Scrittura formale invito lettere e materiali

Evento e pianificatori di riunioni sono tenuti a contribuire o scrivere lettere d'invito e materiali per le riunioni, i viaggi incentive e altri programmi che organizzano. Non deve sembrare un compito imprescindibile, ma è importante seguire determinati passi per seguire l'etichetta di invito appropriata e evitare di mancare dettagli importanti per i tuoi ospiti.

Ecco come:

1. Creare un tema di evento. Prima di scrivere lettere d'invito e materiali, i pianificatori devono assicurarsi di avere un tema attraente per il programma. Le seguenti domande aiutano a iniziare il processo di brainstorming: è una conferenza educativa, un seminario o un viaggio di incentivazione? Dove si tiene? Che cosa è unico su quella destinazione o luogo? Qual è la durata della manifestazione? Quali sono gli obiettivi dietro il programma? Perché un partecipante desidera partecipare? Queste domande contribuiranno a stabilire un grande tema dell'evento.

2. Crea un invito elettronico. Numerose lettere d'invito e materiali per eventi importanti sono stati spostati in sistemi di registrazione online a causa del volume di logistica importante che deve essere acquisita durante il processo RSVP: l'ortografia dei nomi, le informazioni di contatto, i requisiti dietetici, esigenze di trasporto, dettagli sul programma, informazioni sulle attività e altro ancora. Nota: Gli eventi meno complicati possono utilizzare una singola pagina web o un'immagine di disegno grafico inviata tramite posta elettronica per trasmettere dettagli sugli eventi e contatti RSVP.

3. Crea un invito stampato. A seconda della natura del programma o dell'evento, l'etichetta di invito può suggerire che si dovrebbe scrivere lettere d'invito e note per far sapere ai tuoi ospiti che veramente la loro presenza. Questo è diverso dai materiali evento; invece, prendi in considerazione una semplice scheda invito che fornisce preziose informazioni al tuo ospite, incluso l'host e il suo titolo, il tema dell'evento, la data e / o le ore e un contatto RSVP.

4. Scrivere inviti di eventi formali. Come parte dell'invito elettronico, è necessario definire informazioni di alto livello sul programma e sull'evento. Ad esempio, se si tratta di un viaggio incentivante o di una conferenza pluridisciplinare, si desidera includere quanto segue: la destinazione, la sede principale dell'hotel / conferenza, l'argomento principale, gli oratori (anche bios), il programma, le attività, la logistica e dettagli sulla registrazione. Le lettere ei materiali di invito dovrebbero fornire agli ospiti un motivo per partecipare e includere sempre una chiamata all'azione.

5. L'etichetta di invito inizia con la panoramica della destinazione / locale. Quando si scrivono lettere d'invito e materiali, è sempre più sicuro assumere che nessuno sia stato nella località in cui si ospita il programma.Ciò significa che dovresti scrivere una breve panoramica della destinazione e / o dell'hotel / facility / venue in cui si svolge il programma. Se stai pianificando un evento pluridiversario, tenga questa informazione al livello più alto possibile, ma assicuratevi che ci siano informazioni sufficienti per fornire all'ospite conoscenze uniche sul luogo e perché dovrebbero investire il proprio tempo con te.

6. L'etichetta di invito richiede il calendario degli eventi. Se stai pianificando un evento plurilingue come un programma di incentivazione, i materiali di invito dovrebbero includere il maggior numero possibile di dettagli in modo che gli ospiti possano pianificare adeguatamente il loro tempo con te. Ciò significa che l'invito deve identificare i metodi di arrivo e le ore in cui si prevede di partecipare, i momenti per le riunioni di lavoro e le attività (e le scelte di attività), le informazioni sui pasti e le informazioni di partenza.

7. L'etichetta di invito richiede descrizioni delle attività. Quando si scrivono lettere e materiali di invito formali, fornire una panoramica delle varie attività per aiutare gli ospiti a determinare meglio ciò che corrisponde ai loro interessi. Il tuo programma di golf è un evento di 1/2 o di un giorno? Qual è la "classe" di quel rapido fiume galleggiante? Qual è l'altitudine in cui stai ospitando l'evento e quanto sarà alto che il programma di mountain bike ti porta? Qual è la durata di una classe di pittura e cosa impareranno?

8. L'etichetta di invito richiede informazioni sulla logistica della riunione. Ancora una volta, supponendo di aver ospitato un programma multi-giorno, gli ospiti devono essere forniti con dettagli su ciascuno dei seguenti elementi:

   • Prenotazioni di volo
   • Registrazione eventi
   • Prenotazioni di camere
   • Trasferimenti aeroportuali > Codice di abbigliamento
   • Tempo
   • Procedure di check-in
   • Elementi non rimborsabili
   • Contatti del personale ospitante
   • Sviluppare l'agenda finale degli eventi.

9. Questo aspetto sarà diverso da quello iniziale, ma deve essere fornito agli ospiti invitati all'arrivo o appena prima di partecipare ad un evento. Dovrebbe includere un'ora di ora (va bene combinare le ore) panoramica di cosa è previsto quando e dove. Se hai più tracce educative pianificate contemporaneamente, è utile definire tali tracce in gruppi in modo che i partecipanti sappiano quali argomenti sono pianificati quando e dove. Crea la lettera di benvenuto dell'evento.

10. Molti progettisti lottano con quali informazioni dovrebbero o non dovrebbero essere incluse nelle lettere di benvenuto. Il consiglio migliore è quello di mantenere il messaggio di benvenuto e far sapere agli ospiti che sono accolti e apprezzati. L'etichetta di invito suggerisce che la lettera dovrebbe essere firmata dall'host ufficiale dell'evento. Uno degli eventuali inviti di eventi più trascurati è l'avviso di partenza. Come parte della lettera di benvenuto e dei regali di arrivo, è importante allegare dettagli su come gli ospiti partiranno.

    Crea schede di menu.

11. Se state progettando una colazione, un pranzo o una cena, gli ospiti apprezzano sempre le carte da menu che contornano le voci di menu per ogni corso del pasto. Dà loro qualcosa da parlare quando si riunisce con gli altri al loro tavolo e consente al personale di attesa di ottenere rapidamente scelte di menu da parte degli ospiti, contribuendo a mantenere la pianificazione in pista. Nota: Se stai pensando a una speciale sorpresa durante il pasto, ad esempio un dessert a tema a un certo intrattenimento univoco, è utile tenere questi elementi dalla scheda di menu per migliorare l'effetto speciale. Crea carte di note regalo di apprezzamento.

12. Che si tratti di un regalo di arrivo o di un regalo di cuscini, ogni regalo di apprezzamento dovrebbe avere la sua carta di biglietti da regalo. È un'opportunità per rafforzare i messaggi "grazie" e rendere i tuoi ospiti più speciali. È utile includere parole e messaggi che riflettano il tema dell'evento stesso. Crea avvisi di partenza individuali.

13. Il giorno prima della partenza, consegnare le notti alle camere che li ricordano quando partiranno, incluso il numero di volo e l'orario di partenza. Fornisce l'opportunità di risolvere eventuali errori dell'ultimo minuto che potrebbero essere trascurati durante la programmazione della logistica.

    Suggerimenti:

Assicurati di avere un grande graphic designer e un processo di registrazione online. La sfida ancora oggi è che molti sistemi di registrazione degli eventi online esistono, ma richiedono molta personalizzazione o l'utilizzo di sistemi di terze parti sono ancora considerati un po 'costosi su base inverso. Questo è il motivo per cui molti progettisti continuano a contare sugli strumenti e sulle risorse di casa.

1. Trovi un grande negozio di cancelleria. Anche se le organizzazioni si stanno muovendo sempre di più nell'uso di forme elettroniche di comunicazione, che ancora non sostituisce l'impatto che gli inviti stampati ei materiali di evento forniscono. Cercare cartoleria che complicherà il tema del tuo evento e variare gli stili di carta e di dimensioni per creare più interesse e dramma. I vostri ospiti noteranno lo sforzo.
2. Crea un modello e replica da lì. I pianificatori devono creare lettere e materiali di invito per modelli e semplicemente aggiornare nuovi eventi dai modelli di programmi e eventi precedenti. Naturalmente, nuove cartolerie, grafica, testo, ecc., Dovrebbero essere selezionati e utilizzati, quindi è necessario una certa quantità di personalizzazione ogni volta.