Gestione eventi e pianificazione: Qual è la differenza?

L'industria di pianificazione eventi ospita numerosi titoli di lavoro e descrizioni di posti di lavoro. Pianificatore di eventi. Planner Meeting. Coordinatore di eventi. Planner di Convenzione. Manager di eventi. L'elenco sembra infinito. Mentre l'industria cresce, così fa l'elenco delle funzioni di lavoro. Mentre la crescita del lavoro è sempre una buona cosa, la gamma delle funzioni di pianificazione degli eventi e dei titoli di lavoro per la gestione degli eventi può essere confusa con quelli che iniziano nel settore.

È altrettanto frustrante per i professionisti esperti di fronte a clienti che fraintendono i servizi offerti.

"Gestione degli eventi" e "pianificazione degli eventi" vengono spesso scambiati in modo intercambiabile anche se sono due cose molto diverse. Molto semplicemente, la pianificazione e la gestione non sono le stesse. Mentre i set di abilità di queste due funzioni si sovrappongono, sono due funzioni distinte. Crea problemi per coloro che si occupano di clienti che erroneamente pensano di avere bisogno di un gestore di eventi quando ciò che serve è un pianificatore di eventi. E per quei clienti che hanno l'impressione che tutti i gestori eventi gestiscano anche la pianificazione degli eventi. Quindi chiariamo la confusione perché è importante che tu ei tuoi clienti abbia la stessa comprensione.

Pianificazione degli eventi

Cominciamo con la pianificazione degli eventi. La parola operativa chiave qui è pianificazione . Tutti gli eventi - da spettacoli da sposa alla celebrazione di compleanni di pietra miliare a grandi riunioni aziendali - iniziano con un piano di qualche tipo.

Le discussioni iniziali con i clienti riguardanti idee, temi, date desiderabili e linee guida di bilancio sono tutte parte del processo di pianificazione degli eventi.

La pianificazione degli eventi inizia dall'inizio, fin dalle fasi iniziali del concetto e continua finché si verifica l'evento effettivo. E, onestamente, per alcune settimane dopo l'evento come pianificatori di eventi avvolgono i dettagli e gestiscono gli elementi di follow-up.

La pianificazione degli eventi prevede la collaborazione stretta con il cliente per progettare un evento che rifletta la visione del cliente del raduno e soddisfa l'obiettivo dell'evento. I clienti che assumono un pianificatore di eventi assumono qualcuno per pianificare tutti gli aspetti dell'evento, inclusi i dettagli e gli elementi di azione correlati e per vedere l'evento fino al suo completamento.

Le responsabilità di pianificazione degli eventi possono includere, ma non sono limitate a:

• selezionare un tema generale per l'evento
• sviluppare un budget
• selezionare un luogo
• contratti alberghi per negozi
• assumere fornitori esterni pianificazione del menu
• affitto di un catering
• organizzazione di spettatori o intrattenimento
• coordinamento dei trasporti
• scelta dello schema di colori
• sviluppo di inviti
• La pianificazione degli eventi è tutto ciò che va a mettere insieme un evento .Questa funzione rientra nel più grande ombrello della gestione degli eventi.

Gestione eventi

Ogni tipo di evento è costituito da numerose parti che si adattano come pezzi di un puzzle. Tutti questi pezzi si incontrano finalmente per creare un evento. Eventi di successo hanno tutti quei pezzi connessi che si riuniscono nel momento giusto e nel posto giusto, in modo agevole e efficiente e secondo il piano. Questo processo si chiama gestione eventi. È, in termini semplici, la gestione del progetto dell'evento stesso.

La gestione degli eventi prevede la creazione, il coordinamento e la gestione di tutti i diversi componenti di un evento così come le squadre di persone responsabili di ogni aspetto. Alcuni aspetti della gestione degli eventi possono includere, ma non sono limitati a:

riservare una località per un evento

• coordinare i fornitori esterni
• sviluppare un piano di parcheggio
• progettare piani di emergenza
• garantire il rispetto della salute e standard di sicurezza
• gestione del personale responsabile di ogni funzione
• supervisione dell'esecuzione di un evento
• monitoraggio dell'evento
• risolvere situazioni di evento sul sito
• Gestori eventi e pianificatori di eventi lavorano insieme

Definizione di questi due le funzioni sono impegnative perché, non solo sono strettamente connesse, spesso le responsabilità si sovrappongono. I pianificatori di eventi individuali possono offrire servizi di gestione degli eventi, ei gestori di eventi possono anche offrire la pianificazione degli eventi.

Dipende tutto dal singolo team di pianificazione o gestione aziendale, dalla sede e dall'evento stesso.

È importante comprendere le differenze tra i due e determinare quali servizi fornirete. Per esempio; Se offri servizi di pianificazione eventi per un evento su larga scala, lavorerai con un responsabile di eventi che coordinerà i tuoi servizi con quelli del gestore di catering, della squadra audiovisiva, ecc. Definisci il tuo ruolo e i servizi da lei forniti e comunica chiaramente questi ai clienti potenziali per evitare qualsiasi confusione durante il processo di pianificazione.