Come scrivere una proposta di pianificazione eventi Evento

Conoscere come scrivere una proposta di servizio di pianificazione degli eventi è una parte importante del funzionamento di un'attività di pianificazione degli eventi di successo. Qualsiasi attività che vende un servizio dovrà preparare una sorta di proposta di business nel presentare la propria azienda e servizi a un potenziale cliente. Ma i servizi di pianificazione degli eventi sono unici e la proposta creata dovrebbe riflettere i servizi personalizzati forniti.

Ecco alcuni suggerimenti da seguire per scrivere un'efficace proposta di pianificazione degli eventi.

Che cos'è una proposta di pianificazione eventi?

Una proposta di servizio di pianificazione eventi è una proposta completa che descrive l'evento e i servizi da te forniti. Questa proposta è la tua occasione per vendere il tuo business, competenze, idee e visione dell'evento a un futuro cliente. È anche progettato per presentarvi come la persona migliore per eseguire l'evento, uno che il cliente può fidarsi. Le proposte dovrebbero essere ben scritte, studiate in modo approfondito e forniscono i dettagli necessari in modo che il cliente possa immaginare ciò che avete in mente.

Non prendete il collegamento

I modelli sono abbondanti per tutti i tipi di documenti aziendali, dalle proposte di servizio e dalle fatture, ai record contabili e ai rapporti sulle spese. L'utilizzo di questi modelli può certamente aiutare a elaborare una proposta in modo rapido ed efficiente. Ma resistere alla tentazione di scaricare un modello generico, riempire gli spazi vuoti e inviarlo come rappresentazione dei servizi aziendali e di pianificazione degli eventi.

La tua proposta di evento è un riflesso di voi, della tua attività di pianificazione degli eventi e dei servizi forniti. Poiché la pianificazione di un evento richiede la personalizzazione di tale evento in base alle esigenze e ai budget del tuo cliente, la tua proposta dovrebbe riflettere un evento personale e unico. È possibile utilizzare un modello come guida generale per iniziare a scrivere la proposta di evento, ma personalizzarlo e includere i singoli servizi forniti per ciascun cliente.

Il primo passo: l'incontro

Il primo passo è quello di incontrare il tuo potenziale cliente per discutere di ciò che hanno in mente per questo evento, quale sia lo scopo, il numero di ospiti e quello che sperano di realizzare. Oltre alla data, all'ora e alla posizione desiderata, prendere atto di tutte le idee relative a tema, ristorazione, estetica generale, colori o ambiente discussi durante questo incontro.

Per iniziare alla proposta dell'evento

Quindi hai avuto una riunione iniziale con il tuo cliente e hai un'idea di ciò che hanno in mente per il loro evento. E hai scaricato alcuni modelli generali per iniziare a scrivere la proposta. Ora si può guardare uno schermo bianco del computer chiedendo cosa includere nella tua proposta di pianificazione degli eventi.

Ogni proposta deve essere scritta con il cliente in mente.Ma non semplicemente riaffermare tutte le idee che hanno condiviso con te durante la tua riunione e semplicemente affrontare un prezzo per i tuoi servizi per fornire esattamente quello che hanno appena descritto. La pianificazione degli eventi è un servizio di servizio ed è quel servizio, il tocco personale e l'approccio creativo che rende un evento non solo successo ma memorabile. E gli eventi memorabili possono andare molto a generare nuovi clienti per la tua attività.

Così preparate la tua proposta in un tono e nello stile che riflette te e la tua attività.

Presentate l'idea dell'evento in modo tale che sia chiaro al tuo cliente che stai incorporando i propri pensieri, speranze e preoccupazioni nel tuo approccio a questo evento. La comprensione dei bisogni del tuo cliente è molto importante e trasmetterla nella tua proposta può fare la differenza tra di loro assumendo voi o qualcun altro.

Cosa includere in una proposta di pianificazione eventi

Introduzione

Inizia con una breve introduzione di voi e la tua attività di pianificazione degli eventi. Includi specifici come quanto tempo sei in attività e il tuo background professionale.

Descrizione evento

Questa sezione successiva è un riepilogo dell'evento reale. Questo dovrebbe includere i dettagli forniti durante la riunione, come l'obiettivo dell'evento, il tempo complessivo, il numero di ospiti e le possibili sedi.

Servizi forniti

Questa sezione è particolarmente importante.

Il cliente dovrà sapere specificamente quali servizi verranno forniti per questo evento. Una lista di controllo con i puntini è un ottimo modo per mostrare i diversi servizi inclusi. Questo funziona bene per funzioni più piccole, come docce da sposa o cene celebrativo ed è facile per il cliente vedere cosa farai e tutti i fornitori che userete. Per eventi più grandi che dispongono di più funzioni, ad esempio un'ora cocktail o un pranzo, è possibile creare delle sezioni per ogni aspetto dell'evento e quindi elencare i servizi forniti in ciascuna sezione.

Mostra il tuo lavoro

Se in passato avete pianificato eventi simili, includi le foto di questi eventi per mostrare il tuo lavoro. Queste immagini possono letteralmente aiutare il cliente a vedere cosa si può fare.

Il denaro, il denaro, il denaro

Mentre il cliente può leggere la tua proposta prendendo tutti i dettagli e le immagini dell'evento che immagina, questa mentalità solitamente sposta gli ingranaggi quando si tratta della sezione che parla di soldi. Spesso, è una fermata improvvisa. Per cercare di evitare questo, non cambiare improvvisamente la lingua o il tono della tua proposta a tutte le attività ei fatti. Titoli questo capitolo "Costi proposti" e continuate a guidare il cliente attraverso gli aspetti di questo evento, avendo cura di articolare attentamente i costi. Aiuta il tuo cliente a vedere la tua proposta come una serie di passaggi, ognuno con diversi servizi e costi correlati.

Fornire un riepilogo dettagliato che elenca il prezzo per ciascun elemento e il suo scopo. Ad esempio, se state affittando biancheria da tavola, elenca questo come costo separato. Se si sta assumendo server, elencare il numero di server, costo per ora e costo totale per la durata dell'evento.Utilizza questo metodo per ogni elemento pubblicitario, descrivendolo ognuno in modo che il cliente possa continuare a prevedere l'evento e comprendere il relativo costo.

Solo dopo che queste sezioni sono specificate con i loro costi, li metti in fondo alla tua proposta per elencare un costo totale dell'evento. Se offri gli sconti per la prenotazione anticipata, elencali sotto questo numero finale.

Chiusura

L'ultimo pezzo della tua proposta è un ringraziamento per la loro considerazione. Fornire informazioni di contatto incluso il sito web, l'indirizzo e-mail e il numero di telefono in modo che i potenziali clienti possano contattarvi con qualsiasi domanda o, meglio ancora, per assumere il lavoro.