Errori di IOLTA comune di avvocato (IOLTA)

La cattiva gestione di un account di fiducia può avere conseguenze terribili sulla carriera di un avvocato, anche talvolta fino al punto di disbarenza. Tuttavia le scuole di giurisprudenza fanno un abisso lavoro di formazione degli studenti di diritto su come gestire un conto di trust IOLTA. Al di fuori della discussione di un argomento a livello teorico un giorno in una classe di etica della scuola di legge, la maggior parte dei procuratori riceve poco o nessun addestramento su come gestire un conto di fiducia prima di aprire una propria.

Mentre ci sono molti modi in cui gli account di fiducia sono gestiti in modo errato, ci sono tre errori comuni che gli avvocati fanno nella gestione dei loro conti IOLTA.

1. "Prelievo" da un conto di fiducia.

Non esiste un modo legittimo di prendere in prestito da un account di fiducia. A volte gli avvocati utilizzano fondi di trust, prima che abbiano il diritto di farlo, mentre in altre situazioni utilizzano fondi che non avrebbero mai acquisito il diritto di utilizzare. Entrambi gli approcci aprono la porta per l'avvocato per entrare in gravi difficoltà.

Ci sono tre modi in cui si verifica un debito improprio dall'account di fiducia:

(a) L'avvocato tiene conto del conto di fiducia prima di essere guadagnato.

Ciò accade spesso quando un avvocato ha problemi di flusso di cassa. In questa situazione, l'avvocato ha ricevuto un depositario che ha (si spera) inserito nell'account di fiducia, e l'avvocato avrà diritto a pagare quei soldi per sé stesso come il lavoro è stato completato.

Tuttavia, l'avvocato non avrà il lavoro completato prima che venga pagata una certa costo inconfutabile - il libro paga, l'affitto dell'ufficio, i costi avanzati in un caso di tassa contingente ecc. Così l'avvocato va avanti prende più dalla fiducia di lui o lei effettivamente ha il diritto di prendere dall'account di fiducia a quel punto nel caso.

(b) L'avvocato prende in prestito denaro da fondi del cliente con l'intenzione di riportarlo nuovamente

. Quando i problemi di flusso di cassa si aggravano in problemi finanziari più gravi e l'avvocato ha migliaia di dollari in fondi per i clienti che si trovano in un conto fiduciario, alcuni possono subire la tentazione di prendere in prestito denaro dall'account di fiducia per rimanere a terra. L'avvocato può razionalizzarlo pensando che se non riesca a pagare le fatture dell'ufficio, allora non può rimanere in attività, e se non può stare in attività, non può occuparsi dei suoi clienti. Quindi prende un po 'di soldi dall'account di fiducia solo per tenerlo in su finché il suo flusso di cassa non migliora. L'avvocato può avere ogni intenzione di sostituire i fondi il più presto possibile, ma questa situazione di solito le palle di neve e finisce molto male per l'avvocato - così come il cliente. (c) Furto di fiducia.

Questa situazione non può essere chiamata prestito, e non si riferisce alle truffe perpetrate sulle società legali. Nella situazione di furto di conto in fiducia in casa, l'avvocato o qualcuno con l'accesso all'account di fiducia ha raggiunto il punto di avidità o di disperazione che decidono semplicemente di prendere i soldi che non sono loro.Avvocati con problemi di abuso di sostanze o addictions di gioco possono essere particolarmente vulnerabili a questo errore, ma altre volte succede per ragioni che non appaiono chiare. Se commesso da un avvocato, questo errore di account di fiducia è quello più probabile per terminare una carriera legale. Ma anche se è commesso da un paralegal o da un contabile, l'avvocato è ancora quello sul gancio per rimborsare i fondi.

2. Commingling avvocato fondi con il denaro del cliente.

Un secondo grave errore nella gestione del conto di fiducia avvocato comporta la commistione di fondi avvocati con soldi del cliente. Ciò spesso deriva dalla mancanza di comprensione di come dovrebbe funzionare un account di fiducia.

Laura A. Calloway, consulente per la gestione delle pratiche legali presso l'Alabama State Bar, ha dichiarato: "Molti avvocati non capiscono cosa fa e non vanno nell'account di fiducia. Alcuni eseguono tutto, comprese le commissioni guadagnate, fiduciario, utilizzandolo come un singolo diario generale per le loro imprese. Altri prendono i "detentori" senza capire che, almeno in alcune giurisdizioni come l'Alabama, non esiste un detentore non rimborsabile. Non lasciare un deposito nei confronti dei futuri lavori in fiducia come dovrebbero, soprattutto se ne hanno bisogno ora per mantenere le luci. "

Alcuni dei modi comuni che avvocano i propri soldi con i fondi del cliente includono:

(a) Un controllo per due scopi

. Un avvocato informa il cliente che le spese legali saranno di $ 1 000 e la tassa di registrazione del tribunale sarà di $ 200, quindi il cliente scrive all'avvocato un assegno di $ 1, 200. Alcuni avvocati inseriranno l'intero controllo sul conto commerciale perché la maggior parte il denaro va comunque all'avvocato. Tuttavia, le regole di associazione delle barre richiedono che il controllo entri nell'account di fiducia, anche se l'avvocato ha diritto al diritto completo del procuratore immediatamente perché la parte di pagamento del deposito deve essere tenuta in fiducia.

(b) Fondi personali mantenuti in trust con fondi per i clienti . Alcune associazioni statali vietano agli avvocati di avere fondi personali in un conto fiduciario, mentre altri permettono agli avvocati di mantenere un piccolo importo nell'account per coprire le spese relative all'utilizzo dell'account (sebbene la pratica consigliata consiste nel disporre di tutte le tasse di conto di fiducia detratte da il conto aziendale). Ma in nessun luogo c'è un avvocato autorizzato a utilizzare un conto di fiducia come un conto operativo, un conto di risparmio o un luogo per nascondere i beni.

A volte gli avvocati semplicemente non riescono a capire che non possono pagare direttamente le spese relative alle spese generali dell'ufficio, anche quando i controlli vengono scritti da fondi già acquisiti. Altre volte gli avvocati intenzionalmente sfruttano l'account di fiducia come un modo per nascondere i beni. Ad esempio, Calloway dice che ha visto gli avvocati inserire fondi personali nell'account di fiducia per evitare un prelievo IRS per le imposte indietro. Questa è una violazione etica evidente. (c) Non rimuovere le commissioni oi rimborsi guadagnati dall'account di fiducia

. Calloway dice che ha visto alcuni avvocati che hanno utilizzato il loro account di fiducia come un conto di risparmio giornaliero di pioggia.Piuttosto che rimuovere tutte le tasse dopo che sono state guadagnate, il procuratore ritarda la rimozione dei soldi dalla fiducia per ridurre il rischio di spesa. Calloway dice che questa è una cattiva pratica commerciale e una violazione dell'etica. Mentre il fondo IOLTA può beneficiare degli utili extra, l'avvocato dovrebbe effettivamente spostare quel denaro sul conto operativo aziendale o un qualche tipo di fondo di risparmio.

3. Mancata corretta rilevazione dei fondi dei clienti. Il terzo modo principale che gli avvocati avvelenano i loro conti di fiducia non è di tenere registrazioni dettagliate sulle transazioni dell'account di fiducia di ciascun cliente. Ci sono diversi modi per cui gli avvocati fanno questo errore.

(a) Non inserire il nome del client sui controlli dell'account di fiducia.

Mentre la maggior parte dei avvocati è brava a mantenere le copie dei loro controlli di account di fiducia, non tutti ricordano che non dovrebbero notare il nome del cliente o il numero di file in ogni controllo quando viene rilasciato. Mentre può essere facile ricordare perché un controllo è stato scritto un mese fa, può essere difficile ricordare perché è stato scritto un anno da adesso.

Avvocati che pensano che non avrebbero mai avuto un problema per capire quali sono i loro conti di fiducia dovrebbero considerare l'impatto degli eventi catastrofici o delle catastrofi naturali. Mentre non succede che spesso, a volte gli uffici legali e tutti i loro documenti vengono distrutti. Un incendio può bruciare rapidamente tali file di carta, oltre a distruggere il disco rigido del computer. Un uragano o un tornado può disperdere i dati di fatturazione per chilometri. Queste cose accadono agli avvocati. Se un avvocato ha bisogno di ricostruire la fiducia record conto di un'azienda utilizzando estratti conto bancari e le copie di vecchi assegni ordinate dalla banca, il compito sarà praticamente impossibile a meno che non indicano tali controlli il cui denaro veniva utilizzato per l'operazione. (b) Non mantenere un registro singolo per ogni cliente.

A volte gli avvocati pensano di poter tenere traccia dell'equilibrio del conto di ogni cliente nelle loro teste. Ad un certo punto non possono. E anche se posso, cosa succede a quegli account del cliente se qualcosa accada all'avvocato?

Calloway ha descritto una situazione che ha incontrato dove un avvocato ha tenuto due account di fiducia. Utilizzerebbe un conto di fiducia per un mese e passare all'altro account di fiducia il mese successivo. La sua convinzione era che, lasciando che ogni conto raggiungesse un saldo zero durante il mese che veniva utilizzato, non avrebbe dovuto tenere registri individuali di fiducia sui soldi che rimanevano sul conto. Sbagliava. Le regole etiche richiedono la conservazione di un bilancio su ciascun cliente in modo da poter individuare fondi specifici per i clienti.

Per essere conformi ai requisiti dell'associazione di barre, gli avvocati devono tenere registri che mostrano quanti soldi ogni cliente ha in confidenza in un dato momento. I depositi ei pagamenti devono essere chiaramente tracciati in modo da rendere facile determinare l'equilibrio del conto di fiducia di ciascun cliente. Altrimenti, sarebbe molto facile che i soldi di un cliente venissero spesi per il caso di un altro cliente.

(c) Non equilibrare i singoli saldi del cliente con l'account complessivo.

Avvocati non dovrebbero solo assicurarsi che il loro account di fiducia complessivo sia bilanciato alla fine del mese, né dovrebbero solo assicurarsi che ogni singolo cliente cliente sia equilibrato. Confronti i due insieme e bilanciateli l'uno contro l'altro. Il confronto dei saldi complessivi a volte rivelerà un errore contabile fatto su un conto individuale, dove un controllo o un deposito è stato trascurato. Questo passo semplice a volte cattura gli errori che potrebbero avere portato a un controllo dell'account di fiducia rimbalzato.

Ottenere aiuto Alcuni avvocati si rendono conto che i loro conti di fiducia sono screditati, ma non sanno come risolvere il problema. Una soluzione è quella di contattare un consulente di gestione pratica della legge. Molte associazioni di pubbliche amministrazioni statali ora offrono consulenza gratuita per la gestione della pratica legale ai membri della loro associazione, e un certo numero di consiglieri di gestione della pratica privata di diritto offrono anche i loro servizi a pagamento.

Alcuni avvocati possono avere paura di discutere la loro situazione di conti di fiducia con qualsiasi avvocato, in particolare con un avvocato che lavora per l'associazione dei datori di Stato, a causa dei requisiti obbligatori di segnalazione per violazioni dell'etica. Tuttavia, in molti Stati, le regole di comportamento professionale escludono esplicitamente i loro consulenti per la gestione delle pratiche legali dalla segnalazione di tali problemi al loro consiglio di etica. Nerino J. Petro, consigliere di gestione pratica per il programma Law Office Management Assistance del Bar State of Wisconsin, osserva che, mentre le regole variano da uno Stato a uno Stato, alcuni Stati come Wisconsin hanno implementato regole che conferiscono riservatezza agli avvocati che cercano aiuto dai bar di stato programma di assistenza per la gestione della legge (LOMAP).

Gestire correttamente un account di fiducia può essere un problema, ma la perdita di una licenza di legge per una registrazione discreta sarebbe ancora peggiore. Gli avvocati che hanno difficoltà a gestire i loro conti di fiducia devono risolvere tempestivamente il problema ottenendo assistenza da un contabile qualificato o da un consulente di gestione pratica di diritto.