7 Consigli per una delegazione effettiva

Molti proprietari di piccole imprese diventano jack-of-all-mestieri e fare un po 'di tutto quando si tratta di gestire le loro imprese. Questa versatilità può essere una risorsa tremenda quando si avvia innanzitutto un'impresa.

Mentre il tempo continua, però, il piccolo imprenditore che continua a fare tutto ciò che lui stesso colpisce quello che io chiamo il punto di arrivo di successo. Fino a quando una squadra è sviluppata e alcune delle attività quotidiane e le responsabilità di gestione aziendale sono delegate, l'attività non può crescere e il proprietario dell'impresa sarà probabilmente esteso e altamente frustrato.

Ci sono molte decisioni e processi da considerare quando arriva il momento di costruire una squadra e di delegare, e ci sono passi da prendere in anticipo nel processo per renderlo più efficace. Ecco i primi sette suggerimenti per una delegazione efficace per arrivare sulla buona strada.

1. Analizza i tuoi bisogni prima

Sapere cosa delegare e chi hai bisogno della tua squadra per farlo in modo efficace, richiede un quadro chiaro di tutto ciò che hai sul tuo piatto. Il modo migliore per capire dove sta andando il tuo tempo, soprattutto il tempo che sta andando dove non dovrebbe essere, è monitorare il tuo tempo - tutto il tuo tempo, sia per il lavoro fatturabile che non affrancabile.

Se hai tenuto traccia di tutto quello che fai durante il tuo giorno lavorativo, scommetto che saresti sorpreso di vedere dove sta andando il tuo tempo e qual è il tuo più grande tempo di scarico. Questo da solo può essere uno strumento potente per identificare le attività potenziali da delegare, e anche le attività da eliminare dalla tua attività.

2. Esplora le tue opzioni

La delegazione può assumere molte forme diverse e ogni opzione dipende dalla tua attività e dalle tue esigenze. Il sistema di delegazione più efficace è quello che puoi fidarti e crescerà e cambierà quando le vostre esigenze crescono e cambiano.

Due delle opzioni di delegazione più comuni includono l'assunzione di un dipendente e l'outsourcing a un appaltatore indipendente, ad esempio un assistente virtuale.

Ci sono molti aspetti da considerare quando si decide tra un dipendente e un imprenditore indipendente.

3. Document Everything

Prima di iniziare a delegare, dovrai iniziare a seguire tutte le informazioni, le conoscenze e i processi che rendono la tua attività corretta come una macchina ben oliata. Questa potrebbe essere una sfida perché probabilmente non pensi spesso a questi dati; basta fare quello che deve essere fatto. Ma avere una documentazione completa e chiara è essenziale per delegare efficacemente.

In generale, tutti i tuoi processi e sistemi dovrebbero includere un chiaro sommario scritto in modo che qualsiasi membro futuro della tua squadra possa saltare e riprenderti dove si è spento. Questi documenti di processo e tutte le altre informazioni necessarie devono trovarsi in una posizione centrale accessibile da tutti.

4. Sviluppare un piano di assegnazione prioritaria

Dopo che i processi sono stati documentati e avete creato un sistema per la condivisione di tali informazioni, dovrai pensare attraverso le tue priorità di delegazione e come assegnare, tracciare e gestire il lavoro delegato.

Primi passi sulle priorità principali. È possibile identificare un elenco di elementi potenziali di delegazione ad alta priorità rispondendo a queste due semplici domande:

1. È necessario completare questa operazione?
2. Devo fare questo compito io stesso o qualcun altro?

5. Usa Tecnologia

La tecnologia può rendere la delegazione facile e aiutare le squadre a superare molte sfide diverse. E tutte le squadre possono trarre vantaggio dall'utilizzo della tecnologia, sia per la condivisione di file, per la pianificazione, sia per le opportunità di formazione online.

Se stai costruendo una squadra virtuale con membri in diverse posizioni geografiche, la tecnologia può far sentire come tutti i membri del tuo team stanno seduti nella stessa stanza. Esplora la tecnologia che hai a disposizione prima della delega in modo da poter creare un sistema che renda facile la condivisione delle informazioni e la collaborazione.

6. Comunicare bene e spesso

Una buona comunicazione è fondamentale per ogni tipo di squadra. Senza di essa, non esiste una squadra. Quando si tratta di una delegazione efficace, non solo la comunicazione deve essere chiara, concisa e coerente, ma è anche necessario assicurarsi che ogni membro del team abbia accesso alle stesse informazioni.

Uno dei modi per conseguire questo obiettivo è pianificare riunioni personali in corso o teleconferenze focalizzate sul team, se i membri del team sono in diverse posizioni. Queste sessioni dovrebbero essere incentrate sulla collaborazione, sulla condivisione di informazioni e sulla creazione di team. È inoltre importante che rimanga accessibile tra le riunioni di un team per rispondere a domande, fornire indicazioni e aiutare a risolvere i problemi quando necessario.

7. Cultivate Trust

La fiducia è uno dei fattori più importanti per quanto riguarda la delegazione e va in entrambi i modi. Bisogna fidarsi che i membri del team completeranno i lavori per i quali sono responsabili e che i tuoi membri del team devono fidarsi di aver fornito loro tutte le informazioni necessarie per eseguire il lavoro e che sarà disponibile per eseguirne il backup quando necessario.

È possibile creare una squadra basata sulla fiducia:

• rispettando gli altri
• ascoltando e ascoltando ciò che altri dicono
• concentrandosi sulla comunicazione coerente
• dicendo cosa farai e cosa fare dici
• Essere onesti

La delegazione efficace può essere la risposta per il piccolo imprenditore impegnato nel tempo che sta lottando per trovare il tempo per sviluppare la propria attività. E quando prendi le misure per prepararsi ad un efficace processo di delegazione, non solo ti dà tempo a concentrarvi sulle attività commerciali più importanti, ma stai attenuando la pressione di fare sempre tutto da soli.