Preparazione per un audit di compensazione lavoratori

La tua azienda sta per sottoporsi a un audit di compensazione dei lavoratori? La preparazione a un controllo può sembrare scoraggiante, soprattutto se il tuo assicuratore prevede di effettuare un audit fisico presso i locali. In questo articolo vengono illustrati alcuni passaggi da eseguire per facilitare e velocizzare il processo.

Programmazione dell'audit

Il tuo assicuratore per la compensazione dei lavoratori probabilmente avrà inizio il processo di verifica presto dopo la scadenza della politica di compensazione dei lavoratori.

È possibile ricevere una lettera dall'assicuratore o una telefonata dalla persona assegnata per eseguire l'audit. Il tuo revisore assegnato dovrebbe programmare l'audit in un momento che è conveniente per te. La data dovrebbe essere abbastanza lunga nel futuro che avrai tempo sufficiente per raccogliere le informazioni che il revisore ha bisogno. Chiedere al revisore di fornire una sintesi dei dati che richiede per eseguire l'audit.

Si noti che il vostro revisore assegnato può o non essere dipendente dell'assicuratore. Alcuni assicuratori gestiscono un dipartimento di audit interno con personale dipendente. Altri esternalizzano la funzione di audit in una società di revisione indipendente. Il processo deve essere lo stesso se l'audit è eseguito da un dipendente dell'assicuratore o di un contraente.

Registri necessari

Il revisore avrà bisogno di varie informazioni finanziarie per il periodo di tempo coperto dalla politica che viene sottoposta a revisione. Ecco il tipo di informazioni che ti verrà richiesto di fornire:

• Contabilità
• Moduli fiscali, in particolare i moduli 941 e 944, Redditi federali dei datori di lavoro rispettivamente trimestrali e annuali
• Dati di erogazione in contanti
• Pagamenti per servizi forniti da indipendenti appaltatori. Il revisore dovrà verificare che questi lavoratori non siano i tuoi dipendenti.
• Pagamenti per servizi prestati da subappaltatori
• Certificato di assicurazione per ogni subappaltatore che hai assunto
• Forme W-2 e 1099
• Descrizione del lavoro per ogni lavoratore. Assicurati di descrivere con precisione i doveri del lavoratore.
• Descrizione delle operazioni aziendali
• Registri paghe per il termine del criterio. Il revisore dovrà verificare tutte le fonti di retribuzione fornite a ciascun lavoratore (stipendio, bonus, ecc.).
• Limitazioni paghe applicabili agli agenti esecutivi, ai partner, ai proprietari privati, ecc., Che sono trattati con il criterio
• Il tuo punteggio di rating esperienza

Una volta raccolti i dati necessari, devi organizzarlo. Mettete insieme tutti i tuoi record del libro paga (quali i moduli W-2, gli stub pagati e i record di straordinario) in modo che le informazioni siano facilmente accessibili. Allo stesso modo, collocare tutte le informazioni relative ai subappaltatori, inclusi gli importi di pagamento e i certificati di assicurazione, in un unico luogo. I tuoi sforzi saranno pagati, rendendo l'audit più semplice e veloce.

Che cosa è incluso nel Payroll?

Il premio per la compensazione dei lavoratori è calcolato moltiplicando un tasso di volte il tuo libro paga e dividendo il risultato per 100. L'NCCI e la maggior parte dei funzionari di compensazione dei lavoratori statali si riferiscono al salario come remunerazione . Questi termini vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile. Entrambi significano il valore monetario dei servizi forniti dai dipendenti all'organizzazione.

I costi che sono inclusi nella remunerazione variano un po 'da uno Stato a uno Stato. Tuttavia, essi comprendono generalmente quanto segue:

• salari e salari lordi, compresi retribuzioni retributive e salari
• commissioni. Ciò include le commissioni totali ricevute da un lavoratore e gli eventuali disegni contro le commissioni.
• Bonus, inclusi piani di bonus azionari
• Pagamento per vacanze, vacanze e malati
• Pagamento all'orario. In tutti, tranne alcuni stati, la remunerazione include gli straordinari calcolati a tempo determinato. Ad esempio, supponi che il tasso orario normale di un lavoratore sia di $ 20 all'ora. Se il lavoratore è stato pagato $ 600 per 20 ore di lavoro straordinario, includerebbe solo 400 dollari della retribuzione straordinaria.
• Pagamenti effettuati da voi che altrimenti sarebbero stati trattenuti dalla retribuzione dei dipendenti come previsto dalla legge per la previdenza sociale, Medicare o un piano pensionistico
• Pagamento a lavoratori in base a un tempo diverso da quello lavorato. Esempi sono i lavori di lavoro, di ripartizione dei profitti o di incentivi.
• Pagamento o indennità per utensili manuali o utensili manuali che i lavoratori utilizzano per svolgere i loro lavori
• Valore di affitto di un appartamento o di una casa fornita a un dipendente. Inoltre, il valore di altri alloggi e pasti ricevuti da un lavoratore come parte della sua retribuzione
• Pagamenti dedotti dalla retribuzione lorda dei lavoratori per la pensione, la caffetteria oi piani di risparmio
• Payroll per i dipendenti dei subappaltatori non assicurati (cfr. Commenti qui sotto)

Che cosa è escluso dal libro paga?

Ci sono un certo numero di costi che sono tipicamente esclusi quando il salario è calcolato per l'assicurazione di compensazione dei lavoratori. Mentre questi variano a seconda dello stato, essi spesso includono quanto segue:

• Suggerimenti e altre gratuità ricevute dai dipendenti
• Trattamento di fine rapporto (diverso dal tempo impiegato)
• Sconti su beni acquistati dal datore di lavoro
• Spese di business rimborsate
• Pagare per un servizio militare attivo
• Indennità uniformi

Classificazioni

Uno dei compiti primari del revisore è quello di garantire che l'attività assicurata sia correttamente classificata. I sistemi di classificazione delle retribuzioni dei lavoratori sono progettati per categorizzare aziende , non dipendenti individuali. Il revisore verificherà le operazioni della tua azienda per determinare se la classificazione di base elencata nel tuo criterio è corretta.

La classificazione di base è la classificazione che meglio descrive la tua attività complessiva. Questo è spesso lo stesso della classificazione governativa (la classificazione assegnata alla maggioranza del libro paga). Ad esempio, supponiamo di gestire un negozio di macchine. Alcuni dei tuoi dipendenti lavorano con i torni, mentre altri operano macchine da pressare o stampatrici. Le attività specifiche svolte dai dipendenti possono variare da lavoratore a lavoratore.Eppure, tutti soddisfano la tua classificazione di base, Machine Shop.

Alcuni dipendenti possono svolgere attività che richiedono classifiche separate. Ad esempio, il tuo negozio di macchine utilizza un lavoratore clericale che svolge il suo lavoro in un ufficio chiuso lontano da altri lavoratori. Questo impiegato avrebbe probabilmente assegnato la classificazione dipendente ufficio clericale piuttosto che Machine Shop.

I sistemi di classificazione delle retribuzioni dei lavoratori sono estremamente complessi. Il tuo revisore può riclassificare la tua attività in modo che non capisci o che non ha senso per te. In questo caso, chiedere al revisore una spiegazione. Se si è ancora confusi circa le modifiche, rivolgersi all'agente o al broker per assistenza.

Incontro con il revisore

Per svolgere l'audit, il revisore dovrà incontrarsi con te o un rappresentante fidato della tua ditta. Se delegi questa attività a qualcun altro, assicuratevi di:

• conosce bene la tua attività
• capisce tutte le fasi delle operazioni della tua azienda
• sa quali attività vengono eseguite da ogni dipendente
• capisce la tua azienda i lavoratori dipendenti, compresi le classificazioni che contiene
• capisce i documenti finanziari della tua azienda, inclusi i dati del personale paga, in modo da poter rispondere alle domande del revisore.

Quando si incontra con il revisore, voi o il vostro rappresentante dovrebbero essere cooperativi e rispondere alle domande del revisore, così come si può. Non offrire informazioni che non sono state richieste.

Come molte aziende, la tua azienda può assumere un'azienda di contabilità offsite per gestire le tue funzioni di contabilità e paghe. Se il tuo contabile si incontra con l'audit a vostro nome? La risposta è no. Il vostro contabile può fornire al revisore contabile i documenti finanziari di cui ha bisogno per eseguire l'audit. Tuttavia, il revisore dovrà visitare i locali per effettuare un audit fisico.

Subappaltatori

Molti Stati hanno leggi che impongono responsabilità per i contraenti che assumono subappaltatori non assicurati. Queste leggi si applicheranno se la tua azienda opera come contraente e sottoscrive il lavoro ad altri.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda, ABC Construction, assuma un subappaltatore chiamato P & J Plumbing per eseguire lavori di tubazione in un edificio che state rinnovando. Un dipendente di P & J viene ferito nel posto di lavoro e tenta di presentare una richiesta di risarcimento per i lavoratori. Tuttavia, P & J non ha acquistato la copertura di compensazione dei lavoratori. Nella maggior parte dei casi, il lavoratore ferito può richiedere prestazioni sotto la tua politica di compensazione dei lavoratori.

Gli assicuratori sono tenuti dalla legge a fornire prestazioni ai dipendenti di subappaltatori non assicurati. Così, il revisore verificherà i documenti fiscali e cercherà 1099 moduli rilasciati ai subappaltatori. Verrà verificato se ha ottenuto un certificato di assicurazione da ogni subappaltatore che hai assunto. Se un subappaltatore che hai assunto non ha fornito prove sull'assicurazione contro la compensazione dei lavoratori, il revisore riceverà un supplemento aggiuntivo per la copertura assicurativa del contraente.

La tariffa per un subappaltatore non assicurato dipende dal tipo di lavoro eseguito dal subappaltatore.Ad esempio, se il subappaltatore ha eseguito lavori di copertura, verrà utilizzato il tasso per la classificazione dei tetti applicabili. Il tasso sarà applicato a tutto o una parte del costo del lavoro subappaltato. Se il denaro che hai pagato al subappaltatore era solo per il lavoro, allora l'intero costo (diviso per 100) verrà utilizzato come base del premio.

Imprenditore Verso Subappaltatore

Se la tua attività non è un imprenditore, siete responsabili di lesioni sostenute da dipendenti di appaltatori indipendenti che si affitta? La risposta è generalmente no. L'imprenditore gestisce un'attività indipendente dalla vostra. Pertanto, l'appaltatore è responsabile di fornire ai lavoratori feriti i lavoratori beneficiari di indennizzo.

Ad esempio, supponiamo di possedere un negozio al dettaglio. Noleggiate un pavimento favoloso, un imprenditore di pavimenti, per strappare un vecchio pavimento in linoleum nel tuo negozio e sostituirlo con un nuovo. Lei delinea il risultato desiderato (un nuovo piano) e Fabulous fa il lavoro. Un supervisore favoloso sovrintende ai lavoratori del pavimento. Il supervisore definisce gli orari di lavoro e detta come i dipendenti eseguono il loro lavoro. Se un dipendente favoloso è ferito durante l'installazione del nuovo pavimento, Fabulous (non la tua azienda) dovrebbe essere responsabile del lavoratore.

Ci sono alcune situazioni in cui un'azienda potrebbe essere ritenuta responsabile per lesioni ai dipendenti di un imprenditore indipendente. Pertanto, dovresti insistere affinché l'affitto di ogni appaltatore indipendente dimostri di aver acquistato un'assicurazione contro la compensazione dei lavoratori.