Come pianificatori di eventi di successo si organizzano

Se sei un organizzatore di eventi aziendali o una persona amministrativa, le basi della pianificazione degli eventi richiedono una forte capacità organizzativa, di comunicazione e documentazione. Indipendentemente dal tuo livello di esperienza, anche un appassionato di ospitalità può mettere su un evento aziendale straordinario con un po 'di creatività e un sacco di organizzazione lungo la strada. Ma quando si tratta di pianificazione degli eventi, in particolare per i pianificatori di eventi occupati con più di un evento sui loro libri, rimanere organizzati può essere un ostacolo più grande di quanto si renda conto.

Come organizzatori di eventi si organizzano

L'organizzazione è una delle tante chiavi di successo per la maggior parte dei programmatori di eventi. Non solo il mastering delle abilità organizzative può portare a meno stress, ma può anche migliorare la tua creatività come un pianificatore di eventi che ti permette di vedere l'immagine più grande e di pensare al di fuori della scatola sapendo che hai una maniglia ferma sui dettagli. Ecco alcuni modi in cui i pianificatori di eventi di successo rimangono organizzati.

Creazione di eventuali raccoglitori di eventi o evento è probabilmente il modo più efficiente per rimanere organizzati per pianificare seminari, conferenze, corsi interni, riunioni esecutive e tutti i tipi di eventi. Mentre molti pianificatori di eventi si stanno muovendo verso strumenti di organizzazione più elettronici e digitali, i legami fisici possono servire come il luogo per i dettagli più importanti del programma e degli eventi. Il mantenimento di copie cartacee di determinati documenti, note e altri dettagli può essere un risparmio di vita durante la vita di un evento.

Idealmente, ogni evento e / o programma dovrebbe avere il proprio legame. A seconda della complessità del tuo evento, il tuo raccoglitore può includere più sezioni, tra cui:

Itinerario / Agenda

Contatti chiave

• Partecipanti
• Comunicazioni
• Contratti
• Ordini eventi banchetti
• Intrattenimento
• Alloggi / Ordinazione
• Arrivi / Partenze
• Attività
• Regali
• Bilancio
• Varie
• Con il tuo binder per la pianificazione degli eventi aggiornato regolarmente potrai facilmente condividere informazioni con i tuoi colleghi interni e ai clienti, anche se non ti danno molto tempo per prepararsi.
• Utilizzare software di pianificazione eventi o archiviazione documenti online

Mentre i raccoglitori di eventi devono includere tutti i dettagli più importanti di ciascun evento in copia cartacea, il resto delle note, delle idee e della corrispondenza di riferimento dovrebbero essere organizzate e insieme. Oggi molti pianificatori di eventi utilizzano il software di pianificazione e gestione degli eventi, ma molti altri stanno cercando le opzioni di archiviazione di file online per mantenere organizzate.

Gli strumenti online come Google Drive e Dropbox possono fornire un posto organizzato per tutti i tipi di documenti elettronici da fogli di calcolo alle fatture. Questi strumenti consentono di caricare, memorizzare e organizzare i documenti in file e cartelle in linea in cui è possibile accedere facilmente da qualsiasi luogo.È possibile aprire documenti sul tuo computer portatile, smartphone o tablet. È inoltre possibile allegare facilmente tali file a e-mail o condividere il documento con i colleghi, i fornitori e i client. Può essere la soluzione ideale per organizzatori di eventi che sono sempre in movimento.

La Bottom Linea Organizzativa

Alla fine, come si organizzano i documenti, le note e la corrispondenza dipende da voi.

Ogni pianificatore di eventi ha un sistema diverso che funziona per loro e per i loro eventi. Il fattore più importante dovrebbe essere sempre l'accessibilità e la disponibilità delle informazioni. Quindi assicuratevi che qualunque sistema utilizzi, puoi trovare rapidamente e facilmente le informazioni che stai cercando.