Come fare le deduzioni del libro paga in Canada

Una volta che hai assunto persone per lavorare per te, una delle tue responsabilità come datore di lavoro è quella di pagarle in modo corretto. In Canada, questo significa che è conforme ai requisiti dell'Agenzia per i ricavi del Canada e che effettua e remota le deduzioni corretta dei salari. Questo articolo vi guiderà attraverso il processo di come fare paghe in Canada.

Come fare Payroll in Canada

Come datore di lavoro canadese, ci sono cinque passaggi per l'esecuzione del libro paga:

1. Apertura e gestione di un conto paghe presso l'Agenzia di Revenue Canada (CRA).

2. Raccogliere informazioni richieste dai dipendenti, come il numero di assicurazione sociale (SIN) e una forma TD1 federale e provinciale.

3. Effettuare le deduzioni canadesi per i pagamenti dei dipendenti per ogni periodo di pagamento.

4. Rimettendo queste detrazioni sui salari, insieme alla quota del datore di lavoro dei contributi del piano pensionistico Canada (CPP) e dei premi per l'assicurazione d'occupazione (EI), all'Agenzia dei ricavi del Canada, come richiesto.

5. Segnalare i redditi e le deduzioni di ciascun dipendente sull'apposito scorrimento T4 o T4A e presentare una restituzione di informazioni entro o prima dell'ultimo giorno di febbraio dell'anno civile successivo.

Guardiamo poi i dettagli.

Fase 1) Aprire e gestire un conto paghe presso l'Agenzia di Revenue Canada (CRA).

Avrai bisogno di un conto del programma di deduzioni CRA per pagare le tue deduzioni di paghe all'Agenzia delle entrate del Canada.

Se hai già un numero di Business e hai già registrato altri account di programma CRA (come GST / HST), aggiungerai un conto di deduzione Payroll ai tuoi account di programma esistenti.

Se non si dispone già di un Business Number, è necessario disporre di uno dei primi, che è possibile eseguire in uno dei modi diversi:

• registrare online utilizzando il servizio Business Registration Online (BRO)
• contattare l'agenzia di reddito del Canada per telefono al 1-800-959-5525
• posta o fax Modulo RC1, Richiesta di un numero di business all'ufficio fiscale più vicino (TSO) o al centro fiscale (TC)

Una volta che hai un Numero di Business è possibile registrarsi per i conti di programma tramite il servizio Business Registration Online (BRO), inclusi:

• deduzioni di paghe
• GST / HST
• imposta sulle società
• importazione e esportazione

informazioni da parte dei dipendenti, come il loro numero di assicurazione sociale (SIN) e una forma TD1 federale e provinciale.

Come parte del processo di assunzione, è necessario esaminare la scheda SIN di ogni nuovo dipendente e registrare il nome del dipendente e SIN esattamente come appaiono sulla scheda. (Ricordati di guardare i numeri di assicurazione sociale che iniziano con il numero '9' quando lo fai, poiché questo numero segnala una persona che non puoi assumere, non è cittadino o residente permanente kanadese ed è autorizzato lavorare solo per un determinato datore di lavoro con un'autorizzazione di lavoro valida rilasciata dalla Citizenship and Immigration Canada.)

Dovresti anche avere già il nuovo dipendente compilare il modulo federale e provinciale appropriato TD1, Return Tax Credits, che determina la quantità di imposta da dedurre dal reddito da lavoro di una persona.

Passaggio 3) Effettuare le deduzioni di paghe appropriate dal salario dei dipendenti ogni periodo di pagamento.

Aggiungi i vantaggi fiscali del tuo dipendente innanzitutto.

Fornire un dipendente a bordo e alloggio, all'utilizzo di un'auto aziendale, un parcheggio o un prestito a basso interesse? Tutto ciò che fornisce un dipendente diverso dal denaro può essere considerato un beneficio imponibile.

E se la retribuzione di un dipendente comporta prestazioni imponibili, queste devono essere aggiunte al reddito di un dipendente ogni periodo di pagamento prima di effettuare detrazioni del salario, poiché il reddito totale determina l'importo totale soggetto a deduzioni di fonte e il beneficio fiscale possono essere soggetti a contributi CPP, premi EI e detrazioni di imposta sul reddito, proprio come qualsiasi altro reddito.

La guida del datore di lavoro - Benefici e indennità soggette a tassazione fornisce il dettaglio di come calcolare il valore di tali prestazioni e quali benefici fiscali sono soggetti a GST / HST. Allora sei pronto a fare le tue detrazioni payroll canadesi. In genere, i datori di lavoro devono effettuare le seguenti tre detrazioni del programma governativo dalle retribuzioni dei dipendenti:

Imposte sul reddito

1. Contributi per il piano di pensione Canada (CPP)
2. Premi per assicurazioni per l'occupazione (EI).
3. Potete avere altre deduzioni per i dipendenti specifiche per la vostra organizzazione come i benefici per la salute, l'assicurazione sulla vita, i piani di pensione, ecc.

1) Detrazione dell'imposta sul reddito

Per sapere quanta tassa di reddito da dedurre paga dei dipendenti, si utilizzano le tabelle provinciali o territoriali della provincia o del territorio in cui il dipendente riferisce di lavorare. Il modo più semplice per farlo è quello di utilizzare il Calcolatore Online di Pay Deductions Calculator dell'Agenzia del reddito del Canada, che calcolerà tutte le altre detrazioni del libro paga che dovete fare.

Tuttavia, se non è possibile utilizzare la Calcolatrice Online per la retribuzione paga, tutte le tabelle di deduzione paghe necessarie sono disponibili tramite la pagina Payroll dell'Agenzia di Revenue Canada.

2) Deduzione ai contributi del piano pensionistico Canada (CPP)

In genere, è necessario dedurre i contributi CPP se un dipendente è più vecchio di 18 anni e più di 70 anni, in occupazione pensionabile, non disabile e non riceve CPP o la pensione QPP (Quebec Pension Plan).

Troverai un link al tasso dei contributi CPP, ai massimi e alle esenzioni e ad altre informazioni utili sui contributi CPP su questa pagina del piano pensionistico Canada dell'agenzia di reddito del Canada.

Se sei un datore di lavoro in Quebec

Si noti che la provincia del Quebec ha il suo piano pensionistico provinciale, il piano pensionistico Quebec (QPP), il piano assicurativo genitoriale di Quebec (QPIP) e la sua imposta provinciale sul reddito - "I datori di lavoro con dipendenti in Quebec devono dedurre i contributi per il QPP anziché il CPP, se l'occupazione è pensionabile sotto il QPP.I datori di lavoro devono prendere deduzioni sia per il QPIP che per l'EI, se l'occupazione è assicurabile "T4001

Guida per i datori di lavoro - Deduzioni e remittanze paghe

(Canada Revenue Agency). Visita il sito Revenu Québec per ulteriori informazioni 3) Premi per i premi di assicurazione per l'occupazione (EI)

Normalmente si deduce il premio EI dalla retribuzione dei dipendenti per ogni dollaro di reddito assicurativo fino al massimo annuale. Il contributo EI del datore di lavoro è pari a 4 volte il premio EI se le deduzioni di EI dipendenti raggiungono l'importo massimo annuale, non si arresta a detrarle.

Fare riferimento alla tabella dei tassi di cambio EI del Canada Revenue Agency e massimi per determinare le detrazioni EI per un determinato anno Si noti che esiste una tabella separata per il Quebec, che ha una struttura differente di tasso.

Nel 2017 i guadagni annui massimi assicurati sono di $ 51,300 e le detrazioni del libro paga devono essere effettuate in un Federa l tasso di 1. 63% (1. 27% in Quebec) con un massimo di dipendenti annuali dipendenti federali di $ 836. 19 (651,51 in Quebec). Il premio federale massimo annuale del datore di lavoro del 2017 è di $ 1, 170. 67 ($ 912.11 in Quebec).

Come per le altre detrazioni sui salari, è possibile utilizzare la Calcolatrice on-line per le retribuzioni paga per l'Agenzia del reddito del Canada per calcolare l'importo dell'assicurazione sul lavoro che dovrai dedurre per qualsiasi periodo di pagamento.

È inoltre possibile utilizzare le tabelle fornite dall'Agenzia per i ricavi del Canada, la Guida T4302, le tabelle di deduzione del salario del personale e la guida T4008, le tabelle supplementari per le retribuzioni paghe o calcolarle manualmente utilizzando questo metodo.

Alcuni vantaggi e pagamenti forniti ai dipendenti non sono soggetti all'assicurazione del lavoro; vedi l'elenco dell'Agenzia delle entrate del Canada.

In qualità di datore di lavoro canadese, potrebbero essere situazioni particolari che interessano le detrazioni EI; vedere la pagina Assicurazioni per l'occupazione dell'Agenzia del reddito del Canada per informazioni su argomenti quali l'occupazione al di fuori del Canada, pagamenti speciali e l'assunzione di un membro della famiglia.

Fase 4) Rilasciare le deduzioni dei salari del dipendente, insieme ai contributi del datore di lavoro, all'Agenzia dei ricavi del Canada.

Normalmente, l'agenzia di reddito del Canada ti invia un modulo di rimessa nella posta ogni volta che è dovuta una remunerazione delle tratte di retribuzione. Tuttavia, come nuovo datore di lavoro canadese, non avrai un modulo di rimessa per il tuo primo pagamento, quindi dovrai inviare un certificato o un ordine di pagamento da pagare al ricevente generale con il tuo Business Number (BN) stampato sul retro al centro fiscale appropriato.

con questo controllo o con un ordine di pagamento, è necessario includere una lettera che indichi:

che sei un nuovo emittente,

il periodo di copertura della tua rimessa,

• il tuo nome, indirizzo e business completo numero di telefono; e
• il tuo numero di business.
• I nuovi datori di lavoro sono classificati come emittenti regolari dalla CRA, il che significa che devi rimborsare le detrazioni in modo che l'agenzia di reddito del Canada li riceve entro il quindicesimo giorno del mese successivo al mese in cui hai effettuato le detrazioni.Più tardi, una volta che hai stabilito una storia di rimessa, puoi trovarti riclassificato come un rimpasto trimestrale o accelerato e dovrai completare più scartoffie.
• Per ulteriori informazioni sulla rimessa, incluso come correggere gli errori di remunerazione del libro paga, vedere la pagina della deduzione della remunerazione dei pagamenti del CRA.

Passo 5) Completare tutti i raccoglitori e le informazioni di T4.

Infine, come datore di lavoro, ogni anno è necessario completare un Slip T4 per ogni dipendente e completare il modulo di riepilogo T4.

Devi depositare le informazioni di T4 restituite e dare le tessere T4 ai dipendenti entro e non oltre l'ultimo giorno di febbraio successivo all'anno civile a cui si applica il ritorno di informazioni.

T4 Slips può essere compilato elettronicamente utilizzando l'applicazione T4 Web Form dell'agenzia di Revenue Canada (che consente di archiviare uno a sei sottovoce T4 originali o modificate) oppure compilare on-line utilizzando un modulo T4 di riempimento PDF.

Per ulteriori informazioni sulle scivolature T4, vedere la pagina T4 delle informazioni della CRA per le informazioni per i datori di lavoro.

Il modulo di sintesi T4 può anche essere compilato e archiviato elettronicamente. Puoi anche presentarla in forma cartacea, in questo caso dovrai inviare il riepilogo originale e le relative liste T4 al Centro Tecnologico di Ottawa. Troverai un link a questo indirizzo e linee per istruzioni di riga per compilare il modulo di riepilogo T4 seguendo il collegamento all'inizio di questo paragrafo.

Ulteriori informazioni su Payroll in Canada

Tutti i tuoi record aziendali, compresi i tuoi record relativi al libro paga, devono essere conservati presso il tuo ufficio o presso la tua residenza in Canada, a meno che l'Agenzia di Revenue del Canada non abbia dato il permesso tenerli altrove.

Si noti inoltre che i documenti aziendali ei documenti giustificativi "necessari per determinare i tuoi obblighi e diritti fiscali" devono essere conservati per un periodo di sei anni.

Mancato rispetto dei requisiti paga canadesi

Le pene per non conformità ai requisiti paga canadesi variano da multe da $ 1 000 a $ 25.000, reclusione fino a 12 mesi o una combinazione di entrambi. La pagina CRA Penalties fornisce i dettagli per determinati reati e omissioni non riuscendo a rendere tardive le opportune detrazioni del libro paga per la presentazione di moduli informativi.

Più Payroll in Canada Risorse

L'Agenzia di Revenue Canada ha molte risorse relative al libro paga. Oltre alle risorse CRA sopra citate, queste Guide dei datori di lavoro possono essere particolarmente utili:

T4001: Guida ai datori di lavoro - Deduzioni e remittanze paghe

T4130:

• Guida ai datori di lavoro - Benefici e indennità imponibili
• Vedi anche: Il processo di assunzione: Come assumere dipendenti in Canada

Fasi per avviare un business in Canada

7 modi per rendere più facile l'assunzione di dipendenti

Assicurazione di Compensazione dei lavoratori in Canada