Cosa sono i minuti di riunione e chi le registra?

I minuti di riunione sono la documentazione scritta o registrata che viene utilizzata per informare i partecipanti ei partecipanti su ciò che è stato discusso e cosa è accaduto durante una riunione. I verbali di riunione vengono generalmente presi o registrati durante l'incontro in modo che i partecipanti avranno un record di quanto accaduto durante la riunione.

Minuti di solito includono:

• i nomi dei partecipanti,
• le voci di agenda incluse,
• le decisioni fatte dai partecipanti,
• le azioni di follow-up impegnate dai partecipanti,
• date di scadenza per il completamento degli impegni e
• eventuali altri eventi o discussioni da documentare per una revisione futura o una storia.

I minuti di riunione esemplari si concentrano sulle decisioni prese durante la riunione e sugli impegni assunti dai partecipanti. Gli impegni sono accompagnati da date stabilite e da altri dettagli necessari per una comprensione condivisa da parte dei partecipanti.

Come documento storico, sono utili anche per documentare le idee chiave o le discussioni che hanno portato alla decisione. Ad esempio, rispondendo alle domande più tardi quando un membro del team dice, "quello che abbiamo mai pensato quando abbiamo scelto questo obiettivo".

I minuti di riunione efficaci illustrano le cinque alternative che il team ha discusso e il motivo principale per cui uno è stato selezionato sugli altri percorsi disponibili.

I minuti efficaci di riunione per la riunione aziendale tipica non hanno bisogno di registrare ogni discussione.

Non hanno bisogno e non dovrebbero dichiarare chi ha detto cosa. Né dovrebbero documentare ciò che ogni partecipante dice in dettaglio. Nell'esempio fornito, un efficace appunti di nota riassume la discussione piuttosto che scrivere ogni parola.

(Ricordate che questa regola è diversa per altri tipi di riunioni in situazioni come l'azione legale, le udienze giudiziarie e così via.

Questi minuti richiedono un esatto record della conversazione e delle istruzioni.) Ma il tuo tipico la riunione sul posto di lavoro non lo fa.

Quando e Come condividere i minuti di riunione

Idealmente, i minuti di riunione vengono diffusi per partecipare ai partecipanti elettronicamente alla fine della riunione. Facendo ciò, i partecipanti hanno immediatamente nota dei loro impegni e delle loro scadenze. Se ciò non è possibile (ad esempio, il notificatore della nota desidera ripulire gli errori) il destinatario della nota dovrebbe diffondere i minuti di riunione entro 24 ore dalla riunione.

I verbali servono da promemoria dei membri del team impegnati durante la riunione. Aiutano i partecipanti a trasferire i propri impegni di incontro nei loro calendari ea fare elenchi. Servono come promemoria di qualsiasi elemento che deve raggiungere i partecipanti prima della prossima riunione.

(Questo può eliminare uno dei problemi più significativi con le riunioni, generalmente, trasferendo le informazioni all'incontro in modo che i partecipanti trascorrono la lettura della riunione piuttosto che interagiscano.) Dopo tutto, non è interazione il punto di una riunione? Per qualsiasi altra cosa, hai degli strumenti come l'email e Yammer.

Ti consigliamo di esaminare i minuti del vostro incontro precedente all'inizio della prossima riunione in modo che le persone possano verificarle per la correttezza e le prossime tappe.

I minuti di riunione sono un efficace contributore alle riunioni di successo quando i minuti sono scritti correttamente e distribuiti in modo tempestivo. Ciò è particolarmente vero quando un team ha formato forti norme che sostengono il suo successo aziendale.

Come gestiscono le organizzazioni per prendere i minuti di riunione?

Critico per il successo di un incontro, il notaio o il registratore documentano l'incontro per i partecipanti, la storia e i dipendenti che hanno bisogno di sapere cosa è successo durante la riunione. Senza i minuti di riunione completi, le prospettive di successo della riunione sono diminuite.

Il dipendente che prende i minuti di riunione è di solito un membro della squadra e prende le note durante la partecipazione alla riunione. Nelle riunioni che hanno procedimenti legali o governativi, ramificazioni o requisiti quali audizioni, riunioni del consiglio di amministrazione o deposizioni, un soggetto non partecipa a prendere i verbali ufficiali e registra spesso i procedimenti.

Il dipendente che registra i minuti deve avere un orecchio per i dettagli per registrare con precisione. Il dipendente deve anche multitask efficace per partecipare alla riunione durante la registrazione dei minuti.

In alcune riunioni, lo stesso dipendente prende i minuti in ogni riunione. In altri, il ruolo del minatore passa da dipendente a dipendente. Come la leadership di incontro, il ruolo del responsabile di notizie costruisce leadership, comunicazione e efficaci capacità di leadership incontro.

Quali sono i requisiti di una riunione Minuti Nota Taker?

I requisiti per il registratore o per il notaio includono:

Registrare con precisione le decisioni, gli impegni e i principali punti di discussione fatti durante una riunione.

Registrare le voci di azione che i membri della riunione si sono impegnati a fare con la data dovuta che i membri si sono impegnati a fare. Gli elementi di azione hanno un nome allegato, ma la discussione generale non indica chi ha detto che cosa su riunioni informali sul posto di lavoro.

• Rivedere le decisioni importanti e le assegnazioni o gli impegni e gli elementi di azione volontari alla fine della riunione in modo che i partecipanti possano riesaminare e concordare gli avvenimenti e gli impegni prima di lasciare la riunione.
• Il leader di riunione può chiedere al notaio di recapitare periodicamente la discussione durante una riunione.
• In una serie di riunioni in corso, il prenderemo un minuto per esaminare i minuti del meeting all'inizio della prossima riunione. I dipendenti che partecipano possono aggiungere o correggere qualsiasi cosa con cui non sono d'accordo nei minuti.
• Distribuire una copia del verbale della riunione entro 24 ore dalla riunione è stata la raccomandazione standard dei facilitatori di riunione per anni.Adesso, però, il registratore ha preso probabilmente i minuti su un dispositivo elettronico come un computer portatile o un iPad. Quindi, il notificatore della nota dovrebbe distribuire le note di riunione dopo una rapida revisione dell'ortografia, della grammatica e della chiarezza, spesso a pochi minuti dalla riunione.
• Il registratore è un ruolo che una riunione deve avere per garantire che i risultati di una riunione siano comunicati e agiti dai partecipanti. Senza le note, i partecipanti devono fare affidamento sulla memoria degli altri partecipanti. Garantito, questo non è un buon piano.
• La documentazione di una riunione della nota è necessaria per il successo di una riunione, proprio come è necessaria la documentazione per migliorare le prestazioni dei dipendenti.

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