Come gestisci un progetto?

Benvenuti nel tuo primo progetto!

Congratulazioni! Sei appena stato affidato ad un importante progetto nuovo. Chiaramente, il tuo capo offre questa opportunità come un voto di fiducia nelle tue abilità. E mentre siete eccitati, questa è la tua prima volta responsabile di un progetto complessivo ed è un po 'spaventoso.

Una serie di domande si svolgono nella tua mente:

• Come faccio ad iniziare?
• Quali sono le misure necessarie per spostare il progetto dall'inizio alla chiusura?

• Come costruire un team di progetto ad alte prestazioni?
• Chi chiedo aiuto in questo processo? C'è uno sponsor esecutivo?

Questo post è incentrato a aiutare chiunque nuovi a guidare un'iniziativa di progetto, comitato o squadra per un'attività unica all'organizzazione. Sia che stiate organizzando una festa o iniziate a sviluppare nuove iniziative di prodotto, esistono strumenti e processi di gestione del progetto per rendere la vostra probabilità di successo molto più elevata.

In primo luogo, capire le 5 tappe del processo di progetto:

Mentre vi incoraggio a leggere di più su ciascuna delle 5 fasi in dettaglio, sappi che sono:

1. Iniziazione: avviare il progetto.
2. Pianificazione: pianificare tutto il lavoro del progetto.
3. Esecuzione: effettivamente eseguire il lavoro.
4. Gestione e controllo: tutto il lavoro svolto durante il progetto per monitorare i progressi.
5. Chiusura: completamento e consegna del progetto e aggiornamento della squadra.

Questi passaggi sono identici per ogni progetto.

13 Fasi fondamentali per il novizio del progetto:

1. Definire il campo di applicazione: Il primo e più importante passo in ogni progetto definisce l'ambito del progetto. Che cosa si deve realizzare o creare? Qual è l'obiettivo del progetto? Altrettanto importante è definire ciò che non è incluso nell'ambito del progetto. Se non ricevi abbastanza definizione dal tuo capo, chiarire l'ambito e farlo tornare al piano superiore per confermare. Mentre l'esempio è leggermente fuori dall'argomento aziendale, tutti possiamo parlare con una ricevuta di nozze. Nella progettazione di un ricevimento di nozze, potresti avere come scopo: preparare un ricevimento di nozze per 100 ospiti, completo di cena, bar aperto, torta nuziale e una band live per ballare da una certa data ad un costo non superiore a 20.000 dollari.
2. Determinare le risorse disponibili: Quali persone, attrezzature e soldi avrai a disposizione per raggiungere gli obiettivi del progetto? In qualità di project manager, di solito non avrai il controllo diretto di queste risorse, ma dovrai gestirli attraverso la gestione della matrice.
3. Comprendere la Timeline: Quando il progetto deve essere completato? Mentre sviluppi il tuo piano di progetto, potresti avere una certa flessibilità nel modo in cui utilizzi il tempo durante il progetto, ma le scadenze normalmente sono fisse, come nel caso del ricevimento di nozze.Se decidi di utilizzare ore di straordinario per rispettare la pianificazione, devi pesare che nei limiti del tuo budget.
4. Assemblare il tuo team di progetto: Prendi le persone sulla tua squadra e avvii una finestra di dialogo. Sono gli esperti tecnici. Ecco perché il loro supervisore funzionale li ha assegnati al progetto. Il tuo compito è gestire la squadra.
5. Dettaglio il lavoro, parte 1: Quali sono i pezzi oi componenti principali che devono essere creati per completare il progetto? Ad esempio, un ricevimento di nozze richiede un livello elevato: una sala per ricevimenti, cibo, bevande, una torta, gli ospiti e l'intrattenimento. Naturalmente, ognuno di questi elementi più grandi può essere suddiviso in molti altri elementi. Questo è il passo successivo.
6. Dettaglio il lavoro, parte 2: Nel nostro esempio di ricevimento matrimonio sopra, probabilmente hai un team o una persona responsabile di diversi componenti. Lavorare con i membri del team per precisare i dettagli necessari per ottenere ogni elemento importante. Il responsabile del cibo deve comprendere le opzioni, le limitazioni dei costi e fare delle selezioni che supportano il raggiungimento dell'ambito . Elenca i passaggi più piccoli in ciascuno dei passaggi più grandi. Quanti livelli in profondità passate in passi più dettagliati dipende dalla dimensione e dalla complessità del progetto.
7. Sviluppare un piano preliminare: Assemblare tutti i tuoi passi in un piano. Un buon modo per farlo è utilizzare una tabella di precedenza che indica quali elementi devono precedere altri elementi. Le pratiche formali di gestione del progetto richiedono lo sviluppo di ciò che viene definito uno schema di rete e l'individuazione del percorso critico. Mentre questo può essere al di là dei vostri bisogni o del livello di conoscenza, il problema principale è quello di sequenziare le attività nell'ordine giusto e quindi assegnare risorse alle attività. Le domande da chiedere includono: cosa succede innanzitutto? Qual'è il prossimo passo? Quali passi possono andare contemporaneamente con diverse risorse? Chi farà ogni passo? Quanto tempo ci vorrà? Ci sono molti eccellenti pacchetti software disponibili che possono automatizzare un sacco di questo dettaglio per te. Chiedi ad altri in posizioni simili che cosa usano.
8. Crea il tuo piano di base: Richiedi un feedback sul tuo piano preliminare dal tuo team e da qualsiasi altra parte. Adattare le tue scadenze e gli orari di lavoro per adattare il progetto al tempo disponibile. Effettuare le modifiche necessarie al piano preliminare per produrre un piano di base.
9. Richiedi aggiustamenti del progetto: Non c'è quasi mai abbastanza tempo, soldi o talenti assegnati ad un progetto. Il tuo compito è quello di fare di più con le risorse limitate che le persone si aspettano. Tuttavia, ci sono spesso limiti posti su un progetto che sono semplicemente irrealistici. È necessario rendere il vostro caso e presentarlo al tuo capo e richiedere che questi limiti non realistici siano cambiati. Chiedere le modifiche all'inizio del progetto. Non aspettare che sia in difficoltà a chiedere le modifiche necessarie. Tuttavia, se il tuo progetto prevede un matrimonio, non aspettatevi di avere successo chiedendo molte modifiche significative!
10. Lavori il tuo piano, ma non muoiono per: La realizzazione del piano è importante, ma il piano può essere modificato.Hai un piano per guidare a lavorare ogni mattina. Se un incrocio è bloccato da un incidente, si cambia il tuo piano e va in modo diverso. Fai lo stesso con i tuoi progetti. Cambiate come necessario, ma tenete sempre a mente la portata e le risorse.
11. Monitorare il progresso del tuo team: Farai poco progressi all'inizio del progetto, ma inizia poi a monitorare ciò che tutti stanno facendo comunque. Questo renderà più facile prendere le questioni prima che diventino problemi.
12. Documentare tutto: Mantenere i record. Ogni volta che si cambia dal piano di base, annotare quale sia stata la modifica e perché era necessario. Ogni volta che viene aggiunto un nuovo requisito al progetto, annotare dove è stato richiesto il requisito e come è stata modificata la timeline o il budget. Non puoi ricordare tutto, perciò li scrivi in ​​modo da poterli cercarli alla revisione finale del progetto e imparare da loro.
13. Mantenere tutti informati: Conservare tutti gli stakeholder del progetto informati del progresso lungo tutto il tempo. Far loro conoscere il vostro successo nel completare ogni pietra miliare, ma anche informarli sui problemi appena arrivati. Tieni anche il team informato. Se si stanno prendendo in considerazione le modifiche, informate la squadra quanto più avanti possibile. Assicurarsi che tutti sulla squadra siano consapevoli di ciò che tutti gli altri stanno facendo.

La riga di fondo:

Non devi essere un manager di progetto formale per condurre un'iniziativa del progetto. Tuttavia, è necessario applicare gli strumenti e la logica della gestione del progetto al fine di chiarire i tuoi obiettivi, specificare il lavoro, costruire una squadra e eseguire e monitorare il lavoro. Miglior successo!

Aggiornato da Art Petty