Il ruolo e la finalità di una Carta di progetto

Progetti esistono formalmente in un'organizzazione a causa della Carta del Progetto. Si tratta di un documento che autorizza il lavoro a svolgere e nomina il project manager. Ti dà, in qualità di project manager, il mandato di fare il lavoro descritto in esso.

Il ruolo più importante di una Carta del Progetto è quello di stabilire esattamente il risultato del progetto. Vediamo cosa c'è in questo documento di progetto essenziale.

Che cosa entra in una Carta di progetto?

La prima sezione di una Carta del progetto precisa il nome del progetto, i nomi dello sponsor e del project manager e la data di preparazione del documento.

Allora entri nella carne del documento.

Le sezioni principali di una Carta di progetto sono le seguenti.

Scopo del progetto: Questo spiega perché il progetto è desiderato. Si può fare riferimento a un caso aziendale o al contratto che guida questo progetto o semplicemente spiegare perché è importante fare questo lavoro.

Descrizione del progetto: Spiega in questa sezione che cosa il progetto sta per raggiungere. Dovresti includere dettagli sugli elementi che verranno costruiti o sui servizi che verranno consegnati.

Budget: A questo punto non puoi avere tutti i dettagli sulle attività del progetto, quindi non puoi mettere insieme un bilancio completo e dettagliato del progetto. Prendi nota di tutti i vincoli di bilancio o la gamma iniziale di spesa di alto livello che ti aspetti.

Rischi: Tutti i progetti hanno rischi. Questa sezione della Carta di progetto costituisce la prima versione del tuo log del rischio di progetto. Documentate i rischi conosciuti a questo punto in modo che il team di gestione possa vedere cosa possa influire sul progetto in corso.

Milestones: Se conoscete le pietre miliari di alto livello, inseriscilo nella Carta del progetto in questa sezione. Puoi trasferirli al tuo grafico Gantt più tardi quando sarete messi insieme un piano più dettagliato. Al momento stai solo cercando date morti o qualsiasi cosa specificata nei contratti a cui stai lavorando.

Obiettivi del progetto: Questa è una sezione molto importante, ma può essere difficile mettere insieme. Stai cercando di rispondere alla domanda: "Come sapremo quando abbiamo finito? "Scrivete ciò che ti aspetti che il progetto possa fornire e come saprai se sei arrivato. Ad esempio, in un progetto per lanciare un sistema di registrazione temporale per tutti i dipartimenti, l'obiettivo potrebbe essere: "Tutte le squadre utilizzeranno il sistema di schede tempi entro la fine dell'anno. "Prendi anche nota di chi sarà responsabile per aver accettato di aver raggiunto questo obiettivo. Ciò evita qualsiasi problema alla fine del progetto dove improvvisamente nessuno è disposto a firmare il lavoro come completo.

Livelli di Autorità di Project Manager: A meno che non sia veramente chiaro e documentato da qualche altra parte, vale la pena includere una sezione nella Carta su ciò che è possibile fare senza ottenere ulteriori firme da qualcuno più anziano.Ciò si riferisce generalmente a quali livelli di tolleranza sono stati fissati sul budget e sui tempi e si esprimerebbe in questo modo: "Il project manager ha una tolleranza del 10% sul budget e una tolleranza del 5% in programma. Eventuali deviazioni superiori ai limiti approvati devono essere firmati dal promotore del progetto. "È possibile estendere questa sezione per specificare qual è l'autorità che il project manager ha in merito all'assunzione e al licenziamento del personale del team di progetto.

Approvazione della Carta del Progetto

La sezione finale della Carta del Progetto è la sezione approvazioni. Il responsabile del progetto e lo sponsor del progetto (o la persona che ha dato il via al lavoro, se uno sponsor a lungo termine non è ancora stato nominato) deve firmare e indicare il documento. Oggi è probabile che sia via e-mail in modo da mantenere una copia dell'autorizzazione di posta elettronica nei file di progetto nel caso in cui dovrai fare riferimento a esso.