Come devo dedurre il mio cellulare come una spesa aziendale?

I cellulari non sono più proprietà elencate - cosa significa?

Per diversi anni, l'IRS ha gestito le spese per cellulari per aziende e dipendenti come parte di una categoria di asset aziendali denominata proprietà. Questa categoria di attività comprende attività che possono essere utilizzate sia per scopi personali che aziendali, per cui l'IRS ha richiesto una più dettagliata documentazione da parte delle imprese per separare l'uso dei telefoni cellulari come spese di business deducibili per uso personale.

Una disposizione del Small Business Jobs Act del 2010 ha rimosso i cellulari dalla categoria di proprietà elencata.

I telefoni cellulari sono un vantaggio di franchigia

Anche se l'IRS ha rimosso i telefoni cellulari dalla categoria di proprietà elencata, non ha rimosso i costi delle cellule dalla categoria delle prestazioni frange. La maggior parte delle aziende in questi giorni richiede impiegati che viaggiano o che sono in posizioni di gestione per avere telefoni cellulari.

Ma quanto l'uso del telefono cellulare è personale e questo uso personale è un beneficio imponibile per il dipendente? L'IRS dice che un telefono cellulare fornito dal datore di lavoro è un beneficio di frange per il dipendente e il valore del telefono, incluso sia il costo del telefono cellulare che le spese mensili, è imponibile al dipendente, a meno che non sia dimostrato che il telefono è essendo utilizzato principalmente per scopi commerciali. (Bollettino Revenue Interno 2011-38)

Tuttavia, l'IRS afferma che "quando un datore di lavoro fornisce un dipendente con un telefono cellulare

principalmente per … motivi di business , l'uso commerciale e personale del telefono cellulare è generalmente non tassabile per l'impiegato. L'IRS non richiede la registrazione dei dati aziendali per ricevere questo trattamento fiscale. "

I telefoni cellulari come beneficio di frange a condizioni di lavoro

IRS chiama un" ovvero "qualsiasi bene o servizi forniti a un dipendente del datore di lavoro nella misura in cui, se il lavoratore ha pagato tali beni o servizi, tale pagamento sarebbe ammissibile come deduzione" come attività ordinaria e necessaria spese.

Come condizione di lavoro fringe benefit, l'uso personale del dipendente non influisce sulla capacità dell'impresa di detrarre i costi delle cellule legati alle attività commerciali, né è imponibile al lavoratore come fringe benefit.

Innanzitutto, è necessario stabilire l'obiettivo primario dell'impresa, affinché le spese aziendali possano essere detratte per l'azienda e per evitare di utilizzare l'uso personale del telefono fornito dal datore di lavoro.

L'uso personale del cellulare non è non deducibile come spese aziendali dell'azienda.

Se si richiede che i dipendenti utilizzino telefoni cellulari per scopi commerciali, l'uso personale dell'impiegato è trattato a fini fiscali come una franchigia de minimus definita dall'IRS.Questa disposizione di IRS si applica all'uso di un telefono cellulare fornito dal datore di lavoro dopo il 31 dicembre 2009.

Usi commerciali per telefoni cellulari

Il "ordinario e necessario" è determinato dall'IRS e si applica ai telefoni cellulari in modi specifici. Un esempio utilizzato dall'IRS per descrivere "scopi commerciali" è il requisito del datore di lavoro di contattare il dipendente durante le ore non lavorative. L'IRS dice che fornire il cellulare per scopi "morali o di buona volontà", per attirare un nuovo impiegato o per fornire un compenso aggiuntivo a un dipendente non è considerato "scopi commerciali" e non esclude che il cellulare sia un vantaggio marginale.

Mantenere i buoni record sull'utilizzo del telefono cellulare

Prendendo telefoni cellulari dalla categoria di proprietà elencata non significa che è possibile ignorare la questione di mantenere buoni record sull'uso personale dei telefoni cellulari. Devi ancora essere in grado di dimostrare che il telefono è stato utilizzato principalmente per scopi commerciali.

Cosa fare dopo

Per evitare problemi di verifica fiscale e rispettare le leggi relative all'utilizzo di telefoni cellulari legati alle attività commerciali, discutere il problema con il tuo consulente fiscale. Alcune misure che si possono prendere in considerazione:

Limitare i telefoni cellulari solo a quei dipendenti che devono disporre di funzioni correttamente, ad esempio rappresentanti esterni di vendita, manager che frequentano spesso e dirigenti.

• Tieni i registri telefonici dei dipendenti per verificare l'utilizzo del business. Se questo è oneroso, cercare un modo per accedere ai registri telefonici online attraverso il proprio gestore, in modo da poterli recuperare se necessario.
• Richiedere che i dipendenti con telefoni cellulari dotati di società dispongano di un altro cellulare per uso personale.
• Leggi ulteriori informazioni sull'IRS sul trattamento fiscale dei telefoni cellulari forniti dal datore di lavoro.