Come scrivere una lettera di raccomandazione

Una lettera di raccomandazione svolge un ruolo specifico nel mondo delle risorse umane e dell'occupazione. Occasionalmente è necessario, ma mai preferito. I datori di lavoro preferiscono parlare direttamente con gli ex supervisori dei loro dipendenti potenziali. Tuttavia, i datori di lavoro si rendono conto che la comunicazione diretta non è sempre possibile - pertanto l'importanza della lettera di raccomandazione.

I dipendenti perdono la traccia di supervisori quando si muovono, modificano i lavori o ritirano.

Le imprese si muovono e si chiudono o sono fuse o acquisite. I dipartimenti delle risorse umane perdono record.

Anche i dipendenti che fanno lo sforzo di rimanere in contatto con un precedente supervisore come riferimento potenziale e preparare i loro riferimenti per un controllo di riferimento, possono perdere traccia dei loro sostenitori nel tempo. In uno dei miei sforzi per ottenere riferimenti su un potenziale dipendente, ho trovato una società fuori attività, un supervisore si è trasferito in luoghi sconosciuti e un supervisore che era morto. Fortunatamente una delle tre società ha avuto un ufficio HR che aveva un record del dipendente e poteva confermare i dettagli sull'occupazione - ma nient'altro.

Ho emozioni miste su una lettera di raccomandazione. Come affermo in Come rispondere a una richiesta di controllo di riferimento , una lettera di raccomandazione dura per sempre e il suo contenuto non può essere applicato anni dopo la scritta della raccomandazione. Ma una lettera di raccomandazione è un potenziale dono per un dipendente stimato.

Una lettera di raccomandazione può salvare la giornata. Scritta sulla cartolina aziendale, con un indirizzo e un telefono chiaramente stampati, la lettera di raccomandazione fornisce una spinta talvolta necessaria alle credenziali del richiedente. Come datore di lavoro, in particolare se si prevedono cambiamenti, come ho appena descritto, nella tua situazione aziendale, i dipendenti che uscivano sono un favore.

Fornire il dipendente con una lettera di raccomandazione.

Scrivere una Lettera di Raccomandazione

Una lettera di raccomandazione può durare per sempre e è un'istantanea della performance di un dipendente in un determinato momento. Di conseguenza, dare pensiero e cura a come si scrive una lettera di raccomandazione e alle informazioni che la lettera di raccomandazione trasmette. Seguire la politica aziendale in relazione a una lettera di raccomandazione, se esiste una politica.

In ogni caso, rivolgiti al dipartimento Risorse Umane per esaminare la lettera di raccomandazione affinché tu sia sicuro di proteggere la tua azienda e il tuo interesse. Scrivere una lettera di raccomandazione dei dipendenti seguendo queste linee guida.

• Fornire la lettera di raccomandazione sulle cartolerie aziendali originale con indirizzo stampato, telefono e ulteriori informazioni di contatto in un formato standard di business letter. È possibile fornire al dipendente diverse copie della lettera di raccomandazione sulla cancelleria in una busta di cancelleria.(Ciò può scoraggiare la cattiva pratica di ripetutamente fotocopiare una lettera di raccomandazione - per sempre.)
• Indirizzare la lettera di raccomandazione al datore di lavoro specifico che chiede la lettera di raccomandazione o al quale il dipendente prevede di inviare la lettera di raccomandazione. Se la lettera di raccomandazione è generica, rivolgiti alla lettera a "A chi si preoccupa".
• Firmare la lettera di raccomandazione con l'inchiostro e includere il tuo nome, il titolo di lavoro, l'estensione del telefono e l'indirizzo email.
• Inizia con: Questa è una lettera di raccomandazione per: Nome del dipendente.
• Descrivere la tua relazione con il dipendente, il titolo di lavoro del dipendente e il lavoro del dipendente. Ad esempio, "sono stato supervisore di Mark quando ha lavorato come operatore di macchina commerciale specializzato nel settore del tornio di Alcon Tool. "
• Per i componenti principali della lettera di raccomandazione, descrivere le responsabilità fondamentali del lavoro del dipendente. Ad esempio, "le principali responsabilità di Mark erano di x macchina; manutenzione di utensili e attrezzature aziendali; creando un'area di lavoro sicura e ben tenuta; risoluzione dei problemi relativi alla qualità, alla macchina e alle prestazioni; che funge da leader del team di spostamenti diurni; mi sosteneva come soprintendente supervisore in mia assenza; e serve come capo del team di coinvolgimento dei dipendenti.
• Quindi, nel corpo della lettera di raccomandazione, fornire la tua valutazione complessiva del contributo e del valore del dipendente. La dichiarazione dovrebbe riflettere che la valutazione è per la performance di Mark in un determinato momento. Ad esempio, "Mark era un dipendente stimato che ha contribuito molto al di sopra della norma quando ha lavorato nel mio dipartimento. Questo è evidente e è stato riconosciuto dalla sua assegnazione a ruoli di leadership. "
• State perchè Mark ha lasciato la tua occupazione nella lettera di raccomandazione se i motivi sono favorevoli alla prossima occasione di lavoro di Mark. Ad esempio, "Mark ha lasciato Alcon Tool per accettare la posizione di supervisore in un'altra società. Un lavoro di supervisore non sarebbe stato disponibile qui per diversi anni. "
• Termina la lettera di raccomandazione su una nota positiva. Per esempio, "Siamo spiacenti di vedere Mark andare, ma gli auggiamo tutto il meglio nel suo nuovo lavoro come supervisore. "
• Infine, indica che il potenziale datore di lavoro può contattarti se ha bisogno di ulteriori informazioni. Firmare e completare la lettera di raccomandazione.

Questi sono i componenti appropriati di una lettera di raccomandazione dei dipendenti.

Che cosa non scrivere in una lettera di raccomandazione

Alcune precauzioni sono in ordine prima di scrivere un dipendente una lettera di raccomandazione. Quando si scrive una lettera di raccomandazione non fanno dichiarazioni di questo tipo. Non fare:

• Fornire i dettagli che non si sa con certezza se fossero al di fuori dei confini dell'occupazione del dipendente con la tua azienda. Ad esempio, non nominare la società per cui crede che il dipendente è andato a lavorare. Non si può sapere se il dipendente era mai impiegato. Lei è stato detto da Mark che aveva accettato un lavoro come supervisore. La lettera di raccomandazione non dovrebbe fornire informazioni potenzialmente in conflitto che potrebbero causare problemi successivi per il dipendente nella sua ricerca di lavoro.
• Prevedere il futuro. L'unica prestazione che puoi commentare è la performance che hai sperimentato mentre il dipendente ha lavorato per te. Tutto il resto è una sfera di cristallo che guarda e inadeguata per una lettera di raccomandazione. Ciò è inappropriato: "Sono sicuro che riceverai le stesse prestazioni esemplari di Mark che abbiamo fatto quando ha lavorato per Alcon Tool. " I tempi cambiano; cambia la vita; si verificano eventi imprevedibili. A voi o un potenziale datore di lavoro per dieci anni lungo la strada, questo non è possibile verificare.
• Fornire informazioni personali, protette o riservate di qualsiasi tipo quali stipendio, numero di previdenza sociale, razza, religione, stato civile, composizione familiare, problemi medici o età. (Una lettera di raccomandazione che ho ricevuto una volta ha detto che il supervisore era sicuro che Betty avrebbe migliorato la sua presenza ed essere un ottimo impiegato ora che il divorzio fosse finito, i suoi problemi di custodia dei bambini erano stati risolti e il suo ex marito si era trasferito fuori dello stato Sono sicuro che il supervisore abbia significato questa raccomandazione in modo positivo.)
• Fornire qualsiasi altra cosa che non le informazioni di fatto che puoi direttamente, con esperienza personale, segnalate.

Una copia della lettera di raccomandazione, dopo la revisione da parte delle risorse umane, dovrebbe essere inserita nel file del personale del dipendente.

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