Cinque consigli per ottenere il supporto esecutivo per il tuo progetto

I Project Managers hanno un lavoro difficile. Per natura del loro ruolo, assumono la responsabilità di formare una squadra efficace per perseguire e riuscire con nuove iniziative. Poiché i progetti comprendono tutto il lavoro svolto in una ditta, tra cui iniziative temporanee e uniche, nonché la routine delle operazioni quotidiane, ogni progetto è una nuova avventura.

Aggiungete nella realtà che i progetti stanno come innovare; come si esegue sulla strategia e su come costruire le infrastrutture e le capacità della nostra organizzazione, è evidente che i leader senior devono fare tutto il possibile per sostenere i responsabili dei progetti della loro azienda.

Uno dei fattori più importanti che promuove il successo del progetto è la presenza di uno sponsor esecutivo efficace e impegnato. Questa posizione è stata da tempo associata al successo del progetto negli studi industriali, ma una revisione della letteratura che descrive le pratiche attuali in materia di sponsorizzazione suggerisce che abbiamo molto da fare per istituzionalizzare la presenza e le pratiche del ruolo sponsor nelle nostre organizzazioni. Un po 'di contesto è appropriato. In primo luogo, esaminiamo le responsabilità primarie dello sponsor.

Responsabilità primarie dello sponsor esecutivo di un progetto:

• Assumere la responsabilità per l'esito di un progetto. (Questo punto è spesso descritto come responsabilità condivisa con il responsabile del progetto.)
• Caricare il progetto e conferire l'autorità al project manager e ai membri del team di base.
• Supporto al team di progetto per risorse e visibilità.
• Assicurare la presenza e il sostegno di valori effettivi del team, inclusa la responsabilità e la trasparenza.

• Sostenere la squadra di fronte a straordinarie difficoltà.
• Allenatore del project manager.
• Difendi il team di progetto contro le interferenze organizzative.

Che cosa succede quando lo Sponsor esecutivo è fuori dalla figura:

In assenza di uno sponsor esecutivo di supporto, tutte le responsabilità di cui sopra rientrano nel gestore di progetto già sovraccaricato, che in genere non dispone della larghezza di banda e del peso politico per compiere questi compiti.

La mancanza di uno sponsor efficace aumenta il rischio di problemi di progetto, inclusi ma non limitati a: guasto, prestazioni non ottimali rispetto ai tempi, ai costi e agli obiettivi di qualità e all'aumento della turbolenza del team.

Semplicemente affermato, la presenza di uno sponsor esecutivo efficace è un fattore di differenziazione positivo per il complesso lavoro di portare le nostre più importanti iniziative temporanee e uniche a una conclusione riuscita. Data l'ovvia importanza del ruolo, potrebbe essere ragionevole supporre che la maggior parte delle organizzazioni prenda in considerazione seriamente il proprio lavoro con gli sponsor esecutivi. Purtroppo, un po 'di tempo trascorso nel mondo reale suggerisce altrimenti.

Uno sguardo su come le nostre organizzazioni trattare il ruolo di sponsor esecutivo

Come istruttore di gestione di laurea in project management, ho la fortuna di imparare regolarmente le pratiche di gestione dei progetti dei datori di lavoro dei miei studenti in una grande area metropolitana . Dalle aziende Fortune 100 alle piccole iniziative imprenditoriali e non a scopo di lucro, le organizzazioni rappresentate rappresentano una sezione trasversale della nostra economia. Mentre sarebbe ragionevole aspettarsi in questa epoca in cui le pratiche di gestione del progetto sono ben accertate che la maggior parte delle imprese avrebbe mostrato pratiche mature attorno al ruolo dello sponsor esecutivo, in realtà la situazione è esattamente l'opposto .

Alcuni risultati non scientifici della mia indagine informale annuale degli studenti MBA sul ruolo dello sponsor esecutivo nelle loro imprese:

• In media, più del cinquanta per cento degli studenti descrive la loro azienda come non avere pratiche formali intorno alla sponsorizzazione esecutiva.
• Pochissime aziende hanno una formazione formale o una descrizione standardizzata per il ruolo e le responsabilità dello sponsor.
• Non ho ancora avuto un rapporto di studente che la sua azienda fornisce formazione per i suoi sponsor esecutivi.
• C'è poco accordo concordato sulla responsabilità dello sponsor per il successo del progetto.
• Quando gli studenti intervistano i project manager nelle loro aziende per la loro soddisfazione per la performance e il sostegno dei loro sponsor, la maggioranza degli intervistati ha espresso frustrazione.

Una revisione di indagini più formalizzate da associazioni industriali e società di consulenza private rafforza la validità generale degli input dei miei studenti.

E mentre lo stato attuale della pratica della sponsorizzazione esecutiva può lasciare spazio a miglioramenti, i project manager non hanno altra scelta se non continuare a progredire con le loro iniziative. Tuttavia, ci sono alcuni passi che i project manager possono intraprendere per assumere un supporto esecutivo molto necessario.

Cinque punte per ottenere il supporto esecutivo per il tuo progetto:

1. Recluta un sponsor. Se il tuo progetto ha implicazioni strategiche per la tua azienda, direttamente per i clienti o indirettamente, consentendo un'attività interna più efficiente ed efficace a supporto dei clienti, dovresti assumere uno sponsor. Lavorare direttamente con il tuo report-to-manager o la testa del tuo Office Project Management per rafforzare l'importanza del progetto e chiedere aiuto. Sottolinea il ruolo e le responsabilità dello sponsor come sopra individuato, e punta alla ricerca dell'industria che correlano il successo del progetto e l'efficace sponsorizzazione.
2. Allenare il tuo sponsor. Sottolinea il ruolo come strategico, non tattico o come figura. La maggior parte dei dirigenti vengono al ruolo di uno sponsor senza formazione formale o addirittura contesto per le loro responsabilità. Mentre siete nel ruolo un po 'scomodo di formare un esecutivo, la maggior parte di questi individui apprezzerà il tuo contesto e la tua guida. Le questioni di responsabilità, valorizzazione dei valori e protezione del team dovrebbero essere il vostro obiettivo primario quando si entra a far parte del tuo sponsor esecutivo.
3. Impegnarsi attivamente e coinvolgere il tuo sponsor. I migliori responsabili del progetto / sponsor esecutivo sono altamente interattivi. È importante per le due parti stabilire un chiaro protocollo di comunicazione per l'aggiornamento delle attività di progetto, nonché per segnalare e rispondere alle emergenze. Il responsabile del progetto dovrebbe incoraggiare lo sponsor esecutivo a frequentare le riunioni di stato o di gruppo di volta in volta per mostrare interesse reale e per servire da cheerleader attivo all'organizzazione per i successi di un team.
4. Richiedi assistenza per il coaching del tuo sponsor. È sempre utile avere qualcuno con più esperienza di quanto osservi e offri feedback e coaching costruttivi e positivi sulla tua performance. Lasciate che il tuo sponsor sapesse di accogliere questo contributo nel tuo percorso per migliorare, e quando viene ricevuto, accetti con grazia.
5. Sfrutta attentamente lo sponsor per i grandi problemi . Fare attenzione a non visualizzare o trattare il tuo sponsor troppo sulle questioni tattiche. Il massimo e il migliore utilizzo del tuo sponsor è quello di aiutare le risorse protette; che funge da portavoce del team di progetto per il gruppo di gestione più ampio e ti aiuta a rafforzare i valori essenziali del team. C'è un atto di equilibrio che il responsabile del progetto deve rispettare quando si considera che lo sponsor è stato disegnato in attività di gruppo.

La linea di fondo per ora:

Il ruolo dello sponsor esecutivo è uno dei pezzi importanti del puzzle al successo per le iniziative del progetto. I project manager di successo comprendono quanto sia importante questo ruolo e lavorare per ottenere il supporto esecutivo al giusto livello e l'intensità. Se il ruolo dello sponsor è assente o vago, prendetelo su di te per reclutare e addestrare i tuoi sponsor esecutivi per sostenerti, il tuo team e la tua azienda per il successo.