Imparare a sviluppare un piano di outsourcing

Un sacco di discussioni sull'esternalizzazione nei media sembrano complesse, ma è davvero semplice. Anche nelle nostre case, abbiamo "esternalizzato" molti compiti: cucinare, mantenere i nostri prati e la cura dei bambini, solo per citarne alcuni. Quando non abbiamo il tempo, la messa a fuoco o le competenze per fare il lavoro noi stessi, cerchiamo qualcuno che può, e qualcuno che farà il lavoro per un prezzo che possiamo permetterci di pagare. Le corporazioni lavorano allo stesso modo, anche se le loro decisioni possono coinvolgere più fattori e decisori.

Il processo di sviluppo del piano di outsourcing

Ma proprio come le famiglie adottano decisioni diverse, le aziende possono arrivare a decisioni stupefacemente diverse rispetto all'outsourcing. Non esiste un modello che funziona per tutte le imprese, ma c'è un processo che tutte le aziende devono prendere in considerazione:

Realizzazione

In passato molte aziende non hanno ancora saputo quale sia l'outsourcing. Oggi conoscono l'outsourcing, ma non possono capire quanti programmi di outsourcing (e di outsourcing) già operano: centri di copia, sale di posta, gestione delle strutture, IT e persino parti di un ufficio legale aziendale. L'outsourcing non può risolvere tutti i problemi, ma imparando la generazione precedente di contratti individuerà nuovi progetti e fornirà un'informazione preziosa.

Per avere successo nella creazione di un programma di outsourcing, è necessario definire obiettivi specifici, come ridurre i costi aziendali complessivi del cinque per cento, concentrarsi sull'efficienza di un'unica posizione o solo guardare le funzioni svolte in un'unica business unit.

Gli obiettivi non necessitano di particolari enormi. Quando aumenta l'esperienza di outsourcing, le definizioni cambiano.

Partecipazione

Hai bisogno di partecipanti da molte aree di competenza per fornire input al piano, per verificare le ipotesi e per fornire un giudizio esperto. Quando si passa da un piano generale a progetti specifici, si ripeterà questo processo e crea dei sottogruppi con conoscenze ancora più specifiche.

Identificazione

Ora che hai obiettivi ed esperti per identificare e interpretare le informazioni, è tempo di identificare progetti specifici per il tuo programma di outsourcing. Ogni azienda sviluppa diversi criteri ed è guidata dalla cultura come da un'analisi finanziaria o operativa, ma ci sono criteri comuni da considerare:

Decisioni precedenti:

La tua azienda ha probabilmente adottato decisioni precedenti sull'utilizzo di non- dipendenti, come lavoratori temporanei o contratti di servizio. Lavorare con gli appalti e il PMO (Project Management Office) per i dettagli. Scopri come hanno affrontato i problemi in questo elenco e compilato le lezioni apprese.

Competenza:

• Stai eseguendo funzioni o producendo prodotti senza una competenza sufficiente o hai problemi a trattenere i manager?La gestione attuale ha un piano per affrontare questi problemi? Altrimenti, questo potrebbe essere un buon progetto di outsourcing. Qualità:
• Anche se una funzione ha persone dotate delle competenze giuste e dei manager esperti, non è possibile ottenere il livello di servizio necessario. Il dirigente gestisce le indagini dei clienti? Che cosa dicono i clienti su prodotti o servizi? Un divario nella qualità o una mancanza di interesse per il servizio clienti è un'altra bandiera per l'outsourcing. Costo:
• Un servizio eccezionalmente di alta qualità non è necessariamente un buon valore. Come confrontano i tuoi costi con i concorrenti? La funzione produce rapporti mensili: costi unitari, costi operativi, andamento dei costi pluriennali? Se questa funzione non è in grado di produrre tali rapporti, un servizio esternalizzato potrebbe fornire maggiore trasparenza nelle operazioni. Scala:
• Quando esamini l'intera azienda, farai molte scoperte impreviste. Rimanere concentrati! Un grande progetto è un candidato migliore per l'outsourcing di un numero di progetti più piccoli. Quel singolo grande progetto richiederà molto meno risorse amministrative e di gestione. Mantenere un elenco completo, ma solo selezionare i candidati che dare un grande impatto nella tua prima ondata di progetti. Sicurezza:
• Ora hai una buona idea di progetti potenziali. È il momento di filtrarli secondo gli standard di sicurezza. La sicurezza è un argomento complesso e controverso. Diversi standard si applicano alle diverse industrie e alcune aziende sono più consapevoli della sicurezza rispetto ai loro concorrenti. Capire gli standard interni e industriali e limitare i progetti di outsourcing di conseguenza. Includi legali, IT, sicurezza aziendale, conformità (se si applica) e qualsiasi dipartimento "rischio" nelle discussioni. Priorità:
• Ogni elemento di cui sopra (e forse altre caratteristiche) deve essere segnato e quindi ogni progetto deve essere assegnato un valore totale di "outsourcing". Senza dubbio, ci saranno molti dibattiti su quali caratteristiche sono le più importanti, se i loro punteggi sono accurati e se altre caratteristiche dovrebbero essere considerate. Non stupitevi se questo processo dura da mesi o addirittura da anni. Comunicazione:
• Nel momento in cui hai assegnato priorità ai progetti potenziali, hai tenuto molte riunioni e ha parlato con un sacco di persone. Aspetta che queste discussioni siano informazioni pubbliche nei dipartimenti che hai selezionato per l'outsourcing. Sempre supporre che queste discussioni raggiungano la tua popolazione dipendente, spesso in tempo reale. Le comunicazioni aziendali attentamente pensate dovranno essere preparate e pronte. Non permettere mai che le voci diventino una migliore fonte di informazioni rispetto ai fatti. Esecuzione del piano di outsourcing
• Alla fine di questo processo, avrai il tuo piano di outsourcing iniziale. Ci sono molti altri passaggi come eseguire questo piano: confermare i dati, creare sottocomitati per progetti specifici, individuare venditori, eseguire piloti, aggiudicare contratti e così via. Tuttavia, sviluppare il tuo piano fornisce i primi e più importanti passaggi.