Video: Sistemo i documenti - Marie Kondo 2025
Il monitoraggio dei vostri documenti elettronici può essere abbastanza grosso nel mondo di oggi "cablato".
Oltre a memorizzare i documenti localmente su desktop, computer portatili o dispositivi mobili, sempre più aziende utilizzano la cloud per applicazioni di business di base e archiviazione di file. (Vedi Perché Cloud Computing è ideale per le piccole imprese e 5 svantaggi di Cloud Computing.)
A complicare ulteriormente il problema di archiviazione è la necessità che molte aziende condividano documenti tra i dipendenti - in un ufficio questo è normalmente compilato usando un file server o dispositivo di memorizzazione collegato alla rete (NAS).
Se è necessario un accesso mobile condiviso, i documenti possono essere memorizzati nella cloud e condivisi assegnando le autorizzazioni di accesso.
L'organizzazione è la chiave
Ovunque i documenti siano memorizzati, è importante mantenerli organizzati e aggiornati. L'obiettivo della gestione dei file elettronici è quello di assicurare che tu possa trovare quello che stai cercando, anche se lo cerchi anni dopo la sua creazione.
La maggior parte delle persone di affari in una volta o in un altro è stata nella posizione imbarazzante di avere una chiamata al cliente e non essere in grado di individuare rapidamente la fattura rilevante o altri importanti documenti del cliente. Altrettanto fastidioso sta rintanando intorno alla fine del tentativo di trovare documenti relativi ai conti aziendali per il ragioniere o peggio ancora, il taxman.
La corretta organizzazione dei documenti elettronici è particolarmente importante in un ambiente condiviso - se uno dei tuoi dipendenti è assente (temporaneamente o in modo permanente!) Devi essere in grado di individuare facilmente i documenti creati o gestiti da quella persona.
(Si noti che la potenziale perdita di dati con i dipendenti scontenti e in partenza è una delle ragioni per proteggere i dati aziendali.
Questi suggerimenti per la gestione dei file ti aiutano a mantenere accessibili i file:
1. Utilizzare le cartelle di installazione predefinite per i file di programma.
Utilizzare le posizioni di file predefinite durante l'installazione dei programmi applicativi.
Sotto Windows, i file di programma di applicazione convention risiedono sotto la directory (Drive Letter:) -> Programmi. L'installazione di applicazioni altrove è confusa e inutile.
2. Un posto per tutti i documenti.
Posiziona tutti i documenti sotto una singola cartella "radice". Per un singolo utente in un ambiente Windows, la posizione predefinita è la cartella Documenti.
In un ambiente di condivisione di file cercare di fare lo stesso - ha creato una singola cartella principale (detta "Documenti condivisi" ad esempio) e memorizzare tutti i documenti nelle sottocartelle all'interno della cartella principale. Avere una singola posizione per tutti i documenti rende più facile trovare le cose e eseguire backup e archivi.
3. Crea cartelle in una gerarchia logica.
Questi sono i cassetti dell'armadietto del computer, per così dire. Utilizza una lingua semplice per denominare le cartelle; non volete guardare in futuro questo elenco di cartelle e chiederti cosa significhi "TFK" o qualsiasi altra interessante abbreviazione che hai inventato.
4. Cartelle Nest all'interno di cartelle.
Creazione di altre cartelle all'interno di queste cartelle principali come avviene. Ad esempio, una cartella denominata "fatture" potrebbe contenere cartelle denominate "2013", "2012" e "2011". Una cartella denominata per un client potrebbe includere le cartelle "customerdata" e "correspondence".
L'obiettivo è quello di avere tutti i file in una cartella piuttosto che avere un gruppo di file orfani elencati.
Non creare tuttavia complesse strutture di cartelle stratificate in profondità - dove possibile utilizzare i nomi di file descrittivi.
5. Seguire le convenzioni di denominazione dei file.
Alcuni sistemi operativi (come Unix) non consentono spazi nei nomi di file o cartelle, pertanto evitare questo se l'ambiente di calcolo è misto - invece utilizzare le sottolineature come delimitatore (ad es. Doe_John_Proposal.doc). Altri caratteri quali / ? : * | "sono anche vietati nei nomi di file o cartelle in Windows.
Utilizzare nomi di file descrittivi per identificare e recuperare facilmente, ma non andare in mare - i nomi file / percorso hanno limiti di lunghezza che variano tra i sistemi operativi. la lunghezza del percorso per un file (ad es. la lettera di unità + i nomi delle cartelle + il nome del file) è di 260 caratteri.
Utilizzare abbreviazioni comuni dove possibile.
6. Specificare
nel nome dei file, se possibile.L'obiettivo per nominare i file è quello di poter sapere che cosa è il file senza dover aprire e guardare.Quindi se il documento è una lettera a un cliente che ricorda che il pagamento è scaduto, chiamarlo qualcosa come "overdue_20120115", piuttosto che qualcosa di simile a "lettera" Come saprai chi è la lettera senza aprirlo?
Se stai condividendo i file tramite posta elettronica o dispositivi portatili, vuoi che il nome del file includi più specifici informazioni, poiché la cartella informa non verrà incluso nel file condiviso. Ad esempio, se il documento risiede in My Documents Invoices 2014 Clients Doe_John_20140416. doc e il file è condiviso o inviato via email tutti i destinatari vedranno è il Doe_John_20140416. doc e potrebbe non essere in grado di dire che il file è una fattura del cliente senza aprirlo.
7. File come si va.
Il momento migliore per archiviare un documento è quando lo crei per la prima volta. Quindi, abituate ad utilizzare la finestra di dialogo "Salva con nome" per archiviare il documento e denominarla, mettendola nel posto giusto in primo luogo.
8. Ordina i tuoi file per la tua comodità.
Se ci sono cartelle o file che si utilizzano molto, forzarli alla parte superiore dell'elenco dei file rinominandoli con un! o un AA all'inizio del nome del file.
9. Recupera i file regolarmente.
A volte ciò che è vecchio è evidente come nell'esempio della cartella denominata "Fatture" sopra.Se non lo è, mantenete inalterate le cartelle eliminando i vecchi file.
Non non elimina i file correlati alle attività commerciali, a meno che non sia assolutamente sicuro che non sarà mai necessario ripetere il file. Invece, nella tua collezione principale di cartelle sotto la cartella principale, crea una cartella chiamata "Vecchio" o "Inattivo" e sposti i file vecchi quando li troverai.
10. Eseguire regolarmente il backup dei file.
Se state copiando i file su un'altra unità o su un nastro, è importante impostare e seguire un regime regolare di back up. Vedere i 3 passi per un sistema di backup efficace.
La buona gestione dei file rende la ricerca di ciò che vuoi Easy
La gestione di documenti elettronici dovrebbe essere parte di una strategia globale di gestione dei documenti per la tua attività. Un piano di gestione dei documenti appropriato dovrebbe includere tutti gli aspetti di gestione dei documenti, inclusi l'archiviazione, il recupero, i backup e la sicurezza.
La funzione di ricerca è una cosa meravigliosa ma non corrisponderà mai alla facilità di poter andare direttamente in una cartella o un file. Se seguite questi suggerimenti per la gestione dei file in modo coerente, anche se non sai dove si trova, sappi dove dovrebbe essere - un enorme vantaggio quando si tratta di trovare quello che stai cercando. Buone pratiche di gestione dei file consentono di risparmiare tempo e denaro.
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