Imparare a ridurre le spese di riparazione e manutenzione

Proprietari privati, imprese di qualsiasi dimensione e proprietari di beni immobili possono dedurre le spese per la riparazione e la manutenzione delle loro proprietà e attrezzature. L'IRS ha emanato nuove normative che hanno avuto effetto nel 2014. Queste nuove norme hanno rafforzato le norme per la detrazione delle spese di riparazione e manutenzione.

Se una particolare riparazione rende l'apparecchiatura migliore, ripristina la proprietà alla sua condizione normale o adatta la proprietà ad un uso diverso o diverso, allora la spesa viene capitalizzata e deprezzata per diversi anni.

Le spese di riparazione e manutenzione che non rientrano nelle categorie di miglioramenti, restauri o adattamenti possono essere dedotti integralmente nell'anno in cui è stata pagata la spesa.

The Basics

"Se si ripara le cose, si può detrarre", dice Steve Nelson, un contabile pubblico certificato che ha scritto ampiamente sulla deduzione delle riparazioni sul blog Evergreen Small Business e ha scritto un e-book aggiornato Preparazione del modulo 3115 per il nuovo regolamento delle proprietà tangibili .

"Se quello che fai è un miglioramento, un restauro o un adattamento", dice Nelson, "le nuove regole dicono che ti faremo capitalizzare e deprezzarlo a meno che non sia una somma tale che sia piccole patate. "

Riparazioni e manutenzione ordinarie che possono essere dedotte subito

" In generale, è possibile dedurre gli importi versati per riparazioni e manutenzioni a beni materiali se gli importi versati non sono altrimenti necessari per essere capitalizzati ". (IRS, gov, pubblicazione 535, Business Expenses, capitolo 7, sezione sui costi di riparazione e manutenzione.)

Definendo ciò che possiamo detrarre in termini di ciò che non è necessario per capitalizzare, questo ci obbliga a fare la domanda: questa spesa deve essere capitalizzata? Se no, allora possiamo detrarre.

In un'altra sezione della pubblicazione 535, l'IRS chiarisce la distinzione tra manutenzione e riparazione:

"Riparazioni".

Il costo della riparazione o miglioramento della proprietà utilizzata nel vostro commercio o in attività è una spesa deducibile o capitale. La manutenzione ordinaria che mantiene la tua proprietà in condizioni normali di esercizio efficace, ma che non aumenta sostanzialmente il valore o prolunga sostanzialmente la vita utile dell'immobile, è deducibile nell'esercizio in cui è sostenuto. Altrimenti il ​​costo deve essere capitalizzato e ammortizzato ". (IRS, pubblicazione 535, Business Expenses, capitolo 11, sezione sulle riparazioni.) Notare che qui l'IRS definisce ciò che intendono per la manutenzione ordinaria. La manutenzione ordinaria, dice l'IRS, "mantiene la tua proprietà in una normale condizione operativa efficiente". Un esempio potrebbe cambiare l'olio su un'auto. Cambiare l'olio mantiene l'automobile in funzione normalmente ed efficacemente, ma non prolunga sostanzialmente la vita utile dell'auto.Sostituire la trasmissione o il motore, tuttavia, prolungerebbe sostanzialmente la vita utile della vettura, e quindi questo sarebbe più simile a una riparazione che deve essere capitalizzata.

Migliorare le riparazioni e la manutenzione: il test "BRA"

I costi di riparazione e manutenzione che rendono una proprietà

migliore o ripristina lo stato di lavoro o la proprietà ad un nuovo utilizzo deve essere capitalizzata e deprezzata per diversi anni. Questo può essere facilmente ricordato se si usa il test BRA, un mnemonico coniato da Tony Nitti. B

i lavori sono riparazioni che fanno qualcosa di meglio di quanto prima. In particolare, le riparazioni rientrano nella categoria dei miglioramenti se: Correggere un difetto esistente prima di aver acquistato la proprietà

• Correggere un difetto accaduto durante la proprietà
• Ingrandire o espandere la proprietà in modo che ha più capacità, o
• Si prevede di aumentare la qualità, la forza, l'efficienza o la produttività della proprietà
• Per ulteriori dettagli, vedere la sezione Miglioramento? sezione del Regolamento Finale Proprietà Tangibili Q & A.

Restauri, come ci si aspetterebbe, sono riparazioni che ripristino qualcosa alla sua condizione normale. Fissare un tetto o sostituire completamente il tetto sono due esempi di restauri. In particolare, le riparazioni rientrano nella categoria dei restauri se sono riparazioni che:

ripristinare la proprietà deteriorata alla "condizione operativa normalmente efficiente"; o

• Sostituire un componente principale o una parte strutturale sostanziale di un pezzo di proprietà; o
• Ricostruire la proprietà come nuova condizione; o
• Risultato in una perdita deducibile, vendita o scambio, o trattamento di perdita di sinistro per la proprietà o componente della proprietà.
• Per ulteriori dettagli, vedere la sezione Cosa sono gli importi per ripristinare un'unità di proprietà? sezione del Regolamento Finale Proprietà Tangibili Q & A.

A

sono le riparazioni che modificano la modalità di utilizzo della proprietà o dell'apparecchiatura. Ad esempio, supponiamo che un proprietario dell'edificio possa trasformare una fabbrica in uno showroom. Come l'edificio viene utilizzato cambia dalla produzione alla vendita al dettaglio. Dal momento che il contribuente ha cambiato come usa la proprietà, tutte le riparazioni relative all'adattamento della proprietà vengono capitalizzate.

In particolare, l'IRS dice che una spesa di adattamento è "Un importo viene pagato per adattare un'unità di proprietà ad un nuovo o diverso uso se l'adattamento non è coerente con l'uso ordinario dell'unità di proprietà al momento in cui si è originariamente collocato è in servizio "(da quello che adatta l'unità di proprietà a una nuova o diversa utilità sezione del Regolamento Finale Proprietà Tangibili Q & A).

Scorciatoie: le tre regole Safe Harbor

La regola generale è che le spese di riparazione e manutenzione devono essere capitalizzate e ammortizzate. Esistono eccezioni a questa regola generale. Di fatto, ci sono tre eccezioni, che l'IRS chiama sicuri porti. Ma anche con un porto sicuro non si può solo cancellare la spesa. L'IRS si aspetta che i contribuenti fanno una scelta formale (chiamata "elezione") collegando una dichiarazione elettorale ai loro dichiarazione dei redditi.

$ 2, 500 Elezione Safe Harbor per i piccoli contribuenti.

Una persona o un'impresa può immediatamente detrarre spese di riparazione e manutenzione se il costo è

2 500 (o meno) per articolo o per fattura . Un'impresa con una "dichiarazione finanziaria applicabile", tuttavia, dispone di un importo sicuro di $ 5 000. Questo limite di $ 2, 500 entra in vigore per l'anno fiscale 2016. Per gli anni fiscali 2014 e 2015, il limite era di $ 500.

Vedere Avviso 2015-82, Aumento del limite del limite minimo di sicurezza per i contribuenti senza una dichiarazione finanziaria applicabile (pdf), sul sito web IRS per i dettagli relativi a questa modifica. Per maggiori dettagli su questa disposizione, vedere la sezione di elezione di porto sicuro della de minimis del Q & A sul sito web IRS. Safe Harbor per i piccoli contribuenti

Le riparazioni possono essere detratte immediatamente se l'importo

totale pagato per riparazioni e manutenzione sulla proprietà è inferiore o uguale a 10.000 o 2% la base non adeguata della proprietà, qualunque sia inferiore a . E il porto sicuro è disponibile solo per le imprese con ricavi inferiori a 10 milioni di dollari e la proprietà che viene riparata ha una base non adeguata di meno di 1 milione di dollari. Per ulteriori dettagli su questa disposizione, consulta la sezione Elettronica per i piccoli contribuenti del Q & A sul sito web IRS. Safe Harbor per la manutenzione ordinaria

Se le riparazioni consistono in una manutenzione ordinaria, le spese di riparazione possono essere detratte immediatamente. Questi sono i tipi di riparazioni che si verificano regolarmente.

L'IRS ha spiegato questo in alcuni dettagli. Perché la manutenzione ordinaria sia immediatamente deducibile, l'IRS vuole che la spesa soddisfi

tutti e quattro i dei seguenti criteri: Le riparazioni sono attività regolarmente ricorrenti del tipo che si prevede di eseguire;

1. Le riparazioni risultano dall'usura di essere utilizzate in un commercio o in un'attività commerciale;
2. Le riparazioni sono necessarie per mantenere inalterata la proprietà in condizioni normali;
3. E si prevede che le riparazioni dovrebbero essere eseguite:
4. più di una volta durante un periodo di 10 anni (per edifici e strutture collegate agli edifici), o
   • più di una volta durante la classe di proprietà vita (per proprietà diverse dagli edifici).
   • (La vita di classe si riferisce al numero di anni in cui l'IRS ci aspetta di deprezzare la proprietà. Questo è descritto in

Pubblicazione 946, Come deprezzare la proprietà , in particolare la sezione della classe di proprietà del capitolo 4 e dell'appendice B.) - dalla sezione Safe Harbor per la manutenzione ordinaria del Q & A sul sito Web IRS. Una parola di cautela: il porto sicuro di manutenzione ordinaria non si applica alle spese che rientrano nella categoria dei miglioramenti. Disposizioni parziali

Supponiamo che un locatore sostituisca un tetto su una proprietà in affitto. Pensiamo a questa situazione. Quando la proprietà è stata posta in servizio come noleggio, il costo della proprietà è stato suddiviso in due: terra e edificio. La terra è un bene non deprezzante. Il costo dell'edificio è stato capitalizzato e ammortizzato per un periodo di anni (27.5 anni per immobili residenziali o 39 anni per immobili commerciali). Così il costo del vecchio tetto è incluso nel costo dell'edificio e viene deprezzato nel tempo.

Ora il padrone di casa ha sostituito il tetto. Questo tipo di restauro deve essere capitalizzato e ammortizzato (oltre 27. 5 anni o 39 anni, se applicabile). Così ora il padrone di casa ha due asset devastati: l'edificio originale e il nuovo tetto. Ma il vecchio tetto è incluso nell'edificio. Così, in un certo senso, il padrone di casa deprezza un bene (il vecchio tetto) che non esiste più. In questo scenario, l'IRS consente al locatore di fare una disposizione parziale. In sostanza, il padrone di casa può cancellare il costo del vecchio tetto (eliminando così quella parte del costo dal piano di ammortamento dell'edificio).

Qual è il vantaggio? Questo ottiene una deduzione immediata per il vecchio tetto, che offsets il lato negativo di dover ammassare il nuovo tetto per diversi anni. E questo rimuove il vecchio tetto (il suo costo storico e il suo accumulo di ammortamento) del bilancio del contribuente. Un bonus aggiunto: "Non c'è recupero di ammortamento perché non c'era vendita o scambio", dice Phil Zaman, un direttore dell'Ufficio Nazionale delle Imposte CBIZ. Così le disposizioni parziali comportano un minore ammortamento accumulato per recuperare se la proprietà viene mai venduta in futuro.

Cosa hai bisogno di guardare

Per determinare correttamente ciò che può essere detratto e cosa deve essere capitalizzato, esaminiamo quale sia la spesa, quanto costa e come la spesa si riferisce alla proprietà da riparare o mantenuto.

"Dobbiamo stare attenti a non scrivere solo roba", dice Nelson, "Queste regolazioni tangibili di proprietà hanno detto, dobbiamo veramente considerare queste spese". Allora come facciamo veramente a guardare queste spese? Per ogni spesa di riparazione o manutenzione:

Rivedere la fattura per la spesa

1. Qual è la spesa? Applicare il test BRA: è la spesa un miglioramento, un restauro o un adattamento?
2. Quanto costa la spesa?
3. Ogni elemento della fattura è pari o inferiore a 2 500? La fattura totale è uguale o inferiore a 2 500? In caso affermativo, si consiglia di utilizzare il porto sicuro
4. de minimis . L'importo è uguale o inferiore a $ 10.000? Uguale o inferiore al 2% della base non adeguata della proprietà da riparare? Se è così, consideri di utilizzare le elezioni di porto sicuro per i piccoli contribuenti.
5. Qual è la natura della riparazione? La riparazione è una parte attesa e necessaria per mantenere la proprietà in condizioni di funzionamento ordinariamente efficienti? In caso affermativo, si consiglia di utilizzare il porto sicuro per la manutenzione ordinaria.
6. Consideriamo se si può annullare una "disposizione parziale".
7. Capitalizzare le spese se necessario e impostare un piano di ammortamento per la cancellazione delle spese di riparazione.
8. Risorse per scavare più in profondità le riparazioni e le manutenzioni di manutenzione:

Uno sguardo in profondità: l'IRS finalizza i regolamenti sulle disposizioni di proprietà depreciabili materiali (pubblicazione fiscale di Parker, 8 settembre 2014).

• Avviso 2015-82 (IRS, gov, pdf), che ha cambiato il porto sicuro
• de minimis da $ 500 a $ 2, 500; riepilogata in IR-2015-133: per le piccole imprese: l'IRS aumenta la soglia di espansione delle proprietà tangibili a $ 2, 500; Semplifica la registrazione e la registrazione (IRS, gov, 24 novembre 2015). Regolamento delle proprietà tangibili - Domande frequenti (IRS, gov, 13 marzo 2015).
• Decisione del Tesoro 9636: Orientamento per la deduzione e la capitalizzazione delle spese relative alla proprietà tangibile (IRS, gov, data di inizio 19 settembre 2013).
• Procedura delle entrate 2015-20 (IRS, gov, pdf); riassunto in IR-2015-29: IRS rende più facile per le piccole imprese applicare i regolamenti di riparazione a 2014 e futuri anni (IRS, gov, 13 febbraio 2015).
• Regolamento delle Proprietà Tangibili - Regolamento delle Istruzioni e delle Risorse (AICPA. Org)
• Applicazione del nuovo Regolamento delle Proprietà Tangibili (
• Journal of Accountancy , 31 gennaio 2014). Manutenzione di routine Safe Harbor In base ai nuovi regolamenti di riparazione IRS (Nolo. Com)
• Small Safepayer Safe Harbor per le riparazioni e manutenzione (Nolo. Com)