Lavoratori Compensation Audits

La maggior parte delle politiche di compensazione dei lavoratori è soggetta ad un controllo. Questo articolo spiegherà i tipi di verifiche disponibili e le ragioni per le quali vengono eseguiti.

Premium stimato

Il tuo compenso per i lavoratori è calcolato moltiplicando un tasso di volte il tuo libro paga e dividendo il risultato per 100. Ad esempio, supponiamo che il tuo libro paga sia di $ 500.000 e la tariffa sia $. 10. Il tuo premio è 500, 000 X. 1/100 o 500 dollari.

Il premio che paghi all'inizio del tuo periodo di politica è un importo provvisorio. Si tratta di una stima basata sui vostri pagamenti previsti per il prossimo anno. Dopo che la tua politica è scaduta, il tuo assicuratore effettua una verifica per determinare i tuoi pagamenti effettivi per quell'anno. Il tuo assicuratore adatta quindi il tuo premio. Se il tuo attuale libro paga supera il tuo budget pagato, puoi essere fatturato un premio aggiuntivo. Se il tuo attuale libro paga è inferiore al tuo budget pagato, puoi ricevere un premio di ritorno.

Finalità del controllo

Sono state effettuate verifiche per garantire che i premi che i datori di lavoro pagano per l'assicurazione contro la retribuzione dei lavoratori riflettano in modo preciso i loro rischi. Gli assicuratori controllano per assicurarsi che i datori di lavoro siano correttamente classificati e che i libri paga utilizzati per la valutazione siano accurati. Se una politica del datore di lavoro contiene le classificazioni o le retribuzioni sbagliate, il datore di lavoro può pagare troppo o troppo poco rispetto agli altri datori di lavoro per l'assicurazione contro la retribuzione dei lavoratori.

Molti Stati obbligano gli assicuratori a controllare tutte le politiche di compensazione dei lavoratori il cui premio annuale stimato supera una determinata soglia, ad esempio $ 10.000. I servizi assicurativi di Stato effettuano controlli periodici per assicurarsi che gli assicuratori stiano eseguendo le verifiche richieste.

Obbligazione contrattuale

La maggior parte delle politiche di compensazione dei lavoratori, compresa la forma NCCI standard, contiene una clausola che affronta le verifiche.

Nella forma NCCI questa clausola si trova sotto la parte cinque, Premium. Essa afferma che il datore di lavoro deve consentire all'assicuratore di controllare la politica in qualsiasi momento entro tre anni dalla scadenza della politica. L'assicuratore ha il diritto di esaminare tutti i record relativi alla politica. Questi possono includere registri contabili, dichiarazioni dei redditi e registri paghe.

Le politiche di compensazione del lavoratore contengono anche una disposizione relativa alle ispezioni. Nella forma NCCI questa disposizione è situata nella parte sei, condizioni. Dà all'assicuratore il diritto di ispezionare i luoghi di lavoro del datore di lavoro in qualsiasi momento. Lo scopo di tali ispezioni è quello di valutare l'insurabilità del tuo business e di raccogliere informazioni sul libro paga. Le ispezioni di compensazione dei lavoratori non sono destinate ad essere ispezioni di sicurezza.

La polizza assicurativa è un contratto legale. Quando acquisti la copertura di compensazione dei lavoratori, siete contrattualmente obbligati a rispettare le norme di controllo e di ispezione della politica.Se il tuo assicuratore chiede di visitare la tua struttura o richiede informazioni aggiornate sui paghe, devi presentare le sue richieste. La mancata interpretazione può costituire una violazione del contratto. Il tuo assicuratore può rispondere al tuo rifiuto annullando la tua politica o rifiutandolo di rinnovarlo.

Questo può influenzare negativamente il tuo modificatore di esperienza.

Tipi di audit

Esistono diversi tipi di audit di compensazione dei lavoratori. I tipi di audit disponibili sono diversi da uno Stato a uno Stato e dall'assicuratore all'assicuratore.

Controllo posta

• Il tipo di controllo più semplice. Gli audit di posta possono essere consentiti per i piccoli datori di lavoro che non generano molto premi. Tuttavia, le verifiche di posta possono non essere disponibili per i datori di lavoro in determinate professioni (come la copertura) indipendentemente dalla loro dimensione. Revisione preliminare
• Condotta quando una politica viene prima scritta con un nuovo assicuratore. Gli audit preliminari vengono generalmente eseguiti in loco. Il loro scopo è quello di garantire che le classifiche e i libri paga appropriati siano utilizzati sulla politica. Controllo telefonico
• Utilizzato da alcuni assicuratori. L'assicuratore può inviare una forma per completare e tornare all'assicuratore. Quando l'assicuratore ha ricevuto le informazioni, pianifica una telefonata per te con un revisore per discutere le informazioni fornite. Audit Campo
• Un controllo fisico eseguito presso i locali. Lo scopo è quello di raccogliere il libro paga e altre informazioni che l'assicuratore utilizzerà per calcolare il tuo premio finale. Controllo intermedio
• Può essere condotto se la tua attività è cambiata in qualche modo, forse avviando una nuova operazione. Gli audit provvisorio sono utilizzati anche da grandi datori di lavoro che vogliono riportare il loro libro paga mensilmente o trimestralmente piuttosto che una volta all'anno. Questi audit sono di solito condotti tramite posta. Una verifica fisica viene eseguita alla fine del periodo di politica. Controllo di controllo
• Condotto da un'autorità di compensazione dei lavoratori statali per verificare i risultati ottenuti dall'assicuratore. Gli uffici di Stato conducono controlli di prova per assicurare che i revisori delle assicurazioni utilizzino correttamente il sistema di classificazione e classificazione. I bureaus vogliono anche assicurare che gli assicuratori stiano utilizzando piani di rating approvati dall'ufficio di presidenza (quando è richiesta la preventiva approvazione). Frode da parte di un datore di lavoro

L'adempimento della richiesta di informazioni da parte dell'assicuratore non è l'unico obbligo di assicuratore. È inoltre necessario fornire dati

accurate . Se si fornisce intenzionalmente false informazioni al vostro assicuratore, potrebbe essere perseguito dal reparto assicurativo del tuo stato per la frode assicurativa. Ecco alcuni esempi di azioni che potrebbero essere considerate fraudolente: sottrarreportare il tuo libro paga con l'intento di ridurre il tuo premio

• fornire descrizioni false del lavoro a un revisore di assicurazioni
• fornire dichiarazioni fiscali o altri rapporti finanziari
• nascondere il fatto di aver assunto subappaltatori
• Fornitura di certificati di assicurazione falsificati per i subappaltatori
• Una volta completata una verifica, il tuo assicuratore ti invierà un rapporto. Idealmente, i libri paga mostrati nella relazione non si differenziano sostanzialmente dai listini dei redditi stimati elencati nel tuo criterio.Purtroppo, questo non è sempre il caso. Se le proiezioni dei salari sono troppo basse, l'audit potrebbe aver generato un grande premio aggiuntivo. Il rapporto di controllo potrebbe anche mostrare modifiche alle classificazioni. Se il revisore ha stabilito che la tua attività è stata classificata in modo errato, può aver aggiunto nuovi codici di classe o rimosso quelli esistenti.

Controversie di controllo

Gli assicurati non sempre sono d'accordo con i rapporti di revisione. Un report potrebbe contenere errori, come il modificatore errato dell'esperienza oi dati errati del libro paga. In alternativa, potrebbe mostrare modifiche di classificazione con cui non siete d'accordo.

Se non sei soddisfatto dei risultati di una verifica, contatta immediatamente l'assicuratore. La maggior parte degli assicuratori fornisce istruzioni su come contestare una verifica. Questi possono essere inclusi nei tuoi documenti di politica. Assicurarsi di seguire attentamente le istruzioni dell'assicuratore. Inviate la denuncia per iscritto entro il termine stabilito dall'assicuratore. Descrivere in dettaglio il problema. Ad esempio, se pensi che il revisore ha utilizzato la classificazione errata, spiega il tuo ragionamento e suggerisci un'alternativa. L'assicuratore esaminerà la tua denuncia e deciderà se una revisione è garantita.

Se un'analisi ha generato un premio supplementare, ma hai contestato i risultati della verifica, l'obbligo di pagare il premio supplementare dovrebbe essere sospeso fino alla risoluzione della controversia. Se l'assicuratore non affronta il problema a vostra soddisfazione, puoi fare appello alla decisione dell'assicuratore al suo consiglio di compensazione dei lavoratori statali.