Eventi Strategie di segnalazione per gestire flussi di conferenza

Gli organizzatori di eventi comprendono il ruolo fondamentale che gioca il buon segnaletico per ottenere i partecipanti a e dalla vasta gamma di offerte per conferenze. Detto questo, la pianificazione di una efficace strategia di segnalazione degli eventi è raramente semplice quanto la creazione di una manciata di esposizioni orientabili a bordo di schiuma. Ogni volta che hai centinaia di persone che si riuniscono in una zona sconosciuta, dovresti supporre che ci saranno eccezioni anche alle migliori canalizzazioni di traffico.

Discutiamo 5 delle considerazioni più importanti da valutare prima di risolvere il tuo budget dell'evento per le spese di stampa.

Allinei i nomi delle camere con la proprietà

In questa era moderna del riconoscimento della sponsorizzazione, vedrai spesso una stanza di breakout che prende il nome da uno sponsor partecipante. Ciò ha senso, dato che è un ottimo modo per evidenziare i contributori alla conferenza. Tuttavia, una cosa che non vuoi fare è ignorare i nomi della stanza del tuo locale. Ad esempio, se la sede ha definito la tua stanza di sessione generale come Sala banchetti 4, allora è necessario includere queste informazioni sulla tua segnaletica e sui programmi. Seguire questo protocollo aiuterà tutti, da gestori a portatori di handicap, a dirigere i partecipanti persi alla posizione corretta. Altrimenti, un'anima perduta che cerca la "sala d'oro" creativamente chiamata potrebbe essere passata a diverse persone prima di ottenere le informazioni giuste.

Usa Velcro per aggiungere flessibilità al tuo segno di marcia

Questo è un semplice trucco che ti farà risparmiare un sacco di problemi nel giorno dell'evento.

Crea alcuni segni di direzione generale con frecce Velcro che puoi cambiare se necessario. Alcuni modelli di traffico sono impossibili da prevedere e avere la flessibilità di inviare segnaletica direzionale in un pizzico può risparmiare dalla catastrofe. Lungo la stessa linea, puoi anche capitalizzare sulla funzionalità di Velcro per ripristinare la segnaletica per eventi futuri.

Ad esempio, i segni di parcheggio e di riposo sono i tipi di cose che puoi utilizzare per praticamente ogni evento.

Assicurati che i tuoi segni si distinguano dal resto

Un'influenza comune per i progettisti di eventi è la mancanza di segnali di eventi prevalenti forniti da alberghi e centri congressuali. Il modo più semplice per ottenere questo è quello di assumersi la responsabilità di tutte le esigenze di segnalazione. Naturalmente, è opportuno prendere in considerazione le opzioni disponibili all'interno della casa, ma non dimenticate di dover condividere alcune di queste risorse con altri eventi nella sede dell'evento. I segni di marca che si distinguono dalla segnaletica sottile del luogo sono molto più distintivi per i vostri ospiti. La gente tende a camminare davanti alle segnaletica della casa, quindi assicuratevi che il tuo marchio o logo sia chiaramente visualizzato per attirare l'attenzione.

Prendi i tuoi ospiti prima della porta anteriore

Non aspettate che i partecipanti entrino nella proprietà prima di iniziare a dirigere.I segni di ingresso e di parcheggio sono fondamentali per assicurarsi che i partecipanti si fermino e entrare nell'edificio nel posto giusto. Fidati di me; non si vuole essere la persona che saluta un dichiarante che ha appena raggiunto un mezzo miglio perché hanno parcheggiato sul lato sbagliato dell'edificio! Una buona strategia di segnaletica inizia al primo posto che un ospite sbarca sul terreno della proprietà.

Non sottovalutare mai il potere dell'interazione umana

Non importa quanto i tuoi segni possano sembrare per voi, non possono mai sostituire il valore di un volto amichevole. Greeters, ushers e assistenti di parcheggio saranno sempre la migliore difesa contro i partecipanti persi e persi. La maggior parte dei centri congressuali offre questi servizi a una tariffa oraria, oppure puoi iscrivere volontari all'interno dell'organizzazione. Una tabella di registrazione strategicamente posizionata ridurrà alcune delle necessità di personale, ma assicuratevi di attraversare la proprietà del luogo e di individuare le località in cui i tuoi ospiti potrebbero perdersi.

L'approccio migliore per sviluppare una buona strategia di segnalazione eventi è quello di buttare tutte le vostre ipotesi fuori dalla finestra. Ogni hotel e centro congressi hanno un certo livello di segnaletica di magazzino in atto, ma non si dovrebbe contare su di esso come la fonte primaria di indicazioni per la tua conferenza.

In un mondo in cui la pubblicità viene spinta da ogni angolo, efficace segnaletica degli eventi deve distinguersi e catturare l'attenzione dei vostri partecipanti. Questo può essere semplice come includere il logo della conferenza su tutti i segni o addirittura più garantendo, un membro del personale designato per sorridere e rispondere alle domande quando gli ospiti arrivano.