Request for Proposal Document (RFP)

Introduzione

Quando è stato definito un requisito di business complesso, un'azienda è pronta a trovare un fornitore per soddisfare i requisiti. Il primo passo per trovare un venditore è quello di creare e inviare una Richiesta di Richieste (RFP). Il documento RFP dovrebbe contenere in dettaglio ogni aspetto del requisito aziendale e ciò che l'azienda richiede da un potenziale fornitore per soddisfare i requisiti specificati nella RFP.

Il venditore produrrà un'offerta basata sulla sua comprensione dei requisiti specificati nella RFP e le offerte concorrenti saranno valutate per produrre la selezione del venditore vincente o una breve lista di fornitori che forniranno presentazioni all'azienda.

Definizione della richiesta di documento di proposta

Il documento RFP è fondamentale per ottenere un fornitore in grado di soddisfare le esigenze aziendali di un cliente. Se il documento è difettoso, o per esigenze ambigue, requisiti mancanti o requisiti irragionevoli per il fornitore, allora il processo RFP comporterà offerte incomplete o, in alcuni casi, nessuna offerta. I fornitori non sono tenuti a presentare le offerte ad ogni RFP che ricevono e, anche se potrebbero soddisfare i requisiti della RFP, potrebbero non avere la capacità di fornire tempestivamente i requisiti. Il più tardi si trova spesso quando un cliente invia RFP a venditori più piccoli che possono essere leader nel loro campo, ma non dispongono dei mezzi e delle capacità per soddisfare le esigenze del cliente.

Ogni RFP sarà diverso in base ai requisiti definiti e alle esigenze specifiche del cliente. Anche all'interno della stessa società, un documento RFP può essere diverso a seconda delle esigenze primarie. Per alcuni RFP, l'attenzione potrebbe essere sul prezzo, mentre altri possono concentrarsi sui tempi di consegna o sui requisiti di qualità per gli elementi necessari.

Funzioni specifiche del documento RFP

Esistono alcune funzioni del documento RFP richiesto. Ad esempio, ogni RFP dovrebbe avere una data e l'ora specifica su cui il cliente richiede che tutti i potenziali fornitori abbiano presentato un'offerta. Se le offerte sono presentate dopo tale data, dovrebbero essere scartate. Se un fornitore non può presentare un'offerta in tempo, questo potrebbe indicare un possibile problema con l'organizzazione e forse preoccupazioni di consegna.

Tuttavia, il cliente deve dare ai fornitori un tempo sufficiente per presentare un'offerta. Se i requisiti sono particolarmente complessi, i produttori potrebbero aver bisogno di assemblare una squadra di risposta per abbattere i requisiti in aree che possono comprendere e quindi assemblare un'offerta. Se la cronologia definita nella RFP è troppo breve, le risposte possono essere affrettate e i produttori possono indovinare la complessità del progetto, piuttosto che comprenderlo.Ciò porterà a offerte imprecise e ad un processo RFP sprecato.

Il documento RFP dovrebbe indicare il processo se i fornitori hanno ulteriori domande sui requisiti specificati nella RFP. I fornitori non dovrebbero essere chiamati a chiamare il cliente in quanto ciò può portare ad un fornitore che viene fornito informazioni aggiuntive che gli conferiscono un vantaggio competitivo.

È meglio organizzare una chiamata in conferenza in modo che i rappresentanti di ciascun fornitore possono chiedere e ascoltare domande indirizzate al cliente. Ciò assicura un'equità nel processo di offerta.

Un documento RFP deve anche specificare in modo chiaro il formato della risposta RFP dei fornitori. Se questo non è chiaramente definito, saranno inviate risposte che sono in diversi formati e sarebbe impossibile confrontare le offerte del fornitore. Il formato di risposta dovrebbe identificare ciò che viene richiesto dal fornitore di ciascuna sezione, ad esempio i riferimenti, i resumes dei membri potenziali del team, un documento con i fornitori di comprendere i requisiti e un formato per il prezzo. Se ogni venditore aderisce al formato di risposta corretto, questo renderà più facile comparare le offerte.