Preparare una Guida alla pianificazione della conferenza

La pianificazione di una conferenza richiede un set di abilità che include incredibili capacità organizzative, capacità di multitask, energia, creatività, esperienze aziendali, competenze interpersonali e attenzione ai dettagli. Richiede inoltre una guida completa per la pianificazione delle conferenze che non solo ti terrà in programma, ma fornirà una garanzia molto necessaria che non hai dimenticato qualcosa lungo la strada.

La pianificazione della conferenza è diversa da altri tipi di pianificazione degli eventi e include ulteriori passaggi.

Conferenze tendono ad essere eventi su larga scala che richiedono tipicamente un anno o più per pianificare. Il tuo elenco di attività può includere la selezione di un luogo, la prenotazione di camere d'albergo, la creazione di una registrazione online, l'assicurazione degli altoparlanti, l'organizzazione di suite per l'ospitalità, l'ospitalità di una sala espositiva, la pianificazione di incontri, la gestione di cibo e bevande e altro ancora. Preparare una guida ben organizzata per la pianificazione della conferenza che traccia i passi è un must-have per ogni pianificatore di conferenza di successo.

Le seguenti fasi consentiranno di preparare una guida per la pianificazione delle conferenze che servirà come progetto per la pianificazione di qualsiasi conferenza. Personalizzare e modificare la guida in base all'evento che stai progettando e mantenerlo a portata di mano. Quando preparato e usato correttamente, diventerà presto il tuo strumento più prezioso per la pianificazione delle conferenze.

Inizia con le basi

La prima parte della guida alla pianificazione della conferenza dovrebbe includere le nozioni di base relative alla conferenza:

• Evento data e ora
• Posizione dell'evento (se noto)
• Evento

Includere tutti gli altri elementi noti, ad esempio date alternate o numero di partecipanti.

Che cosa è il piano?

Prima di entrare nella pianificazione dei diversi elementi di una conferenza, devi capire quali sono i diversi elementi e dove si inseriscono nello schema generale del tuo evento.

Quindi, togliere la penna e il panno o sedersi davanti al computer e iniziare a scrivere tutto ciò che viene in mente. Non preoccuparti di elencare le cose in ordine di importanza o in qualsiasi sorta di sequenza cronologica. Ci vorrà più tardi. In questo momento, sarà essenzialmente la creazione di una versione molto lunga ma semplice del tuo to-do-lista, che sarà spezzata in diversi componenti autonomi da gestire individualmente durante il processo di pianificazione.

Questa sezione può elencare una delle seguenti opzioni:

• Selezione della sede
• Selezione dell'albergo
• Spazio per riunioni
• Suite per ospitalità
• Sala conferenze e cabine
• Cerimonia di apertura < registrazione degli espositori
• registrazione del partecipante
• arrangiamenti di viaggio
• distintivi di partecipanti
• programma di eventi
• cibi e bevande
• audiovisivi
• personale in loco
• compilando questa lista in modo da non trascurare nulla e andare avanti e aggiungere qualcosa che verrà in seguito.Non essere sopraffatti dalle numerose aree di responsabilità elencate; lo scopo qui è di pensare a tutto ora in modo da poter pianificare e gestire in modo efficiente ogni elemento.

Seleziona un luogo

Una volta stabilito quando la conferenza deve essere tenuta e avere una comprensione dell'ambito generale dell'evento, il passo successivo consiste nel selezionare un luogo.

In base alla dimensione della conferenza, potresti essere in grado di scegliere una sede per tutte le vostre esigenze di conferenze, dalla sala espositiva a sale riunioni, sale per banchetti e camere d'albergo. Se la conferenza è troppo grande per essere alloggiata in una posizione, cercare un luogo in prossimità di alberghi esterni o siti di ristorazione in modo che i partecipanti alla conferenza non devono viaggiare troppo lontano per spostarsi da un evento di conferenza ad un altro.

Pensa alla registrazione del partecipante

Come saranno registrati i partecipanti per questa conferenza? Come riceveranno la conferma della registrazione? Come vengono generati e distribuiti i nomi a nome della conferenza? La guida alla pianificazione della conferenza comprenderà risposte a tutte queste domande e dovrebbe essere aggiornata una volta che la registrazione della conferenza è in corso.

Se un evento dovesse disegnare grandi folle, allora è un sistema di registrazione online della conferenza.

Il sistema può elaborare pagamenti, tenere traccia delle registrazioni e organizzare altre informazioni pertinenti e contribuire alla generazione di rapporti.

Espositori e sale conferenze

Le aree espositive sono una caratteristica comune a conferenze, offrendo agli sponsor e ai venditori di affittare spazio per promuovere i propri prodotti e servizi. Questa è anche un'opportunità per l'host della conferenza di portare reddito se la funzione di esibizione è efficace e ben accolta. A seconda delle dimensioni della conferenza, gestire gli espositori e la sala espositiva richiederà tempi e risorse supplementari in modo da pianificare di conseguenza.

Come indicato in precedenza, i sistemi di registrazione online della conferenza sono il modo migliore per tenere traccia delle registrazioni, quindi se si prevede un gran numero di espositori, si consideri che includa la registrazione dell'espositore nel sistema di registrazione dei partecipanti. Espositori avranno inoltre bisogno di quanto segue:

Distintivi Espositori

• Mappa della sala espositiva congressuale con numeri di stand
• Manuali per cabina espositiva impostata e strappata
• Contratti di espositori
• Elenco dei cantieri in loco i fornitori disponibili per assistere con i noleggio di mostre e servizi
• Come pianificatore di conferenze, sarete responsabili dell'assunzione di sicurezza per garantire la sicurezza dei materiali situati nella sala espositiva.

Pianifica i dettagli della conferenza

Con alcune delle più grandi responsabilità affrontate, come la selezione della sede di conferenza e la registrazione dei partecipanti, è possibile spostare l'attenzione per pianificare le informazioni della conferenza. Come nel caso della pianificazione di un evento di qualsiasi natura, l'organizzazione è fondamentale come l'attenzione ai dettagli.

Ora è il momento di tirare fuori quella lunga lista di lavanderie di cose da fare che hai messo insieme all'inizio del processo di pianificazione della conferenza.Guardate l'elenco e apportate le modifiche o le aggiunte necessarie per riflettere i più recenti compiti e responsabilità. Successivamente metti questi elementi in ordine cronologico, partendo da elementi che possono o devono essere completati molto prima. Ad esempio:

Libreria delle camere d'albergo

• Prenotazione spazio espositivo
• Sistemi di registrazione convegni online
• Piano di marketing conferenze
• Avviare all'inizio e andare da lì. Per ogni dettaglio che deve essere curato, includere un follow-up per assicurarsi che i contratti siano firmati e ricevuti. Quando la data della conferenza si avvicina, i tuoi elementi di azione includeranno compiti a breve termine, ad esempio:

Seleziona il colore e l'arredamento

• Effettui gli arrangiamenti floreali
• Scegli il menu
• Disporre per il trasporto aeroportuale per altoparlanti o VIP > Consideri la tua guida per la pianificazione della conferenza come il tuo manuale d'uso per tutto ciò che è incluso nella pianificazione di una conferenza, non importa quanto sia piccolo. Questa guida diventa rapidamente uno strumento prezioso che non solo ti terrà organizzato e pianificato, ma si calmerà i nervi quando la grande data si avvicina e si domanda se hai dimenticato qualcosa.