Come rispondere alle domande dei dipendenti - suggerimenti e strategie di riunione

Le riunioni di lavoro possono funzionare infinite se si apre il pavimento per prendere domande sui dipendenti se non si stabiliscono parametri dall'inizio e mantengono il controllo del pavimento. Il detto "c'è uno in ogni folla" si applica bene nel contesto di incontri di lavoro come dipendenti scontenti spesso sono più disposti a parlare in ambienti di gruppo. Tutto quello che serve è un commento negativo o una domanda per far capire agli altri di iniziare a suonare in accordo.

Ma il contrario può anche essere vero: avviare una conversazione positiva e invitare altri a partecipare e il risultato può essere un incontro produttivo con tutti a piedi, sentendo che la riunione è valsa la pena.

Una delle maggiori denunce di incontri d'affari è che spesso sono inutili e perdono tempo di lavoro prezioso. Assicurati di indicare chiaramente lo scopo della riunione, stabilire in anticipo la quantità di tempo dedicata alla riunione (nonché a tutte le discussioni aperte) e quindi attenersi ai temi della riunione e alla durata prevista. Potresti anche rendere più interessanti le riunioni con un incontro con icebreaker o attività di riscaldamento.

Ecco le strategie per affrontare i dipendenti che fanno domande durante le riunioni che non si desidera rispondere immediatamente o che non si desidera affrontare in qualsiasi punto durante una riunione.

Quando agire su una domanda immediatamente

Se una domanda è tempestiva e in ordine e ti senti che deve essere affrontata, rispondi immediatamente - ma brevemente - e poi segui affermando che prenderai più domande alla fine della riunione se avete tempo.

Supporta la tua dichiarazione che stai passando con il linguaggio del corpo. Guardate le tue note o girate per affrontare una lavagna, ecc. Rotando momentaneamente il contatto visivo, mostri che stai passando. Se si guarda nel pubblico (specialmente con le sopracciglia sollevate) si può inviare un segnale che stai lasciando un'apertura per ulteriori domande.

Se il pubblico è negativo o ostile, riconosci le loro preoccupazioni, ma solo indirettamente. Prendi un attimo per spiegarti che capisci e condividi le tue preoccupazioni, ma se ti toccherai troppo lontano, nulla sarà realizzato. Suggerisci che le persone scrivano le loro domande per più tardi, oppure organizzino di incontrarvi privatamente dove è possibile discutere più dettagliatamente le loro preoccupazioni.

La risposta a una singola domanda è utile perché:

Consente ad un titolare di incontrare di affrontare qualcosa che non abbia mai pensato;

• Invia un messaggio che ascolti il ​​tuo pubblico;
• Prendendo una sola domanda, invii anche il messaggio che sei ancora in controllo della riunione, ma ti interessa quello che i partecipanti stanno pensando.
• Come tacere deferire una domanda

Se la domanda che viene posta sarà affrontata più tardi durante la riunione, dichiara: "Questa è una buona domanda e uno che ci occuperemo a breve".

Se la domanda viene posta off-topic e non verranno affrontati nella riunione, fornire un insieme di istruzioni specifiche per la risoluzione. Se si rifiuta semplicemente di rispondere a una domanda o di giudicare la sentenza, "questo non è lo scopo di questa riunione", si può finire per inviare un messaggio sbagliato ai tuoi dipendenti: la gestione non importa.

Un altro modo per rimandare le domande che non verranno affrontate nell'incontro è quello di chiedere alla persona di incontrarsi con te (o un altro membro appropriato di gestione) in privato per discutere in modo più dettagliato le loro preoccupazioni.

Potresti anche suggerire (se del caso) che la questione è abbastanza importante per giustificare l'esame di essere affrontato in una riunione separata in un futuro.

La differenziazione di una domanda è utile perché:

In un ambiente di lavoro casual i dipendenti potrebbero sentirsi troppo liberi di parlare le loro menti e di assumere il controllo di una riunione;

• La maggior parte dei dipendenti arrabbiati o disgustati vogliono essere ascoltati più di ogni altra cosa. Dare loro una scheda sonora nel momento giusto e l'impostazione può aiutare a evitare che i piccoli problemi diventino problemi più grandi; e
• I dipendenti hanno bisogno e rispondono a una buona leadership. Se la direzione mantiene il controllo in modo equo ed equilibrato, invia il messaggio ai dipendenti che la gestione sta ascoltando, ma deve impostare i confini appropriati.