Imparare come prendere minuti di riunione

I minuti di riunione sono le note dettagliate che servono da record ufficiale di una riunione o di una conferenza. Il responsabile della riunione solitamente chiede a uno dei partecipanti di tendere a questo compito. Un giorno, che qualcuno potrebbe essere voi! Anche se non è un lavoro terribilmente difficile, è importante. Poiché i verbali di riunione sono un record ufficiale di ciò che è avvenuto, è richiesta la precisione. Dovrai prendere appunti che le persone devono essere in grado di fare riferimento più tardi se necessario.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire questo compito con finesse. Scopri cosa fare prima, durante e dopo la riunione.

Prima dell'incontro

• Scegli il tuo strumento di registrazione: la prima cosa da fare è decidere come prendere le tue note. Vuoi andare a scuola vecchia e utilizzare penna e carta o andrai a fare tecnologia e utilizzare un computer portatile, tablet o smartphone. Controlla con il tuo capo per vedere se preferisce utilizzare un metodo particolare. È improbabile ma possibile.
• Assicurarsi che il tuo strumento di scelta sia in funzione e avere un backup solo nel caso in cui il tuo originale non riesce. Se portate un computer portatile, per esempio, avete penna e carta pratica. Non si desidera arrestare la riunione mentre si cerca di scrivere qualcosa se il computer si blocca.
• Leggi l'ordine del giorno prima dell'inizio della riunione. Ti permetterà di formulare un profilo per i tuoi minuti. Lasciate qualche spazio sotto ogni elemento e scrivi le tue note. Facendo questo farà un po 'più facile il tuo lavoro, a patto che la persona che gestisce l'incontro si attacca all'ordine del giorno.

Durante l'incontro

• Passare un foglio di partecipazione e assicurarsi che tutti entrano. Dovrai includere un elenco di tutti i partecipanti nei minuti di riunione ufficiali.
• Assicurati di sapere chi è tutti. In questo modo sarete in grado di identificare chi sta parlando e registrare correttamente tali informazioni.
• Notare l'ora in cui inizia la riunione.
• Non cercare di scrivere ogni singolo commento. Va bene includere solo le idee principali. Fare molta attenzione a non lasciare oggetti che non sono d'accordo. I tuoi pregiudizi non dovrebbero influenzarti. Ricorda che questo è un account ufficiale e non la tua opinione su ciò che è successo!
• Scrivere tutti i moti, chi li ha fatti e i risultati dei voti, se del caso; non c'è bisogno di scrivere chi ha inviato un moto. Naturalmente, le regole della tua organizzazione possono differire in modo da verificare in primo luogo.
• Se i voti su qualsiasi mossa o discussione sono rinviati fino alla prossima riunione, prendi nota.
• Registrare l'orario di chiusura della riunione.

Dopo l'Incontro

• Digita i minuti il ​​più presto possibile dopo la riunione, mentre tutto è ancora fresco nella tua mente. Se trovate un errore nelle note o se hai una domanda, puoi farlo risolvere rapidamente parlando con altri partecipanti.
• Sulla copia finale del verbale, includere il nome dell'organizzazione, il titolo del comitato, il tipo di incontro (giornaliero, settimanale, mensile, annuale o speciale) e il suo scopo.
• Date i tempi in cui è iniziata e finita.
• Fornire l'elenco dei partecipanti e una nota su chi ha eseguito la riunione. È anche possibile indicare qui che hai preso i minuti. Includi il tuo nome nell'elenco dei partecipanti e, tra parentesi dopo il tuo nome, dici che hai preso i minuti. In alternativa, alla fine del documento puoi firmare scrivendo "rispettivamente inviato da", seguito dal tuo nome.
• Aggiorna i minuti prima di inviarli. Chiedere a qualcun altro che ha partecipato a guardarli oltre. Lui o lei sarà in grado di farti sapere se hai accidentalmente lasciato qualcosa.
• Invia loro alla persona che ha gestito la riunione a meno che non sia stato istruito fare altrimenti.