Crea uno script professionale attivo automatizzato

Il tuo saluto automatizzato computerizzato per il tuo sistema telefonico aziendale è la prima cosa che i tuoi clienti ei colleghi di affari sappiano quando chiamano la tua azienda. Per i chiamanti di prima volta, hai solo una possibilità di fare una buona prima impressione, e questo sarà il tuo assistente automatico. Per chi frequenta frequentemente la tua azienda, vuoi rendere il processo di assistenza automatizzato il più efficace possibile, in modo da non perdere tempo a ascoltare l'intero script di assistente automatico ogni volta che chiamano.

Il modo più semplice e veloce per programmare e registrare la funzionalità automatizzata del sistema telefonico è scrivere uno script su un programma di elaborazione testi. Seleziona una persona per registrare lo script che ha una voce amichevole, può parlare senza balbettare o esitare e può pronunciare e annunciare chiaramente ogni parola e nome.

Saluto automatico degli operatori

La prima parte dello script sarà il saluto. Questa è la tua occasione per presentare la tua azienda ai vostri chiamanti e li accoglie verbalmente nella tua azienda.

Avvio automatico degli operatori

Inizia con un apprezzamento per la loro chiamata o attività

• Tieni il breve saluto in modo che i chiamanti restituiti non restino ogni volta che chiamano
• Usa il tuo tagline, lo slogan aziendale e il nome del tuo sito, o entrambi se li avete.

Non utilizzare più di due o tre frasi per salutare i tuoi chiamanti

Non promuovi il tuo sito web se non ha valore offrire ai tuoi clienti

• Non compilare uno slogan o un tag line solo per riempire il saluto.
• Opzioni di operatore automatizzato
• La parte più importante dell'assistente automatico presenta le opzioni che i chiamanti devono selezionare per arrivare alla persona con cui hanno bisogno di parlare. Esistono due tipi di chiamanti: (1) persone che non conoscono la tua azienda e necessitano di orientamenti e (2) chiamanti che sanno esattamente chi hanno bisogno di parlare e conoscono la loro estensione.

Opzioni di operatore automatizzato Esegue

Utilizza opzioni generalmente accettate. Ad esempio, "Premere lo zero per il receptionist", "Premere il tasto per tornare al menu precedente".

Informi i chiamanti il ​​più presto possibile quando possono chiamare l'estensione del loro partito se lo conoscono già.

• Lasciate che i vostri chiamanti conoscano in avanti se le opzioni del tuo menu sono cambiate di recente. Rimuovi questo avviso dopo tre settimane.
• In primo luogo metta le opzioni più frequentemente chiamate.
• Dai la descrizione dell'opzione prima di dare il numero dell'opzione. Ad esempio, "Per il supporto clienti, premere '5'."
• Controllare la documentazione del sistema per i numeri di opzioni di menu riservati. (ad esempio tutte le estensioni iniziano con il numero "8" e quindi "8" non può essere utilizzato come opzione di menu).
• Opzioni di attuatore automatico Non fare
• Non dire "prego" prima di presentare ogni opzione (ad esempio "prego premere 1 a … prego premere 2 per … prego premere 3 a …" ecc.) > Non presentare più di sei opzioni alla volta. Se si dispone di più di sei opzioni, creare una struttura di menu a più livelli. Ad esempio, "Per le opzioni di vendita e di servizio, premere 5."

Non assumere che tutti abbiano un telefono touchtone. Se non viene selezionata un'opzione di menu entro tre secondi dalla fine del saluto, collegare il chiamante alla receptionist.

• Esempi di script attivati ​​automatizzati
• Grazie per aver chiamato la società Operations Tech, dove "Tecnologia e business si uniscono". Se conosci l'estensione del tuo partito, puoi comporre in qualsiasi momento. Altrimenti, scegliere una delle seguenti opzioni. Per il servizio clienti, premere '1'. Per il supporto tecnico, premere '2'. Per le nostre regolari ore lavorative, premi '3'. Per la contabilità, premi '4'. Per l'acquisto, premere '5'. Per trovare una località vicino a te, premi '6'. Altrimenti, premere '0' per la receptionist o rimanere sulla linea e qualcuno vi aiuterà a breve.

Benvenuti in The Operations Tech Company. Per verificare lo stato dell'account, visita il sito web. Se conosci l'estensione della persona, puoi comporre in qualsiasi momento. Per la directory aziendale, premere '1'. Per. Se conosci l'estensione della persona, puoi comporre in qualsiasi momento. Per la directory aziendale, premere '1'. Per il supporto tecnico, premere '2'. Per il servizio clienti, premere '3'. Per le vendite e il marketing, premi '4'. Se vuoi parlare con la receptionist, premi '0' o rimani sulla linea e uno dei nostri amichevoli membri del personale ti aiuterà. Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company, dove "Tecnologia e business si uniscono".

• Se il tuo business si chiude dopo un certo tempo o nei fine settimana e non c'è nessuno per rispondere o aiutare i vostri chiamanti, creare un servizio di assistenza post- ore di saluto automatizzato degli assistenti. Dite ai tuoi interlocutori che l'attività è chiusa e chieda loro di richiamare alla fine. Inoltre, includa le normali ore di funzionamento.
• Esempio di Assistente automatizzato Scenario post-ore / fine settimana

Grazie per aver chiamato la Società Operations Tech. Siamo attualmente chiusi. Siamo aperti dalle 9.00 alle 22.00 dal lunedì al venerdì e dalle ore 10.00 alle ore 12.00 del sabato, l'ora standard centrale. Se conosci l'estensione del tuo partito, puoi comporre in qualsiasi momento. Altrimenti, ti invitiamo a chiamare durante le nostre normali ore lavorative in modo da poterti assistervi. Grazie per aver chiamato la Società Operations Tech, dove "Tecnologia e business si uniscono". Addio.

Grazie per aver chiamato la Società Operations Tech. Siamo attualmente chiusi. Se si tratta di una situazione di emergenza, contattare il nostro servizio di segreteria telefonando al numero 585-555-1234. Se conosci l'estensione del tuo partito, puoi comporre in qualsiasi momento. Se hai un account con noi, puoi controllare il tuo stato 24 ore al giorno 7 giorni a settimana su www.operationstech. di. com. Le nostre normali ore di lavoro sono dalle 9.00 alle 17.00 dal lunedì al venerdì e dalle 10.00 alle 12.00 di sabato, il tempo standard centrale. Altrimenti, ti invitiamo a chiamare durante le nostre normali ore lavorative in modo da poterti assistervi. Grazie per aver chiamato la Società Operations Tech, dove "Tecnologia e business si uniscono". Per ripetere questo messaggio, premere il tasto della libbra. {3 secondi pausa} Buona via.

Saluti automatici stagionali per gli operatori

Per promuovere le offerte stagionali della tua azienda o semplicemente per estendere un saluto speciale stagionale a tutti i tuoi chiamanti, potresti anticipare il tuo saluto automatizzato per un tempo limitato. Usalo questo con poca e solo se riflette lo spirito della tua azienda. Ad esempio, un saluto stagionale di festa che desidera che i vostri chiamanti gioia e prosperità nel nuovo anno sarebbe difficilmente opportuno per un'agenzia di collezioni.

• Esempio di Assistente Automatizzato Scritto di Saluto Stagionale
• Grazie per aver chiamato la Società Operations Tech.

Controlla le nostre offerte di Natale a www. operationstech. di. com.

Se conosci l'estensione del tuo partito, puoi …

Hai raggiunto la Società Operations Tech.

• Da "la nostra famiglia" a "la tua famiglia", vorremmo augurarvi una felicissima stagione di festa e un nuovo anno di successo. Se conosci l'estensione del tuo partito, puoi … Grazie per aver chiamato la Società Operations Tech.
• Chiedete al vostro rappresentante del servizio clienti informazioni sui nostri sconti del 4 luglio su tutti i servizi di sostituzione. Se conosci l'estensione del tuo partito, puoi … - <->
• Prova e test Prima di registrare il tuo script automatizzato di assistente, la persona che hai scelto per leggerla ripetere più volte davanti a te. Usare questo per regolare la pronuncia e l'annuncio. Dopo aver registrato il nuovo saluto, chiamare immediatamente il sistema telefonico per controllare la registrazione per errore e assicurarsi che tutte le opzioni annunciate funzionino come previsto.