Come negoziare i migliori contratti pianificatori di eventi

Quattro parole dovrebbero avere il proprio posto nel manuale di pianificazione degli eventi: Ottenga per iscritto . La maggior parte di noi ha sentito la frase usata in una sola volta o in un'altra. Con buona ragione. Le promesse fatte durante il corso della conversazione possono facilmente diventare una memoria lontana o totalmente dimenticate. Ottenere i termini concordati per iscritto serve a proteggere entrambe le parti coinvolte ed è una necessità nel business. Sapere come negoziare i migliori contratti di pianificatore di eventi è un passo importante sulla strada del successo.

Specificare quali servizi fornirete

Potresti pensare che, come pianificatore di eventi, è abbastanza evidente quali servizi fornirete. Ancora più motivo per descriverli in grande dettaglio. I pianificatori di eventi offrono una vasta gamma di servizi; l'obiettivo qui è quello di stabilire che cosa si fornirà per evitare qualsiasi confusione in seguito. Se si tratta di una selezione di menu, di arrangiamenti floreali o di scegliere la sede, indicare chiaramente gli elementi che sono la tua responsabilità. Una volta firmato, le tue responsabilità saranno limitate agli elementi specifici inclusi nel contratto di pianificatore eventi.

Leggere tra le righe

Durante la revisione dei contratti di evento, prestare attenzione ai dettagli. Leggere attentamente ogni linea. E poi leggere tra le righe . Essere alla ricerca di qualsiasi lingua che è vaga; gli oggetti che sono indirizzati in generale saranno soggetti all'interpretazione e che possono causare danni a voi e alla tua attività di pianificazione degli eventi.

Guarda per eventuali spese o clausole nascoste che indicano che ci possono essere sovrapprezzi aggiuntivi. Chiarire tali add-on o negoziare per eliminarli completamente dal contratto di evento.

Domanda, Domanda, Domanda

Quando stai trattando i contratti di evento, interroga ogni addebito. Se un hotel o un venditore dispongono di un elemento elencato nel contratto di evento, dovrebbero essere in grado di spiegare la sua presenza e giustificare il costo associato.

A volte la semplice richiesta di chiarimenti può comportare la cancellazione della tassa.

Non essere intimidito. Come giovani, ci viene insegnato che l'unica cosa sciocca è la domanda che non viene posta. Quando negoziate, chiedete via. Se qualcosa in un contratto non è chiaro a te, chiedete. Se nota che un elemento pubblicitario è stato omesso, chiedete. Meglio chiedere ora che pagare il prezzo per più tardi.

Non accettare ciò che non vuoi; Chiedere quello che vuoi invece

Se le chiamate locali gratuite non sono importanti per i tuoi ospiti a causa della disponibilità di telefoni cellulari, non accettarla come un'attenzione inclusa. Invece, chieda all'albergo di scambiare questo elemento pubblicitario per qualcosa che è importante per i tuoi ospiti. Tariffe o sconti inferiori possono essere molto più preziosi per te fai un elenco di quei "freebies" che non si desidera e invece negoziano per qualcosa di meglio che si desidera.Servizi che sono tipicamente disponibili includono trasferimenti aeroportuali, pattini benessere gratuiti, upgrade di camere, servizio Internet, spedizione gratuita e ricezione e altro ancora.

Programma di pagamento

Assicurati che il tuo contratto di pianificazione degli eventi specifichi il tuo piano di pagamento. Ciò include il deposito iniziale o il detentore e dettagli relativi a come saranno effettuati i pagamenti futuri.

La pianificazione dei pagamenti può essere legata a determinate tappe del processo di pianificazione degli eventi o può essere una data impostata nel calendario precedente l'evento. Sviluppare la pianificazione che funziona meglio per la tua attività di pianificazione degli eventi e il tuo flusso di cassa. Assicurati di includere tutte le tasse e le tasse aggiunte. Soprattutto, non iniziare il lavoro effettivo per pianificare un evento solo dopo aver ricevuto il deposito iniziale. Se il deposito non si presenta mai, hai fatto tutto quel lavoro per niente. Letteralmente.

Cancellazione evento

Mentre stai concentrando il tuo tempo e l'energia sulla pianificazione di un evento, l'ultima cosa in mente potrebbe essere la cancellazione di quel stesso evento. Tuttavia, se il tuo cliente decide di annullare l'evento in qualsiasi momento dopo l'inizio del lavoro - per qualunque motivo - il tuo contratto dovrebbe specificare cosa succede se l'evento viene annullato.

Questo è un passo necessario per proteggere te stesso, la tua attività di pianificazione degli eventi e il tuo reddito previsto.

Il punto chiave da includere per iscritto è che il deposito e tutti i pagamenti precedenti fatti fino al momento della cancellazione non sono rimborsabili. Nella pianificazione degli eventi, la maggior parte dei lavori viene completata prima dell'evento reale. Ti meriti di essere pagato per il lavoro già completato. A tal fine, a seconda del tuo piano di pagamento, puoi anche includere una clausola che indica che i clienti pagheranno i servizi resi fino alla data in cui ricevi la notifica scritta che l'evento viene annullato.

Clausola di cessazione o forza maggiore

Una clausola di cessazione - o forza maggiore - è inserita in un contratto per assolvere una o entrambe le parti in caso di mancata conformità alle condizioni del contratto per ragioni come arresti del lavoro, guerra o tempo estremo. L'intento qui è quello di proteggerti da qualsiasi rischio derivante da circostanze incontrollabili. Assicurati di essere protetti da questa clausola e specificare i termini e il tempo per la risoluzione. Ad esempio, "una delle parti può rinunciare a questo accordo senza responsabilità a causa di una o più di queste o di altre ragioni analoghe, previa notifica scritta all'altra parte entro dieci giorni di tale avvenimento. "

Indennizzo (" Non è My Fault ")

Una clausola di indennizzo fornisce protezione se l'altra parte fa qualcosa che ti danneggia o provoca una terza parte a citarti per danni. La clausola è una promessa che fondamentalmente dice che l'altra parte non può ritenere responsabile di eventuali reclami, perdite, danni, passività e spese che sono il risultato della loro negligenza, mancata esecuzione o intenzioni intenzionali. Assicurati che il tuo contratto abbia questa clausola.

Quando si tratta di negoziare, essere preparati

Prima di negoziare contratti di evento, fare il tuo lavoro.Determinare ciò che è coinvolto nella pianificazione di questo evento e sapere quali termini e protezioni desideri. Il tuo contratto dovrebbe riflettere la responsabilità condivisa in modo da evitare qualsiasi accordo che sia unilaterale. Quello che è bene per una festa è buono per l'altro. Quando negoziate, essere un buon ascoltatore. Prestare attenzione agli articoli contrattuali che possono essere negoziabili e quelli che ti fanno scomodo. Essere fiduciosi e non ferire in pressione. Restare fermo. Non firmare nulla finché non siate completamente soddisfatti che i termini sono giusti e vi offrono la protezione necessaria.