Scrittura di un viaggio incentivante o di un esercizio di ritiri esecutivi

Gli organizzatori degli eventi sono quelli che hanno l'incarico di produrre un programma conciso ma informativo per le riunioni e gli eventi che organizzano, incluse le agende per i ritiri aziendali di una settimana. Se l'ordine del giorno è per un giorno di riunioni per i dirigenti di una filiale o quattro giorni di esercizi di team-building per nuovi assunti, gli elementi di base rimangono gli stessi.

Suggerimenti per la scrittura dell'agenda

La scrittura di un ordine del giorno per un evento - in particolare un evento pluriennale - è talvolta impegnativo perché l'agenda (o l'itinerario a colpo d'occhio) deve essere breve fornendo tutte le informazioni necessarie.

Dopo tutto, la maggior parte dei partecipanti avrà familiarità con i programmi offerti e non vuole lanciare un ampio documento per scoprire dove dovrebbero essere e quando. È il tuo lavoro come pianificatore di eventi per rendere la vita dei partecipanti la più semplice possibile.

Gli elementi di base di un ordine del giorno devono contenere le seguenti informazioni:

Nome e posizione dell'evento.

• Giorno e ora esatta di ogni evento / attività fino al quarto d'ora.
• Il tipo di evento come la sessione di creatività creativa del cervello vs una sessione di impostazione strategica di obiettivi vs discussione di pannelli con i leader di squadra
• Informazioni utili sull'evento come come vestirsi per un incontro se è un pranzo, cena o cocktail party (cioè, business casual vs. black-tie)
• Suggerimento: lasciate sempre i partecipanti a sapere dove possono trovare informazioni aggiuntive, come il sito web dell'organizzazione ospitante.
• Formato Agenda di riunione campione

La maggior parte dei formati di agenda ha una sezione di intestazione al centro della pagina con una o tre righe di testo con il nome dell'evento, il nome dell'organizzazione che ospita il evento e data dell'inizio dell'evento.

L'ordine del giorno viene quindi organizzato in due colonne: la colonna a sinistra contiene date e orari. Sul lato destro è il nome dell'evento insieme ai dettagli sull'attività.

Il tuo ordine del giorno dovrebbe essere facile da seguire, e se è un evento di un giorno, cerchi di ottenere tutto su una pagina. Ricorda che l'itinerario generale è uno dei diversi elementi che ti è impegnato a preparare insieme ad altri materiali di invito formali come inviti elettronici e stampati.

Poiché i partecipanti riceveranno più pezzi di materiale di comunicazione da te, ci sarà molta opportunità per fornire informazioni approfondite in un altro documento.