Differenze tra la pianificazione e la coordinazione degli eventi

Esistono diversi termini definiti liberamente nell'industria dell'evento. Cioè parole che possono essere interpretate in modi diversi. La parola "evento" di per sé potrebbe significare qualcosa da una festa di compleanno a beneficio del concerto. E l'uso di termini diversi può portare a confusione e incomprensioni, in particolare nei titoli di lavoro. Uno dei più grandi ambiti di confusione è rappresentato dai pianificatori di eventi contro i coordinatori degli eventi.

Organizzatori di eventi e coordinatori di eventi

Al di fuori del settore, molte persone non comprendono la differenza tra un pianificatore di eventi e un coordinatore di eventi. In linea generale, il progettista effettua le decisioni critiche riguardo a cosa, quando, chi e come. Un coordinatore di eventi, d'altro canto, è responsabile per assicurarsi che tutti i dettagli siano eseguiti e che ogni fornitore si presenta in tempo e funzioni correttamente.

Responsabilità di un pianificatore di eventi

Un pianificatore di eventi lavora direttamente con il cliente per determinare la visione, le esigenze e il budget del cliente. Ad esempio, se è un matrimonio, il pianificatore di eventi può discutere il suono previsto della coppia, il livello di formalità e la dimensione dell'elenco degli ospiti.

Da lì, l'organizzatore di eventi disegna un evento per wow al client. Lui o lei sceglierà una sede, un tipo di intrattenimento e lavorerà con il cliente per determinare un menu. Si concentrano sulle grandi immagini che rendono memorabile un evento.

Diventare un planner di eventi richiede anni di esperienza. Un planner ha molte responsabilità per assicurare che il cliente sia felice e progettare un evento che si adatta alle esigenze e alle aspettative del cliente.

Prima di diventare planner, è spesso necessario lavorare diversi anni come coordinatore di eventi. È un importante passo avanti per una carriera negli eventi.

Responsabilità di un coordinatore di eventi

Un coordinatore di eventi non si occupa della progettazione dell'evento stesso. Invece, sono responsabili della gestione dei singoli componenti per assicurare che l'evento andrà senza problemi.

Una volta che il planner ha determinato la visione dell'evento, il coordinatore aiuta il pianificatore a rendere tale realtà. Possono esaminare i fornitori, organizzare date di consegna e gestire le attività logistiche.

Le organizzazioni più grandi possono avere due coordinatori per ogni pianificatore, mentre le operazioni più piccole potrebbero avere solo un coordinatore che risponde alle esigenze di tutti i decisori esecutivi. In entrambi i casi, vi è in genere una linea diretta di supervisione sulla posizione del coordinatore. Ora questo non vuol dire che i coordinatori degli eventi abbiano facile. La maggior parte di loro ha il compito difficile di organizzare tutto in loco solo poche ore prima dell'inizio dell'evento. Questo, ovviamente, è quando si verificano più problemi, ecco perché un buon coordinatore è focalizzato, organizzato e intraprendente.

Questa è una posizione ideale per coloro che desiderano avviare una carriera nella pianificazione degli eventi. Lavorare come coordinatore ti dà una solida base per spostare un ruolo di pianificatore di eventi più tardi nella tua carriera. Un forte coordinatore vale il suo peso in oro per qualsiasi pianificatore e la sicurezza del lavoro (se sei bravo al tuo lavoro) è praticamente garantita.

Per entrare in una carriera nel coordinamento degli eventi, ottenere un tirocinio o un volontariato con un non-profit per aiutarli a pianificare i loro eventi di raccolta di fondi può essere vantaggioso. Avrai esperienza pratica nel coordinare un evento reale e costruire la tua rete professionale allo stesso tempo.