Come organizzare il tuo sistema di archiviazione

Prendersi il tempo di organizzare il tuo sistema di archiviazione è fondamentale. Mentre tutti amano avere un ufficio senza carta, la realtà è che molte piccole imprese hanno ancora la necessità di memorizzare documenti cartacei come fatture, ricevute, ecc. E poter recuperarle facilmente quando richiesto.

La documentazione corretta è particolarmente importante; un sistema di archiviazione inesistente o disordinato può aggiungere giorni di impegno extra all'imposta sul reddito, poiché non si desidera perdere le detrazioni fiscali a causa delle ricevute mancanti.

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E se la tua attività è sempre soggetta a un controllo e non sei in grado di produrre i documenti necessari a sostegno delle tue spese, le tue richieste verosimilmente saranno rifiutate e il tuo reddito viene riesaminato.

In qualità di gestore di piccole imprese, è necessario essere in grado di operare rapidamente e facilmente alla scrivania. Anche se la creazione di un sistema di archiviazione di file è difficile, è un compito relativamente facile che può essere reso più facile da alcuni suggerimenti e trucchi di archiviazione.

Come organizzare il tuo sistema di archiviazione

(1) Sedetevi alla scrivania per qualche minuto e capisci dove cercare istintivamente le cose.

Ho un cassetto a destra della mia postazione di lavoro. Quando ho creato il mio sistema di archiviazione, non ho avuto niente. Quando cercherei penne, fermacarte o cucitrice, era il primo posto che avrei cercato, anche se sapevo che era vuoto. Così naturalmente ho messo le penne, i graffette e la cucitrice in quel cassetto. Per me, era la casa naturale per quegli oggetti.

Tutti si avvicineranno in modo diverso e ciò che funziona per una persona non può lavorare per un altro. Prendetevi alcuni minuti per sedersi al tuo spazio di lavoro principale e raggiungere l'attrezzatura, le forniture ei file. Questo ti aiuterà a stabilire il luogo ideale per la presentazione di tali elementi per te personalmente.

(2) Ora che sapete dove cercare naturalmente le informazioni, è necessario determinare se un sistema di archiviazione alfabetico, numerico o soggetto funzionerà meglio per te.

Come organizzerai i tuoi documenti in categorie di file (ad esempio spese, finanziamenti, marketing)?

Come si trovano i documenti legati alle spese commerciali, come le dichiarazioni bancarie, le bollette, le ricevute di spesa per ufficio, i registri di chilometraggio dei veicoli, ecc? Che cosa circa le informazioni sui clienti - cerchi le cose secondo il nome del cliente? Con numero di riferimento? Questo è un passo fondamentale, in quanto determinerà come disporre il tuo sistema di archiviazione. Una volta stabilito quali categorie utilizzate, decidete se dovete andare oltre e creare sottocategorie. Fai questo prima di comprate qualcosa per il tuo sistema di archiviazione.

(3) Successivamente, determinare approssimativamente le tue esigenze di storage.

Avete un numero elevato di file accessibili su base giornaliera?Accesso ai tuoi file solo settimanalmente? Le risposte determineranno se avete bisogno di un supporto per file desktop, un armadio di archiviazione a due cassetti vicino alla scrivania o un armadio laterale di quattro cassetti in tutta la stanza.

Scegli con cura. Consenti la crescita quando si guardano gli archivi di archiviazione - acquistare qualcosa per ospitare due volte i file che pensi di avere adesso. Ciò limiterà il numero di volte che dovrai ricorrere e riorganizzare il tuo sistema di archiviazione.

(4) Investire in un buon sistema di etichettatura per una chiarezza e un facile accesso.

Essere in grado di leggere le etichette dei file sembra ovvio, ma la chiarezza nell'etichettatura ti consente di risparmiare più tempo di archiviazione di quanto non si possa immaginare.

La maggior parte delle aziende che fanno etichette forniscono modelli che si integrano con il più diffuso software di elaborazione testi. Si consiglia di considerare uno dei piccoli sistemi di creazione di etichette che possono ora anche stampare singole etichette postali. Gli oggetti che eseguono doppio dovere sono di solito un investimento saggio.

(5) Ora siete pronti per l'acquisto di cartelle di file.

L'investimento migliore è quello di acquistare cartelle di appendiabiti colorati (assicurarsi che le schede di etichetta di plastica siano incluse) e le cartelle di file manila semplici. Le cartelle appendenti colorate sono le migliori per due ragioni:

1. sono facilmente disponibili
2. rendono più facile riconoscere le categorie

Ad esempio, se inserisci tutti i file client in cartelle appendenti gialle, le informazioni finanziarie nelle cartelle blu e tutto ciò che riguarda il marketing in cartelle rosse, puoi facilmente vedere approssimativamente dove si dovrebbe cercare un file particolare.

Simple Is Best

Il principio KISS si applica alla creazione di un sistema di archiviazione facile da usare e facile da coltivare. Tenerla innamorata semplice! Le categorie di argomenti più ampi consentiranno di aggiungere facilmente nuovi file durante la crescita e eliminerà la necessità di aggiornare o riorganizzare regolarmente il sistema di archiviazione.

Tenendolo semplice semplificherà inoltre l'integrazione dei file cartacei e digitali come parte del sistema di gestione dei documenti.

Vai senza carta dove possibile

Se stai cercando di rendere verde il tuo business e fare il passaggio a un "ufficio senza carta" puoi scandire le ricevute di spesa e memorizzarle con le altre informazioni di contabilità digitale. Alcune delle nuove applicazioni software di contabilità basate su Clouds facilitano questo utilizzo di applicazioni per dispositivi mobili che consentono di eseguire un snap di telefonia mobile di una ricevuta di spesa e registrarla in volo (vedere il miglior software di contabilità per le piccole imprese canadesi).

Tenete presente che le copie di carta o le immagini digitali delle ricevute di spesa sono in genere accettate dall'Agenzia di Revenue di Canada (CRA) a condizione che siano chiaramente leggibili. In caso contrario, la CRA può richiedere di visualizzare i documenti cartacei originali durante una verifica o una richiesta di routine per la documentazione, in modo che gli originali debbano sempre essere conservati per il tempo prescritto. (Vedi Per quanto tempo devo mantenere i miei record commerciali? Per ulteriori informazioni.)