivi, la maggior parte del tempo.

Non presumere che, per esempio, perché si dispone di una qualifica e sa come fare la gestione del rischio, ad esempio, che non sarai catturato da un rischio di progetto.

Succede al meglio di noi! Quindi è meglio essere umili e dedicati, mettendo le tue abilità a buon uso in modo pratico, senza credere che ti fanno sopra i tuoi coetanei.

Fai invece: Le tue qualifiche dovrebbero tranquillamente darti la fiducia di fare il tuo lavoro al meglio della tua abilità, ma troverai che molte persone che lavorano come project manager hanno i certificati. Infatti, molte persone che lavorano in industrie specializzate dispongono di certificati e per molte aziende, credenziali nella tua area di competenza, sia che si tratti di architettura, gestione contabile o di progetto, sono semplicemente un fattore di igiene.

Non aspettatevi che i tuoi stakeholder siano impressionati e non parlano di loro tutto il tempo. Dimostrare le tue capacità attraverso il buon esito del progetto e mostrando come applicare le conoscenze che hai imparato in classe.

Cambiare la scadenza

Quando tutti si sono iscritti a progetti di pietre miliari e sanno cosa sta succedendo quando si può lavorare in modo armonioso come una squadra.

Quando cambiate le scadenze e non dite a nessuno, allora quando le persone cominciano ad essere irritate.

Leggi successivamente: Che cosa è un progetto milestone?

La modifica delle date ha un enorme impatto sul lavoro di altre persone. Possono aver prenotato periodi di vacanza attorno al loro lavoro critico sul progetto. Possono aver dovuto riempire le risorse in altre squadre perché qualcuno è necessario al progetto in un momento particolare. Se si cambiano le date senza comprendere tutto questo sfondo, è possibile mettere a rischio il progetto.

Fai invece: Il tuo sponsor del progetto capirà se non puoi colpire le pietre miliari concordate. Le cose cambiano. Ci sono nuovi elementi aggiunti nell'ambito del progetto o nelle cose estratte. Ma non è il tuo compito di accettare solo le modifiche alle scadenze.

Lavora con il tuo team di progetto per capire l'impatto della modifica. Proporre quindi una soluzione al tuo sponsor del progetto, spiegando la logica di cambiare le date. Assicurarsi che tutte le parti interessate siano consapevoli del cambiamento e del modo in cui potrebbe influire sul loro lavoro. Quindi, con l'accordo di tutti, fai la modifica e aggiorna la documentazione del progetto. Non dovresti mai modificare semplicemente le date senza lasciare innanzi tutto il resto della squadra.

perdere il loro tempo

Incontri! Tutti li amiamo, vero? Devono essere efficienti, ben gestite e un grande uso del tempo di tutti.

Ma questo non è sempre il caso. Molte volte le parti interessate si lamentano di aver sprecato il loro tempo nelle riunioni. Non c'è stato un ordine del giorno o la decisione che si aspettava di essere fatta non è stata fatta perché le persone sbagliate erano nella stanza.

Hai anche altre opportunità per perdere tempo - non sono solo riunioni. Non disturbare la loro casella di posta inserendole in una copia di email quando non hanno bisogno di essere.

Fai invece: Gli stakeholder sui progetti hanno altresì un altro lavoro da fare, quindi devono usare il loro tempo con saggezza. Assicurarsi che le riunioni dispongano di un ordine del giorno. Progettarli, invitate le persone giuste e assicurati di seguire ulteriormente.

Leggi successivamente: 6 modi per preparare un incontro di progetto.

Invia solo email alle persone interessate. Se hai bisogno di cc qualcuno, assicuratevi di capire perché è importante per loro essere consapevoli, e evitare la temuta 'rispondere tutto' per quanto è possibile.

Basta essere consapevoli del fatto che altre persone sono occupate e che il tuo progetto non sia la loro priorità principale per tutto il tempo (se è in qualsiasi momento).