Come si separano i doveri con un piccolo personale?

La divisione delle responsabilità contabili è fondamentale per mantenere libri accurati e ridurre il rischio di frodi. Ad esempio, un dipendente che conta i pagamenti in contanti non deve essere anche responsabile della guida del denaro in banca.

In una società più piccola senza un grande ufficio di contabilità, i compiti di separazione sono più facili da dire. Infatti, uno dei maggiori rischi per le piccole imprese è la mancanza di separazione dei compiti chiave, che aumenta la probabilità di rischio e l'esposizione a pratiche contabili cattive.

- Se hai dei legittimi rischi per risolvere i tuoi processi o desideri semplicemente modificare la tua struttura aziendale per evitare eventuali problemi futuri, ecco alcune idee per aiutarti a dividere le responsabilità anche quando non hanno molti dipendenti disponibili.

Richiesta di vacanze periodiche

Molte frodi sono state scoperte quando il contabile prende la sua prima vacanza in anni o un direttore è costretto a prendere un giorno malato che rompe un lungo record di perfetta partecipazione. In queste situazioni, le sostituzioni tentano di eseguire le attività assegnate quotidianamente, ma notano che i numeri sono spenti. Quando la direzione indaga, scoprono che il loro perfetto impiegato è sempre venuto al lavoro per impedire a chiunque altro di scoprire la frode.

Il problema è che i dipendenti che vengono sempre a lavorare sono spesso considerati i dipendenti più preziosi e affidabili. Ciò crea un'opportunità per loro di trarre vantaggio dalla loro indipendenza e dalla mancanza di chiunque controlla il loro lavoro.

Non lasciare che un dipendente passi mesi o anni senza fare una vera vacanza. Un buon dipendente merita la rottura, e hai bisogno della possibilità di catturare una cattiva. Infatti, considerate una bandiera rossa se un dipendente non manca mai di una giornata di lavoro, non importa quanto sia malato o come abbia bisogno di una vacanza che potrebbe essere.

Ruotare i dipendenti da altre posizioni o spostamenti

Molte aziende di consumatori hanno solo uno o due dipendenti che lavorano in un negozio in un dato momento.

Quando qualcuno è solo, può sentire una maggiore tentazione di rubare e meno la paura di essere catturati.

Come per le vacanze, vuoi ruotare i dipendenti in giro. È possibile mantenerli al loro posto preferito la maggior parte del tempo, ma hanno occasionalmente lavorare in diversi negozi o turni diversi. In questo modo, è possibile cercare tendenze come le ricevute di cassa sempre in discesa quando un particolare dipendente sta lavorando a uno specifico spostamento rispetto a quando altri lavorano nello stesso turno.

Invio di attività di contabilità

Non è necessario eseguire tutta la tua contabilità in un unico punto. Invece di avere i dipendenti oi dirigenti di prima linea che cercano di fare tutto, puoi inviare attività.

I dipendenti di ogni negozio possono immettere vendite e altri dati contabili crudi.

Un senior manager presso la tua sede più grande può assumersi la responsabilità di autorizzare gli adeguamenti agli account dei clienti.

• Un contabile in un ufficio centrale può riconciliare i tuoi conti e preparare il tuo bilancio.
• Se non hai più località o più dipendenti qualificati, va bene. I servizi di contabilità esternalizzati possono aiutarti a colmare le lacune.
• Creazione di procedure e procedure chiare

Mentre molte persone scelgono di lavorare per le piccole e le imprese in crescita poiché non dispongono della burocrazia delle grandi aziende, definire le politiche e le procedure è importante in qualsiasi attività di dimensioni.

Ricordate che gli errori si verificano molto più spesso della disonestà.

Se qualcuno abbia il compito di eseguire da solo con poca guida su come farlo, potrebbe farlo in modo che aumenta notevolmente le sue possibilità di fare un errore costoso. Se si dà a qualcuno un processo chiaro per seguire e spiegare che si desidera farlo in questo modo per ridurre il rischio di errori, probabilmente farà esattamente come ha chiesto a lui di farlo.

Ciò è particolarmente importante per i dipendenti che hanno un elevato grado di autonomia e non hanno i manager che controllano sempre il loro lavoro. D'altra parte, anche se dividi i compiti e indica ai dipendenti come eseguirli, assicurati che sia chiaro che possono rivolgersi a voi per assistenza o orientamenti in qualsiasi momento.