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La disorganizzazione e la confusione sono irritanti, ma sono anche semplicemente male per le imprese. Pensateci come una formula se ti piace: il caos crescente è uguale a diminuire i profitti. La risposta? Buona gestione dell'ufficio. Ecco come è possibile utilizzare una buona gestione dell'ufficio per controllare il caos nella tua piccola impresa:
1. Stabilire le routine di gestione dell'ufficio e attaccarle.
Le attività di routine richiedono procedure di routine se si desidera rimanere organizzati e mantenere le cose in modo agevole.
Impostazione di routine per la gestione di documenti e sistemi di ufficio. Ad esempio, se possibile, ogni pezzo di carta che entra nel tuo ufficio dovrebbe essere gestito una volta, agito e depositato - non accatastato in una scrivania. Allo stesso modo, le comunicazioni digitali come le e-mail dovrebbero essere prioritarie e agite immediatamente se possibile o contrassegnate per un'azione futura.
I sistemi di Office, compresi desktop, laptop, file server, stampanti multifunzione e dispositivi mobili, avranno bisogno sia di amministrazione che di procedure di emergenza. Quando il sistema si blocca o un dispositivo collegato a computer non riesce, tutti nel tuo ufficio devono sapere chi chiamare e cosa non fare (come cercare di risolvere il problema). Scopri le 3 fasi per proteggere i dati aziendali critici.
2. Definire le responsabilità chiaramente delimitate.
La buona gestione dell'ufficio dipende dalle persone che sanno chi è responsabile di ciò - è la gente che è responsabile chi fa le cose fatte.
Cosa succederebbe, ad esempio, se l'acquisto per la tua piccola impresa è stato fatto da chiunque? Potresti trovare carta stampante quando ne avesse bisogno? Mettere una persona incaricata di ordinare tutte le attrezzature e le forniture risolve il problema e mantiene le cose in modo agevole. Invitare i dipendenti a inviare per posta elettronica alla persona designata le richieste di forniture o inviare una lista scritta a mano in un luogo cospicuo dove le persone possono aggiungere ciò di cui hanno bisogno.
È lo stesso con l'amministrazione di sistemi (computer). È necessario disporre di una persona responsabile della sicurezza dei sistemi informatici e di tenere traccia di cose come account, password e software. Utilizzando sistemi basati su cloud per applicazioni per ufficio, il software di contabilità e l'archiviazione dei dati sono una soluzione ideale per le piccole imprese, ma è necessario disporre di una persona attendibile per eseguire attività amministrative quali l'aggiunta / eliminazione di utenti, l'assegnazione di autorizzazioni, ecc. > 3. Mantenere i record e tenere aggiornati i record aziendali.
La tenuta dei record sembra la parte più semplice della buona gestione dell'ufficio fino a quando non si considera la necessità di mantenere tali registri accessibili e aggiornati. Ma la prima regola per essere un buon dirigente d'ufficio ti aiuterà ad ottenere una presa su questo; fare aggiornare i record di una routine di ufficio.Ad esempio, quando si ottiene un nuovo cliente o un cliente, è sufficiente un momento per inserirlo nel database dei contatti. Allora occorrerà ancora un altro momento per aggiornare il disco dopo averle parlato al telefono.
(Si noti anche che la maggior parte delle giurisdizioni hanno atti di privacy che regolano la gestione delle informazioni sui clienti.)
4. Fai una passeggiata nel tuo ufficio e prendi un posto.
Il tuo ufficio è un esempio di gestione spaziale o di cattiva gestione spaziale?
Quando si cammina attraverso l'ufficio, devi deviare intorno agli ostacoli o correre il rischio di sbattere qualcosa?
Quando si siede a una scrivania potresti effettivamente lavorare comodamente lì? Le cose sono logicamente disposte in modo che le cose che si utilizzano di più alla scrivania sono più a portata di mano?
Oggi ci sono un sacco di cose impegnate negli uffici, dalla stampante che si trova attraverso armadi di archiviazione. Per una buona gestione degli uffici, è necessario essere certi che tutte le cose in ufficio siano organizzate per la massima efficienza e la massima sicurezza. Le basi del design Small Office o Home Office forniscono suggerimenti per rispondere in modo sicuro alle necessità di alimentazione, illuminazione e ventilazione del tuo spazio d'ufficio.
5. Pianificare il lavoro noioso.
È troppo facile spegnere cose che non ti piace fare, e la maggior parte delle persone d'affari non godono di attività come il deposito, la spedizione e la ricezione o la contabilità - anche i gestori di ufficio.
Purtroppo, un ufficio, come una cucina, non funzionerà bene senza fare i lavori.
Se sei un imprenditore di piccole dimensioni che è in grado di non essere in grado di assegnare a qualcun altro ciò che si vede come un lavoro noioso o sgradevole, costringerti a raggiungerlo regolarmente programmando il tempo ogni settimana per esso. Prendi una mattina o un pomeriggio, per esempio, e spendi a fare chiamate fredde, restituendo richieste di posta elettronica non prioritarie, facendo pubblicità ai media sociali, recuperando la contabilità o aggiornando i record.
6. Delegare ed esternalizzare.
In un mondo perfetto, tutti avrebbero solo fatto quello che aveva tempo per fare e fare bene. Poiché il mondo non è perfetto, invece molte persone stanno facendo cose che non hanno il tempo o il talento per fare bene.
Il delegamento e l'outsourcing non solo possono migliorare la gestione dell'ufficio delle piccole imprese ma consentono di concentrarsi anche sui tuoi talenti, migliorando così la tua linea di fondo. Un assistente part-time o virtuale può essere in grado di gestire molte delle attività di ufficio o amministrative. Per ulteriori informazioni sulla delegazione, vedere Decidere di delegare.
7. Rendere una pianificazione aziendale una priorità.
Molti piccoli imprenditori trascorrono le loro giornate agendo e reagendo - e poi chiedo perché sembrano spinning le loro ruote. La pianificazione aziendale è una componente importante della buona gestione dell'ufficio e deve essere parte della vostra normale routine di gestione degli uffici.
I piccoli imprenditori di successo trascorrono ogni settimana la loro attività in materia di pianificazione aziendale e molti usano le sessioni di pianificazione quotidiana di business come strumento per l'impostazione e la crescita degli obiettivi.
Questa guida per la pianificazione aziendale è un ottimo esempio per ottenere i tuoi progetti di pianificazione aziendale in corso; definisce un quadro di pianificazione aziendale per la tua piccola impresa e fornisce risorse su tutto, dalla scrittura di una dichiarazione di visione attraverso le regole per l'impostazione degli obiettivi aziendali.
Se hai personale, coinvolti nella pianificazione aziendale, sia formalmente che informalmente.
Amate la differenza
Non lasciare che il caos interferisca con il fare business. Una volta che si avvia l'applicazione di questi sette principi di buona gestione dell'ufficio, sarete stupiti della differenza che la buona gestione dell'ufficio fa - e quanto più attività che fai.
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