La gestione delle risorse per l'inventario

Prima che una piccola impresa possa ragionevolmente fare una promessa di fornire ai suoi clienti, deve avere qualche certezza di avere ciò che i suoi clienti hanno ordinato. Per una piccola impresa a controllare il suo inventario in questo modo, deve disporre di processi in grado di contare, verificare e controllare tutti gli elementi del suo inventario.

L'obiettivo di qualsiasi sistema di controllo dell'inventario dovrebbe essere quello di avere 100% di precisione. Ciò significa che non solo sapete quello che hai in mano, ma quanto è disponibile per spedire.

Come faccio a sapere se ho un problema di controllo dell'inventario?

Ci sono diversi metodi che puoi utilizzare per esercitare pressione sui processi di controllo dell'inventario. Un metodo è quello di sottoporsi a una revisione delle spedizioni recentemente mancate ai vostri clienti. Qualcuno di questi spedizioni perse a causa della mancanza di comprensione di ciò che hai a disposizione e disponibile per spedire?

Ad esempio, si potrebbe avere 100 ciascuno della parte A e un cliente ha richiesto 100 ciascuno. Ma non avevano bisogno di spedirla fino alla prossima settimana, quindi i 100 ciascuno della Parte A si sedettero nel tuo magazzino. Il giorno dopo, un altro cliente ha chiamato e ha chiesto 100 pezzi ciascuno della parte A. Sei rimasto lontano dall'ufficio, prendendo cura dei quaranta milioni di altre cose che un piccolo imprenditore deve curare, in modo che un altro dipendente ha preso la chiamata . Quell'altro dipendente ha controllato e visto i 100 ciascuno della parte A seduti lì e spediti il ​​secondo cliente. La settimana seguente, dovevi spedire i 100 ciascuno della parte A al primo cliente, e non c'era.

La tua piccola impresa potrebbe avere un problema di controllo dell'inventario. È importante sapere non solo ciò che la tua piccola impresa ha a portata di mano, ma quello che è disponibile per spedire. Nel caso sopra, mentre il tuo un impiegato ha visto che avevate 100 ciascuna delle parti A per spedire, non vi era alcun processo per farle sapere che i 100 sono stati assegnati ad un altro cliente.

Revisione da pavimento a fogli

Un altro metodo che puoi utilizzare per controllare il controllo dell'inventario è quello di eseguire una verifica da tavoletta a fogli. Ciò significa che si cammina sul pavimento del magazzino (o magazzino, armadio o garage - ovunque la tua piccola impresa mantiene il suo inventario) e si seleziona una manciata di oggetti da contare.

Discuteremo quanti oggetti da contare in seguito, ma quando hai finito, prendi quei numeri di conteggio nel tuo sistema che segue l'inventario. Questo potrebbe essere il tuo sistema WMS (gestione del magazzino), ERP / MRP (pianificazione delle risorse aziendali / pianificazione dei requisiti dei materiali), un foglio di calcolo di Excel, un libro di registro o, eventualmente, un mucchio di post-it. Se non si dispone di un sistema che tiene traccia dell'inventario - anche se è solo un mucchio di Post-It - hai un problema di controllo dell'inventario.

Nei controlli da tavoletta a fogli, confronti i conteggi fisici che hai fatto a quello che il tuo sistema di controllo degli inventari avrebbe pensato. Ancora una volta, il tuo obiettivo dovrebbe essere al 100% di precisione. Se i numeri di conteggio fisico non si allinearono esattamente a quello che il sistema di controllo degli inventari avesse pensato, sapete perché? E puoi implementare contromisure per impedire che ciò accada di nuovo?

Alcuni dei motivi più popolari che contano non allineano includono:

• Hai ricevuto una spedizione dal tuo fornitore, ma non hai contato le parti nelle caselle. L'elenco degli imballaggi non deve essere conteggiato come preciso al 100%. Aprire le caselle e contare il contenuto. Se il tuo fornitore dice che ti hanno inviato 1'000 parti e ti hanno inviato solo 990 parti e non si accetta l'errore - non hai solo un problema di controllo dell'inventario, ma potresti finire di cortocircuitare i tuoi clienti.
• Hai spedito parti a un cliente ma non ha decrementato il tuo inventario correttamente. O affatto. Assicurati di aver dedotto le spedizioni in uscita dal tuo inventario totali in tempo reale.
• Le edizioni di qualità hanno costretto a rimuovere una parte del tuo inventario dal tuo accumulo di inventario. Tuttavia, il sistema di controllo dell'inventario non ha un modo per distinguere tra usabile e non utilizzabile, quindi il sistema dice che hai più di quello che puoi utilizzare. Avere la capacità di distinguere tra inventario utilizzabile e non utilizzabile non è solo una caratteristica importante che consente di tenere traccia delle parti con problemi di qualità, ma può anche essere un meccanismo per allocare l'inventario ad un cliente mantenendo le parti in magazzino.
• I tuoi prodotti sono preziosi e facili da percorrere? Una società che vende incudine potrebbe avere meno di un problema di colpi di pelliccia rispetto a una società che vende monete d'oro. Assicurati che il piano di controllo dell'inventario include un modo per mantenere la sicurezza dei tuoi prodotti. E implementa un programma di conteggio ciclo che ti aiuta a tenere traccia del tuo inventario.

Che cosa è esattamente un programma di conteggio ciclo?

Un programma di conteggio ciclo è quello che succede durante i conteggi da piano a foglio. Un programma di conteggio ciclo è un processo che conta regolarmente una percentuale delle parti in modo che, per un anno, li hai contati tutti (o almeno tutte le parti più preziose).

È possibile utilizzare un programma di conteggio ciclo in combinazione con un inventario fisico annuale, che in genere aiuta a ridurre le varianze di tali inventari fisici. Alcune aziende utilizzano i conteggi ciclici anziché gli inventari fisici annuali, ma non lo raccomando.

Per determinare i parametri del programma di conteggio ciclo, è necessario determinare:

• quante parti totali devono contare?
• Stai contando per tutto il corso di un anno? Se no, come stai per determinare il punto di interruzione? Tipicamente, le aziende seguono la regola 80-20, i. e. L'80% del tuo valore di inventario viene dal 20% delle vostre parti - quindi concentriate sul conteggio del 20%.
• Quanto spesso conta?
• Chi sta per compiere il conteggio?Se la vostra azienda è abbastanza grande, il contatore del ciclo dovrebbe essere qualcuno che la prestazione di lavoro è legata all'accuratezza dell'inventario. Questo aiuta a togliere eventuali conflitti di interesse nel processo di conteggio dei cicli. Un conteggio ciclo è un controllo - non uno strumento di valutazione delle prestazioni del lavoro.
• Come deve essere condotto il conteggio? Il metodo preferito è il processo da pavimento a foglio. Un contatore del ciclo deve essere fornito di un elenco di numeri di parti e posizioni. Il bancone va quindi sul pavimento e le conta. Non dovrebbe avere alcuna idea di quanti aspettarsi di essere lì. Un altro metodo è un conteggio da piano a pavimento. Questo è il contrario del metodo da pavimento a foglio. Il metodo da foglio a pavimento inizia quando si consegna il tuo contatore un elenco di parti e dei loro conteggi corrispondenti in base al sistema di monitoraggio delle scorte. Il contatore poi controlla le quantità fisiche sugli scaffali rispetto al conteggio del sistema.

Conoscendo i fattori di processo di conteggio del ciclo sopra indicato, è possibile creare il programma di conteggio ciclo. Ad esempio, se hai 500 numeri di parti da contare e puoi contare una volta ogni settimana, puoi contare 10 parti alla settimana (o solo due al giorno). Alla fine di un anno di 50 settimane, avrai contato tutti i 500 numeri di parte. Basta ricordare di contare numeri di parti differenti con ogni conteggio, per evitare di sovra-contare un numero di parte e di sottovalutare un altro.

Durante questo processo, è importante sapere quando i conteggi degli inventari sono spenti. Ecco perché un contatore di cicli non dovrebbe essere un supervisore del magazzino o un impiegato di controllo dell'inventario. È la natura umana per quei dipendenti mettere le correzioni in atto senza escalare le questioni sottostanti alla gestione. Come gestore o gestore di piccole imprese, è necessario sapere quando i processi di controllo dell'inventario sottostante non funzionano, pertanto è possibile implementare contromisure per evitare problemi a valle.

Risoluzione dei problemi di controllo dell'inventario

Un programma di conteggio ciclo, combinato con un inventario fisico annuale, è un modo molto lungo per risolvere i problemi di controllo dell'inventario. I programmi di conteggio del ciclo aiutano a individuare le carenze nel controllo delle scorte, ma è a voi di apportare modifiche per risolvere i problemi che il programma di conteggio del ciclo scopre.