Consulenza esperta sulla pianificazione di un altoparlante professionale

Selezionare un altoparlante principale, un emcee o un animatore per un evento aziendale o organizzativo richiede un'attenta pianificazione e una comprensione degli obiettivi di riunione. Ecco perché i progettisti di eventi si basano sull'esperienza di un ufficio di altoparlanti.

Nella prima parte di questa serie, ho parlato con Diane Goodman, presidente di The Goodman Speakers Bureau, Inc. sui passi fondamentali per la selezione e l'assunzione di un altoparlante professionale.

Diane ha aiutato le organizzazioni a garantire gli altoparlanti dal 1979. È un leader riconosciuto in questo settore e lavora con altre riunioni e convenzioni nazionali e internazionali in materia di corporate e associazioni.

Diane ha continuato la sua conversazione con me per condividere alcune delle sue prospettive e le sue esperienze di assumere un altoparlante professionale.

Pianificazione di assumere un altoparlante professionale

Q: Diane, ti consigliamo che i pianificatori di eventi dovrebbero prima lavorare con i loro dirigenti interni per identificare obiettivi e tempi di chiusura chiari e pianificare il più presto possibile per ottenere gli altoparlanti migliori - specialmente gli altoparlanti principali. Puoi condividere i tuoi pensieri su perché questo è importante?

A: Come tutti, vogliamo essere sicuri che il nostro tempo sia utilizzato in modo più significativo. Non vogliamo scendere in un percorso sbagliato con un client o un altoparlante - e quindi non essere in grado di ottenere il programma dell'altoparlante selezionato dall'ultimo cliente.

Per evitare questo scenario, consigliamo vivamente ai programmatori di ottenere i loro dirigenti nella stessa pagina all'inizio del processo di selezione degli altoparlanti. Questo può essere facilmente compiuto speso 15 o 20 minuti con i decisori all'inizio del processo di selezione, da seguire per iscritto per confermare la direzione che stai assumendo.

Questo aumenterà in ultima analisi il valore dei progettisti al team esecutivo, presentando relatori collegati agli obiettivi e agli obiettivi della riunione, nonché alla missione e visione strategica complessiva dell'organizzazione. Gli aggiornamenti scritti lungo la strada possono anche aiutare, a seconda della cultura e dello stile della tua azienda.

Q: Può identificare tre o cinque tipi di altoparlanti più comuni richiesti e perché?

A: assolutamente. Qui ci sono cinque tipi di altoparlanti che ogni planner deve sapere:

Motivazione:

Non importa se è tempo buono o male, la gente ha sempre bisogno di una piccola motivazione nel lavoro e nella vita. Riunioni che sono alti contenuti, educativi o orientati alla formazione hanno bisogno di una certa levità. Questo è quando l'altoparlante motivazionale divertente o l'edutainment-tipo di altoparlante è usato e sempre ben ricevuto … risate rende la gente si sente bene e anche un grande interruttore di ghiaccio.

1. Team Building: Come le aziende riorganizzano, si fondono, acquisiscono o sono acquisite, hanno bisogno di ricostruire o rafforzare le relazioni interne.I programmi di team-building interattivi contribuiscono a realizzare questi obiettivi.
2. Avventuriero: Le loro storie di coraggio e determinazione sono tra i più ispiratori. I visitatori sono al limite dei loro posti ascoltando queste incredibili persone.
3. Leadership / Management:

Quali caratteristiche fanno un grande leader? Quali sono le ultime tendenze nello sviluppo del management? Come possono le aziende riconoscere e premiare i dipendenti per aumentare la ritenzione dei dipendenti? Come possono le aziende essere più innovative per rimanere competitivi? Queste sono solo alcune cose che i dirigenti vogliono sentire.

1. Generational: Mentre questo non è un nuovo argomento, è in aumento nella popolarità in quanto più generazioni entrano nella forza lavoro. Colpisce ogni tipo di gruppo da vendite e marketing a dirigenti e risorse umane.
2. Q: Che cosa circa l'assunzione di intrattenitori per servire come emcees? Quali tipi di organizzazioni lo fanno e per quali tipi di incontri?

A: È veramente il tipo di incontro che l'azienda cerca di creare, piuttosto che il tipo di azienda che sta tenendo la riunione. Di solito, i gruppi che utilizzano i MC stanno cercando di presentare un incontro molto unificato con ottimi flussi e continuità - a volte con un occhio verso un tema.

Spesso, le riunioni orientate ai contenuti pesanti utilizzeranno gli intrattenitori come MC per alleggerire l'atmosfera e rendere piuttosto piacevole una riunione altrimenti scoraggiante. Vediamo una varietà di tipi diversi di riunioni che usano intrattenitori come MC.

Informazioni sulle tendenze nel parlare professionale

Q: State notando nuove tendenze nella selezione degli altoparlanti? Ad esempio, c'è un passaggio per avere più esperti di settore come relatori principali?

Gli autori commerciali più venduti sono molto spesso richiesti. Sembra che molti autori - anche se non tutti - hanno colpito il circuito di parlare non appena il loro libro inizia a ricevere notorietà. Inoltre, sembra che ci sia molto più interesse ascoltare i dirigenti di business di successo e quello che chiamiamo "guru" degli affari, quelli che sono stati lì, lo hanno fatto e ora stiamo parlando.

In realtà lavoriamo con esperti del settore, che possono essere accademici o specialisti in un dato campo. Mentre servono uno scopo meraviglioso, tenere presente che gli "esperti" del settore non sono necessariamente altoparlanti professionali. Il vostro ufficio di altoparlanti dovrebbe conoscere lo stile, la forza e la debolezza di ogni esperto del settore come altri esperti per fornire una guida adeguata.

Q: Quali tipi di organizzazioni scelgono esperti su celebrità o personaggi sportivi riconoscibili e in quali circostanze?

A: Questo dipende di più dal tipo di incontro che l'azienda sta cercando di creare. Incontri di incentivazione, o incontri per coloro che hanno dovuto guadagnare il diritto di partecipare, utilizzeranno più tipi di celebrità per premiare i partecipanti con un'esperienza "indimenticabile". Più contenuti o riunioni educative orientate si appoggeranno verso più esperti del settore e altoparlanti dei contenuti.

Ora vediamo una tendenza molto bella verso la miscelazione dei tipi di diffusori che le aziende utilizzeranno nei loro vari incontri.Altri pianificatori stanno esaminando l'immagine complessiva e usando diffusori di contenuti o di settore, nonché altoparlanti motivazionali - e talvolta intrattenitori - in una vasta gamma di tipi di riunioni.

Informazioni sull'affitto di un altoparlante professionale

Q: Gli altoparlanti hanno solitamente esigenze specifiche (ad eccezione del pagamento della tassa di conversazione) che i progettisti degli eventi dovrebbero essere a conoscenza?

A: I requisiti specifici di ogni altoparlante sono diversi. Al minimo, un progettista dovrebbe aspettarsi di essere responsabile per il pagamento di voli aerei, pernottamento, trasporto su terra, pasti e requisiti AV. A volte un altoparlante può avere una quota forfettaria per il viaggio o richiedere un per-diem specifico per coprire i pasti e gli incidenti. Ci possono essere anche tasse per esibizioni specifiche o il diritto di registrare l'indirizzo o il discorso.

Gli ufficiali degli altoparlanti dovrebbero fornire tutti i requisiti necessari al progettista prima di prendere una decisione definitiva in modo che non ci siano sorprese.

A proposito di un tasso di commissioni professionali

Q: Che tipo di commissioni dovrebbero eventualmente programmare gli eventi che prevedono un budget per un altoparlante professionale? C'è un modo per aiutare a categorizzare i ranghi delle spese da aspettarsi per vari tipi di altoparlanti?

A: Buona domanda. Le tasse variano da poche migliaia di dollari a oltre centomila dollari. Gli altoparlanti fissano le loro tariffe e non esistono criteri specifici o standard per come lo fanno.

Ripariamo tre dei diversi tipi di altoparlanti: professionisti, esperti e celebrità.

Gli altoparlanti professionali sono quelli che hanno scelto di parlare per vivere. Ci sono migliaia di questi tipi di altoparlanti sul mercato. Mi piace pensare che basano le loro tasse sulla loro esperienza, conoscenza e capacità di parlare, ma spesso è ciò che percepiscono il loro valore.

Gli altoparlanti esperti sono coloro che parlano come risultato della loro esperienza in una determinata area. Non è la loro vocazione primaria.

1. Gli altoparlanti di celebrità sono proprio: le celebrità. Spesso ti pagherai un sacco di soldi solo per avere una celebrità sulla piattaforma.
2. Il planner deve determinare il valore di questo!
3. Q: Le tasse per un ufficio di altoparlanti sono incluse nella tassa dell'altoparlante? Dovrebbe un pianificatore di eventi aspettarsi di pagare un supplemento aggiuntivo? In caso affermativo, in quali circostanze? A: Generalmente l'oratore paga all'ufficio una commissione. Lo fanno perché l'ufficio ha assicurato l'impegno per loro e assume tutti gli obblighi logistici e contrattuali. Esistono eccezioni, come in qualsiasi settore commerciale, e ci possono essere momenti in cui un ufficio può addebitare le proprie spese quando fornisce servizi come una vasta ricerca o pianificazione strategica per aziende o organizzazioni.

A proposito delle richieste di parlazione Annullamenti e supporti degli interlocutori

Q: Può verificarsi un sacco di situazioni che potrebbero richiedere ad un altoparlante di annullare un impegno. Quali passi può fare un planner di eventi per affrontare questa situazione quando si contatta un altoparlante?

A: È qui che un rapporto ufficio / relatore può realmente creare un mondo di differenza, in quanto possiamo "convocare" gli altoparlanti per aiutarci in situazioni di emergenza.

Speriamo che si verifichi una cancellazione con abbastanza tempo per trovare una sostituzione paragonabile. Ma il tempo non è tipicamente sul nostro lato quando si verificano le annullamenti.

Quindi, quando un pianificatore sappia di una cancellazione, dovrebbero chiamare immediatamente il loro ufficio per un piano di "back up" - anche se è solo ore prima del discorso. Se si tratta di un grande evento con più di un altoparlante, possiamo chiedere ad uno dei nostri oratori già in occasione dell'evento di effettuare "a doppia imposizione". "Oppure, se conosciamo un altro oratore è geograficamente vicino, possiamo chiedergli di fare una deviazione per il nostro evento e risparmiare la giornata.

Ci sono sempre soluzioni; speriamo che stiate lavorando con un ufficio che conosca i propri oratori abbastanza bene per superare queste sfide frustranti.

D: Un tale scenario è probabilmente uno dei momenti più importanti per lavorare con un ufficio di altoparlanti. Puoi condividere un esempio di come hai assicurato qualcun altro all'ultimo minuto?

A: Siamo stati in loco a gestire gli oratori per un importante cliente assicurativo che stava tenendo una riunione incentivante. Circa 5 a. m. una domenica mattina, la mia persona del personale ha ricevuto una chiamata in panico dal cliente. L'unico speaker che hanno prenotato senza la nostra assistenza non è apparso. A quanto pare, c'è stato un problema con il trasporto degli oratori, ma nessuno sapeva veramente cosa accadesse.

Il cliente ora è stato lasciato con un buco aperto nel loro ordine del giorno dove il keynoter di apertura apparteneva! Quindi, abbiamo dovuto lavorare subito a brainstormare le idee di sostituzione.

Abbiamo conosciuto bene questo cliente e il loro pubblico e abbiamo deciso di avere il candidato perfetto a distanza di guida. Abbiamo chiamato il suo ufficio, il cellulare, la casa e la moglie! Quando lo abbiamo trovato, abbiamo spiegato la situazione e ha accettato di venire immediatamente alla riunione. Una volta arrivato, abbiamo avuto un breve incontro con il cliente e abbiamo parlato di obiettivi, e senza altro ado l'altoparlante ha preso il palco.

Al completamento, l'altoparlante ha ricevuto un'ovazione permanente dal pubblico! Come si scopre, probabilmente era una scelta migliore per la chiave di apertura di quella che ha finito una mancata presentazione.

Le relazioni contano davvero!