5 Eventi Le competenze di pianificazione necessarie per il successo

Se stai contemplando una carriera come pianificatore di eventi, sia che si tratti di una società di pianificazione eventi, in una posizione di pianificazione degli eventi all'interno di un'organizzazione aziendale, o di avviare una propria attività di pianificazione degli eventi, per assicurarsi che il lavoro di pianificatore eventi sia una buona misura. Oltre ad apprendere l'insegnamento e l'allenamento della pianificazione degli eventi e ciò che il lavoro richiede, è altrettanto importante assicurarsi di avere le competenze di pianificazione degli eventi necessarie per il successo.

I pianificatori di eventi di maggior successo hanno una cassetta degli attrezzi riempiti di un skillet impressionante. Di queste, queste sono le top 5 competenze di pianificazione degli eventi che si raggiungono regolarmente e quelli che possono fare o rompere il vostro successo.

5 competenze di pianificazione degli eventi necessari

1. Altamente organizzato

Nella pianificazione degli eventi, il successo è nei dettagli. E ce ne sono molti! Tenendo traccia di numerose attività, venditori multipli e liste di lavoro in costante evoluzione contemporaneamente - pur mantenendo il vostro cliente felice - può essere impegnativa per alcuni e scoraggiante per gli altri. Essere altamente organizzati è un must per una pianificazione degli eventi di successo. Per coloro che fanno e gestiscono le liste per mantenere la loro vita personale correttamente, essere organizzati può venire naturalmente. Per gli altri che lottano per ricordare le scadenze o per prendere la pulizia a secco, la loro organizzazione può richiedere maggiori sforzi.

I pianificatori di eventi possono gestire un evento alla volta o essere in fase di pianificazione di eventi multipli contemporaneamente.

Alcuni eventi, come conferenze annuali, richiedono più di un anno di pianificazione, in modo che i progettisti degli eventi dovranno restare organizzati nel lungo raggio.

Gli strumenti organizzativi per i pianificatori di eventi abbondano, dal software che registra la registrazione ai modelli per forme e fogli di calcolo. Una checklist di pianificazione degli eventi che è personalizzata per ogni evento è uno degli strumenti più importanti di pianificazione degli eventi, indipendentemente dalla tua capacità organizzativa naturale.

Quindi scopri un sistema organizzativo che funzioni per te perché questa è una delle più importanti abilità di pianificazione degli eventi che puoi avere.

2. Personable

Che cosa hanno tutti gli eventi in comune? Persone! Chi interagisci e lavora nel processo di pianificazione degli eventi? Persone! I pianificatori di eventi di successo sono personabili, coinvolgenti, buoni conversazisti e ascoltatori eccellenti. La pianificazione degli eventi è una professione molto sociale in quanto il risultato finale - l'evento stesso - è o un gruppo di persone, grandi o piccole. Comprendere la gente e godere di parlare con loro sono parte del lavoro. Questo non significa che, come pianificatore di eventi, trascorrerai la maggior parte della giornata a pranzi al cliente e avrai cocktail in occasione di eventi sociali. Affatto. La pianificazione degli eventi è un lavoro duro e gran parte di esso viene speso in una scrivania con un telefono o un computer.

• Negoziare con gli alberghi
• Discutere i menù con i responsabili di catering
• Incontrare con i venditori
• Affrontare le vostre idee di evento a un futuro cliente
• Networking in qualsiasi momento e in qualsiasi punto
• Personale supervisore degli eventi
• Lavorare l'evento e interagire con gli ospiti e con i lavoratori

Dopo tutto, nella vita quotidiana, la maggior parte di noi ricorda le persone piacevoli e utili con cui interagiscono e l'interazione può fare un'esperienza molto più piacevole per entrambe le parti.

Conoscere come relazionarsi a diverse personalità, come connettersi a qualcuno con cui vuoi fare affari e essere qualcuno che fa un'impressione positiva sono le chiavi del successo, perciò consideri questa una di quelle abilità essenziali di pianificazione degli eventi. Nessuno vuole lavorare con o aiutare qualcuno che è difficile parlare, difficile da capire o scortese e non professionale in qualsiasi modo.

3. Eccellente comunicatore (che include l'ascolto!)

Le eccellenti capacità di comunicazione sono essenziali in molte professioni. Nella pianificazione degli eventi, la miscomunicazione può portare a numerosi problemi per il pianificatore di eventi e per il cliente, e un semplice malinteso può avere risultati catastrofici. Essere in grado di comunicare in modo efficace i pensieri e le idee è un'abilità molto pratica che viene utilizzata quotidianamente da pianificatori di eventi di tutti i livelli di esperienza.

Ecco alcuni esempi di come vengono utilizzate queste abilità di pianificazione degli eventi durante la pianificazione degli eventi:

Comunicazione scritta:

• scrittura di proposte di eventi per un futuro cliente
• creazione di materiali per commercializzare la tua azienda
• con i clienti e i fornitori
• la creazione di ringraziamenti alle note agli ospiti e ai VIP

comunicazione verbale:

• capacità di spiegare l'ambito e l'obiettivo di un evento
• comunicare efficacemente le tue idee a un supervisore, la comprensione e l'elaborazione delle informazioni fornite, quali le preoccupazioni di un cliente o le domande di un fornitore
• tariffe d'albergo in grado di negoziare abilmente, i dettagli del contratto o gli extra di un venditore
• 4. Creative

I pianificatori di eventi di successo hanno idee. Molti di loro. E con quella creatività la capacità di trasformare l'idea in qualcosa di tangibile. Possono prendere una visione e portarla in vita. Dallo sviluppo di un tema unico per una festa per arrivare ad una soluzione decorativa abbordabile che soddisfa un piccolo budget, la creatività è essenziale quando si pianifica un evento.

Anche la creatività entra in gioco quando si affrontano i problemi inevitabili che sorgono anche durante l'evento più diligente e professionalmente pianificato. In questo scenario, la creatività prende forma sotto forma di soluzione dei problemi. Essere in grado di pensare creativamente per sviluppare soluzioni ai problemi può influire positivamente sul successo del tuo evento.

5. Multitasker

In varie fasi del processo di pianificazione degli eventi, sono gestiti numerosi compiti. Potresti negoziare un contratto alberghiero, incontrarsi con il cliente per discutere di eventuali invitanti ospiti, prenotare un catering, intervistare i venditori di noleggio e esplorare le opzioni di intrattenimento.E questo è solo per un evento. Aggiunta di eventi multipli nelle fasi di pianificazione in una sola volta e il risultato è un atto di giocoleria. I pianificatori di eventi di successo devono sapere come gestire efficacemente la multitask e mantenere molti aspetti dell'evento che si muovono contemporaneamente senza che nessuno di quei compiti cadesse dalla strada.

Il successo risiede nella capacità di dare priorità e concentrarsi su ciascuna attività in quell'ordine prioritario senza dover essere distratta da altre cose che hanno bisogno di tendere o diventare sopraffatti dalle numerose cose che hanno bisogno della vostra attenzione. Rimanere calma, mirata e flessibile sono gli attributi del multitasker di successo.