Suggerimenti per la creazione di un organismo di pianificazione di eventi

Al pinnacolo della pianificazione degli eventi aziendali è la posizione del Direttore. Questa persona sovrintende in genere al lavoro di più coordinatori mentre imposta le norme di pratica per l'intero reparto. Non è un lavoro facile, ma può essere gratificante sia dal punto di vista della carriera sia finanziariamente. In definitiva, la chiave per stabilirsi come un direttore efficace è quello di guidare con l'esempio.

Ecco alcune delle aree in cui hai bisogno di mostrare l'esperienza e l'esperienza …

Decisioni

Sembra che ogni aspetto della pianificazione degli eventi comporta una scelta. Dalle sedi e dai catering a fornitori e scelte decorative, i pianificatori sono tenuti a prendere le decisioni migliori per il gruppo in modo tempestivo. Queste scelte sono amplificate in un ruolo di leadership perché l'intero reparto ti guiderà per l'approvazione finale. Anche se è importante fare scelte informate, è necessario scegliere rapidamente una direzione per mantenere le cose in movimento.

Gestione dei processi

I dipartimenti con coordinatori multipli hanno una enorme quantità di informazioni che scorrono ogni giorno. Ciò include documenti essenziali come i contratti, gli ordini di evento banchetti, le fatture e gli accordi di fornitore. L'unico modo per gestire efficacemente tutte queste informazioni è avere un processo definito per i membri del team da seguire. Senza un regime strutturato per la presentazione dei documenti e il monitoraggio delle richieste scadute, il tuo reparto vedrà finalmente il giorno in cui qualcosa di importante scivola attraverso le crepe.

Sii specificato come ti aspetti che le informazioni passino attraverso il tuo team e cerchi di includere punti di controllo per monitorare i progressi.

Direzione personale

È quasi impossibile guidare una squadra senza capire come ogni persona contribuisce alla missione. Nella pianificazione degli eventi, la squadra si estende a tutti coloro che partecipano alla costruzione dell'evento.

Quando lo guardi in questo modo, l'elenco può arrivare abbastanza a lungo. In cima sono i coordinatori degli eventi e da lì la gerarchia si estende per includere server, assistenti e personale di sicurezza. Un buon direttore capisce come ciascuna di queste posizioni dovrebbe svolgere. In questo modo, se si verificano problemi, possono affrontare direttamente la questione e orientare la gente nella giusta direzione.

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Ridurre al minimo le inefficienze

Il tempo è una risorsa fondamentale nella pianificazione degli eventi e l'obiettivo di ogni direttore dovrebbe essere quello di ridurre al minimo il tempo che si spreca sull'indecisione e sull'attesa. Questo può essere semplice come identificare un modo migliore per impostare una stanza o complesso come riorganizzare una struttura del dipartimento. L'obiettivo di riorganizzare un compito o una struttura dovrebbe essere quello di individuare la perdita del tempo, fornendo una soluzione per renderla più efficiente.Ogni minuto che scivola via non può essere recuperato, quindi è essenziale analizzare costantemente i processi per scoprire le aree di miglioramento.

Promuovere il lavoro di squadra

Ci vuole un team di individui qualificati per eseguire un piano di eventi, e alla fine della giornata ci affidiamo a vicenda per ottenere il lavoro. Le buone squadre tipicamente non si mischiano da solo: sono guidate dall'esperienza e dalla direzione del loro allenatore.

Nella pianificazione degli eventi, l'allenatore è il direttore e inizia con loro il precedente per la condivisione della responsabilità. È il direttore che ha bisogno di assicurarsi che le esigenze del cliente siano comunicate correttamente ad altri dipartimenti in modo che tutto si riunisca sul piano dell'evento. Nessuno è responsabile del successo o del fallimento di un evento e un buon direttore promuoverà un'atmosfera in cui ogni persona capisce la loro connessione all'immagine più grande.

La direzione di un reparto di pianificazione di eventi richiede una notevole esperienza, ma tutta l'esperienza del mondo non è un sostituto delle vere qualità di leadership. Devi essere in grado di dirigere i dipendenti e di analizzare i processi per ottenere il massimo dal tuo team. Se stai cercando di diventare un regista, questi sono i tratti che ti vogliono sviluppare per essere considerati per la prossima occasione nella tua carriera.