Una guida al prezzo dei pacchetti per conferenze e riunioni

A differenza degli Stati Uniti, è una pratica comune per gli hotel europei offrire pacchetti per conferenze e riunioni aziendali come opzioni per i progettisti di eventi che svolgono seminari, conferenze e altre riunioni presso l'hotel. L'idea di offrire servizi di imballaggio aziendale di eventi aziendali è quella di unire tutti i vari elementi dello spazio in sala riunioni, cibo e bevande e le esigenze audiovisive in un pacchetto riunioni per una tariffa giornaliera piatta su base per partecipanti.

Questa pratica non solo può essere generalmente più efficiente per coloro che sono coinvolti nella pianificazione dell'evento, ma rende la gestione e la previsione dei costi associati alla sede un processo molto più semplice.

Negli Stati Uniti d'America, invece, è ancora molto più comune per gli hotel a costruire un elemento pubblicitario dei costi per conferenze per elemento pubblicitario in base alle esigenze dettagliate e personalizzate di ogni riunione o evento. Sebbene la pratica consente al planner di eventi di avere un maggiore controllo su ogni dettaglio dell'evento, spesso crea anche complicati ordini di eventi banchetti e maggiore difficoltà nella gestione dei costi e del budget complessivo degli eventi.

Anche se i principali attori del settore continuano a cambiare il loro modo di fare affari, il modello europeo e il modello americano tende ancora a riflettere queste differenze nel loro approccio agli eventi di conferenza e aziendali. Per un'immersione più profonda, esaminiamo due esempi di eventi aziendali e di congresso: uno dall'ex Fira Palace a Barcellona (esempio europeo) e l'altro a Wynn Resorts a Las Vegas (esempio americano).Esempi di pacchetti di conferenze e riunioni europee

I tassi di pacchetti giornalieri sono popolari nel Regno Unito e hanno lavorato anche per l'Europa continentale. "Il mercato britannico è stato il primo a chiedere questo tipo di pacchetto e cerchiamo sempre di adattare le nostre proposte per soddisfare le nostre esigenze del cliente", spiega l'ex direttore generale del Fira Palace di Barcellona (ora il Crowne Plaza Barcelona) hotel che è famoso tra i programmatori aziendali e meeting che organizzano incontri internazionali.

European Hotel Clients

Quando il Crowne Plaza Barcelona era ancora operativo come Palazzo Fira, circa il 20% dei clienti dell'albergo provenivano dalla Spagna. Il resto della clientela annuale è venuto dal Regno Unito (19%), U. S. (17%), Francia (7%), Italia (6%), Giappone (4%) e Germania (4%). Inoltre, circa la metà degli eventi aziendali ospitati erano dall'industria farmaceutica con il resto, inclusi i clienti della tecnologia, del settore alimentare e delle bevande, del settore bancario e dell'industria automobilistica.

La domanda europea per il pacchetto di pacchetti per conferenze

Durante questo periodo, il pacchetto giornaliero di riunione a Fira Palace comprendeva l'utilizzo della sala riunioni, della pausa caffè, del pranzo, dello schermo e altro ancora.Il pacchetto di riunioni disponibili comprendeva essenzialmente tutto ciò che un pianificatore potrebbe avere bisogno di includere in una riunione.

Come l'industria si è evoluta, le richieste di pacchetti di conferenze e riunioni hanno continuato a cambiare nel tempo. Inizialmente, i progettisti di eventi aziendali chiedevano prezzi di conferenza piani per sale riunioni e cibo e bevande. Nel tempo, queste richieste si espanse per includere altri elementi, ad esempio schermi, accesso a Internet, lavagna a fogli mobili e sistemi audio. Ma la domanda era ancora per il prezzo imballato, a tasso fisso.

Per coloro che hanno richiesto pernottamento pernottamento, hanno anche chiesto una tariffa speciale / negoziata per le sistemazioni nei loro tassi di eventi generali.

Mentre questi pacchetti copriranno la maggior parte delle esigenze di evento, i progettisti continuerebbero a negoziare per altri requisiti di eventi, come l'area espositiva, le cene di gala, le ricevute cocktail e altri elementi del programma di eventi. È chiaro che l'approccio primario europeo alla pianificazione della conferenza e ai prezzi può essere utile per i pianificatori di eventi per diversi motivi, tra cui la percezione di risparmi sui costi, la prevedibilità dei costi e la facilità di presentazione e approvazione del cliente.

Detto questo, un approccio assolutamente pone un onere maggiore all'hotel per prevedere le esigenze dei suoi clienti, pur affrontando la propria linea di fondo. "Dal nostro punto di vista è molto più facile fare eventi à la carte. Infatti, l'operazione è molto più complessa, ma il beneficio per noi è la soddisfazione del cliente ", afferma l'ex direttore generale di Fira Palace.

Conferenza americana e pacchetti riunioni Esempio

Mentre il mercato europeo è relativamente maturo l'accettazione e l'utilizzo di pacchetti di conferenze o di riunioni, altri hotel statunitensi possono iniziare a prendere in considerazione la modifica del modo in cui vengono imballati e convegni di prezzi e riunioni. Ciò è particolarmente importante ora quando i pianificatori di eventi sono tenuti a prendere decisioni di riunione a scadenze più brevi. più frequentemente.

Nel maggio 2009, Wynn Las Vegas ha preso l'iniziativa di introdurre tre tipi di ciò che chiamano tassi di conferenza e riunione all inclusive per il mercato delle riunioni più piccole, con meno di 80 partecipanti. Oggi stanno ancora offrendo quei pacchetti. Essi comprendono:

Pacchetto di Delegato della Conferenza di Pieno Giorno

"AM" Pacchetto Delegato della Conferenza Semestrale

"PM" Pacchetto Delegato della Conferenza Semestrale

• Proprio come i pianificatori di eventi europei sono aspettati, le opzioni confezionate di Wynn prezzo a un delegato (cioè, partecipante) tasso, compresa la sala riunioni, cibo e bevande, snack per interruzioni, e proiettore LCD e schermo.
• L'idea per Wynn di sviluppare le sue opzioni per il pacchetto di conferenze si è sviluppata dall'approccio di mercato europeo. Infatti, André Link, l'ex direttore vendite Wynn nazionale, è venuto in precedenza dall'Europa. "Per la maggior parte in Europa questo è l'unico modo in cui abbiamo venduto incontri … E 'stato molto raro che abbiamo preparato proposte à la carte che includessero i costi F & B, i canoni di locazione, le tariffe AV ecc., Spiega Link.
• Un cambiamento nell'attività aziendale americana e nel settore della conferenza

Con il lancio del loro piccolo pacchetto di riunioni, Wynn Resorts prevede che i tassi di conferenza confezionati sarebbero più popolari nei confronti dei loro clienti aziendali perché la maggior parte delle riunioni di associazione è più grande . Avevano ragione. Da allora, diverse catene alberghiere americane di alto profilo hanno iniziato a offrire pacchetti di riunioni e conferenze aziendali che meglio riflettono il modello europeo se progettano eventi aziendali.

Per essere sicuri, i tassi di riunione e di conferenza non soddisfano le esigenze di ogni evento. Infatti, la maggior parte dei progettisti riconosce che abbandoneranno alcune preferenze di dettaglio per il loro programma o richiedono la sede di personalizzare il pacchetto per includere elementi aggiuntivi. C'è sempre la cautela per fare affidamento sui tassi di pacchetti se i progettisti prevedono che i loro programmi possano funzionare più a lungo di quanto inizialmente previsto, il che può innescare tariffe aggiuntive. Ma per quei riunitori e progettisti di eventi che guardano da vicino il proprio bilancio, questi pacchetti di riunioni e conferenze offrono una chiara prevedibilità per il bilancio della conferenza.